Udligning og forudbetalinger: Ofte stillede spørgsmål

Her finder du svar på de spørgsmål, der oftest opstår, når du udligner åbne poster og forudbetalinger.

En faktura står stadig som åben, selvom vi har udstedt en kreditnota

Kreditnotaer lukker ikke fakturaer automatisk – begge står åbne på saldolisten, indtil de matches. Sådan løser du det:

1. Åbn kunden under Stamdata > Kunder, og gå til fanen Udligninger.
2. Klik på Udlign åbne poster, og markér fakturaen og kreditnotaen.
3. Fortsæt til forhåndsvisning, og bekræft. Begge viser nu Betalt og forsvinder fra de åbne lister.

Ved bekræftelse får jeg beskeden om, at kontoen for tab på debitorer ikke er konfigureret

De valgte poster går ikke i nul, så restbeløbet skal afskrives til en differencekonto – og virksomheden har endnu ikke sat en op. Sådan løser du det:

1. Brug den indbyggede kontovælger i forhåndsvisningen til at vælge en resultatkonto (hjælpeteksten henviser til Indstillinger > Virksomhed > Systemkonti).
2. Bekræft udligningen – den valgte konto gemmes samtidig som virksomhedens systemkonto, så det kun skal gøres én gang.
3. Alternativt: Annullér, og konfigurér først kontoen for tab på debitorer, tab på kreditorer eller valutakursgevinst/-tab under Indstillinger > Virksomhed > Systemkonti.

En kunde betalte, før vi sendte fakturaen – hvor er pengene, og hvordan anvender jeg dem?

En betaling registreret uden fakturakobling bogføres som en åben forudbetaling (formularen viser en notits om, at beløbet bogføres som en forudbetaling). Den står på kundens fane Forudbetalinger og i kortet Står hos os.

1. Åbn kundens fane Forudbetalinger; forudbetalingen er listet med sit restbeløb.
2. Når fakturaen bogføres: Er det kundens eneste åbne forudbetaling, og matcher den fakturabeløbet præcist, udligner systemet dem automatisk. Ellers klik på Udlign forudbetaling, markér forudbetalingen og fakturaen, og bekræft.
3. Skal pengene retur i stedet, så åbn forudbetalingen, og brug Refundér forudbetaling.

Forhåndsvisningen advarer om, at alle valgte poster trækker saldoen i samme retning

Alle markerede poster flytter saldoen samme vej (fx to fakturaer uden en kreditnota eller betaling), så en bekræftelse ville afskrive hele beløbet som tab. Ofte mangler der blot en post i valget:

1. Tjek, om der findes en modgående post (kreditnota, betaling, refusion), og tilføj den til valget – brug filterchipsene til at finde betalinger eller forudbetalinger.
2. Bekræft kun som det er, hvis en bevidst afskrivning er hensigten; restbeløbet bogføres på den differencekonto, forhåndsvisningen viser.

Bekræftelsen fejler: En post er allerede fuldt udlignet eller ændret af en anden bruger

En anden bruger – eller en automatisk proces som automatisk udligning ved fakturabogføring eller bankafstemning – har forbrugt eller ændret en af posterne, efter du åbnede vinduet. Sådan løser du det:

1. Luk og genåbn vinduet Udlign åbne poster, så de aktuelle restbeløb genindlæses.
2. Markér posterne igen, og bekræft. Poster, der ikke længere vises, er allerede fuldt forbrugt – se på fanen Udligninger, hvilken udligning der tog dem.

Jeg har tilbageført en udligning – hvorfor ser jeg stadig bilag fra den?

Tilbageførslen genåbner posterne ved at ophæve koblingerne, men de posteringer, udligningen lavede i finansbogholderiet (differenceposteringen og en eventuel omklassificering af forudbetaling), kan ikke bare forsvinde fra et afsluttet bogholderi. Hver postering får i stedet en spejlvendt modpostering på dags dato, så finansen går i nul.

1. Tjek, at udligningens række viser Tilbageført med tilbageførselsdatoen.
2. Den oprindelige differencepostering og dens spejl er begge fortsat synlige i bilagslisten (mærket "Manuel udligning") – det er korrekt og forventet.
3. De tidligere udlignede fakturaer og betalinger står igen som åbne og kan nu udlignes korrekt.