Udligning og forudbetalinger: Sådan fungerer det

Manuel udligning lader dig matche allerede bogførte åbne poster mod hinanden direkte på kunde- eller leverandørkortet: åbne fakturaer, kreditnotaer, betalinger uden faktura og forudbetalinger. Det er løsningen, når en faktura stadig står som åben, selvom den er krediteret eller betalt – bilagene findes og er bogført, de er bare ikke koblet sammen endnu.

En udligning er en ren sammenkædning: Der oprettes ingen nye forretningsbilag, og der er ingen banktransaktion involveret (bankafstemning er en separat funktion). Den eneste postering, en udligning kan skabe, er en lille differencepostering, når de valgte beløb ikke går i nul i virksomhedens valuta. Den mærkes "Manuel udligning" i bilagslisten. Alle udligninger kan tilbageføres i én handling, hvilket genåbner alle deres poster.

Hvor finder du det

• Åbn en kunde under Stamdata > Kunder ("Records > Customers", /records/customers/ ) eller en leverandør under Stamdata > Leverandører (/records/suppliers/ ).
• Begge sider har fanen Udligninger ("Settlements") med udligningshistorikken og knappen Udlign åbne poster ("Settle open entries") samt fanen Forudbetalinger ("Advances") med åbne forudbetalinger og knappen Udlign forudbetaling ("Settle advance"). Fanerne kan åbnes direkte via URL-parameteren tab (?tab=settlements, ?tab=advances).
• Knappen Udlign åbne poster vises også i visningen af et bogført bilag, når bilaget hører til en ubetalt faktura eller kreditnota.
• Kortet Står hos os ("Holds with us") på detaljesiden opsummerer modpartens tilbageholdte forudbetalinger og deposita.
• Er en kunde og en leverandør sammenkædet som samme juridiske enhed, vises widgetten med nettopositionen på tværs af modparter ("Cross-counterparty net position") med handlingen Modregn ("Net settle") og Download kontoudtog ("Download statement").

Centrale begreber

• Åben post – alt med et resterende, uudlignet beløb hos modparten: en faktura, en kreditnota, en betaling uden faktura eller en forudbetaling. Filterchips i udligningsvinduet: Alle / Fakturaer & kreditnotaer / Betalinger / Forudbetalinger.
• Restbeløb ("Remaining") – den stadig åbne del af en post efter alle tidligere betalinger og udligninger. Poster bliver i listen, indtil de er helt forbrugt.
• Beløb til anvendelse ("Amount to apply") – det (altid positive) beløb af en post, som denne udligning forbruger. Udfyldes med hele restbeløbet, når rækken markeres, og kan sættes ned ved delvis udligning.
• Bogføringsdato ("Posting date") – datoen for udligningen og en eventuel differencepostering. Standard er dags dato; du kan tilbagedatere til en åben regnskabsperiode. Fremtidige datoer er ikke tilladt.
• Difference – det, der er tilbage, når valgene ikke går i nul. Klassificeres enten som realiseret valutakursgevinst/-tab eller som tab på debitorer/kreditorer og bogføres på differencekontoen.
• Udligning ("Settlement") – ét gemt match. Vises på fanen Udligninger med bogføringsdato, oprettelsesdato, antal poster, samlet udlignet beløb og status Aktiv eller Tilbageført.
• Tilbagefør ("Reverse") – fortryder en udligning og genåbner alle dens poster. En eventuel differencepostering får en spejlvendt modpostering. Du kan angive en valgfri årsag.
• Forudbetaling ("Advance") – en betaling bogført uden tilknyttet faktura. Står åben på saldolisten, indtil den anvendes, refunderes eller afskrives. Status på fanen Forudbetalinger: Åben eller Delvist betalt.
• Depositum ("Held deposit") – en forudbetalingstype, hvor pengene skyldes tilbage til modparten (fx et depositum). Momsen udskydes altid, og et depositum anvendes aldrig automatisk på fakturaer.
• Moms afregnet ved modtagelse ("VAT recognized at receipt") – momsbehandling, hvor momsen angives på den dato, forudbetalingen modtages/betales, i stedet for at vente på fakturaen (momsloven §23 stk. 3). Markeres med et badge på forudbetalingen.
• Omklassificering af forudbetaling ("Prepayment reclassification") – den ekstra postering, der bogføres, når en forudbetaling udlignes mod en faktura. Den flytter forudbetalingens saldo over på fakturaens debitor-/kreditorsaldo og tilbagefører eventuel moms fra modtagelsen, så fakturaens egen moms ikke tælles med to gange.
• Står hos os ("Holds with us") – kortet, der viser modpartens samlede tilgodehavende hos jer, opdelt i forudbetalinger og deposita.
• Sammenkædet modpart ("Link counterparty") – bekræftelse af, at en kunde og en leverandør er samme juridiske enhed, så tilgodehavende og gæld kan modregnes med Modregn ("Net settle"). En kunde eller leverandør kan kun være sammenkædet med én modpart ad gangen.

Vigtige regler

• At oprette eller tilbageføre en udligning kræver skriverettigheder til bilag. Fanen Forudbetalinger og kortet Står hos os kræver læserettigheder til regnskab – har du dem ikke, vises de slet ikke.
• Vælg mindst to poster. Beløbet til anvendelse skal være større end nul og højst postens restbeløb (med en tolerance på 0,01).
• Delvist forbrug er normalt: En betaling på 700 kan udlignes med 500 mod fakturaer i dag og 200 mod en ny faktura senere.
• Balancerer valgene inden for 0,01 i virksomhedens valuta, oprettes ingen differencepostering. Ellers klassificeres differencen: Er præcis to valutaer involveret, og ligger den implicitte kurs inden for 5 procent af spotkursen på bogføringsdatoen, bogføres realiseret valutakursgevinst/-tab; i alle andre tilfælde en afskrivning.
• Differencen bogføres på en systemkonto: valutakursgevinst/-tab, tab på debitorer eller tab på kreditorer. Mangler kontoen, blokerer forhåndsvisningen og tilbyder en indbygget kontovælger (resultatkonti). Valget gemmes som virksomhedens systemkonto – samme indstilling som Indstillinger > Virksomhed > Systemkonti ("Settings > Company > System Accounts").
• Bogføringsdatoen må ikke ligge i fremtiden og skal falde i en åben regnskabsperiode.
• Automatisk udligning ved fakturabogføring: Har modparten præcis én åben forudbetaling i samme valuta, hvis restbeløb matcher fakturaens åbne beløb inden for 0,01, udlignes de automatisk, når fakturaen bogføres. Deposita udlignes aldrig automatisk – de venter på en udtrykkelig handling.
• En kunde- eller leverandørbetaling registreret uden faktura eller reference bogføres automatisk som en åben forudbetaling. Formularen viser en notits med valg af forudbetalingstype (Forudbetaling / Depositum) og momsbehandling (Følg virksomhedens standard / Udskyd moms til fakturaen / Afregn moms ved modtagelse). Virksomhedens standarder ligger i virksomhedsindstillingerne ("Moms på kundeforudbetalinger" og "Moms på leverandørforudbetalinger").
• Moms ved modtagelse understøtter kun indenlandske salgs- og købsmomskoder; EU-, eksport- og omvendt betalingspligt-andele skal stå uden momskode og angives, når fakturaen kommer. En forudbetaling med moms ved modtagelse kan kun udlignes mod fakturaer i samme valuta.
• Modregning på tværs af modparter: Parret skal være sammenkædet, og de to sider skal balancere (eller restbeløbet skal være en valutakursdifference inden for grænsen). For DKK-virksomheder vises en advarsel med henvisning til ligningslovens §8 Y, hvis den åbne restgæld efter modregning er 8.000 DKK eller mere (inkl. moms) – betal restbeløbet via bankoverførsel i stedet for kontant, eller indberet efter §8 Y stk. 3. Ophæves sammenkædningen, ændres ingen åbne poster; kun muligheden for modregning fjernes.