Skip to content
English
  • There are no suggestions because the search field is empty.

Anvend en forudbetaling på en faktura

Udlign en åben forudbetaling mod en faktura – eller refundér den, hvis pengene skal retur.

Når en kunde betaler, før fakturaen findes, bogføres betalingen som en åben forudbetaling på kundens fane Forudbetalinger ("Advances"). Denne guide viser, hvordan du anvender forudbetalingen på en faktura, og hvordan du refunderer den, hvis pengene skal retur. Det samme gælder for leverandørforudbetalinger på leverandørkortet.

Forudsætninger

  • Forudbetalingen står som Åben eller Delvist betalt på fanen Forudbetalinger.
  • Du har skriverettigheder til bilag.
  • Er forudbetalingen bogført med moms ved modtagelse, skal fakturaen være i samme valuta som forudbetalingen.

Sådan anvender du forudbetalingen

  1. Gå til Stamdata > Kunder, åbn kunden, og åbn fanen Forudbetalinger ("Advances") – den kan også nås via kortet Står hos os ("Holds with us").
  2. Klik på Udlign forudbetaling ("Settle advance"). Udligningsvinduet åbner forfiltreret til Forudbetalinger. Markér forudbetalingen, skift derefter filterchippen til "Alle" eller "Fakturaer & kreditnotaer", og markér målfakturaen.
  3. Klik på Fortsæt til forhåndsvisning ("Continue to preview"). Bar forudbetalingen moms ved modtagelse, viser forhåndsvisningen panelet om omklassificering af forudbetalingen med de posteringer, der bogføres.
  4. Klik på Bekræft udligning ("Confirm settlement"). Forudbetalingens restbeløb falder (eller forudbetalingen lukkes), fakturaen får status Betalt eller Delvist betalt, og udligningen vises både på fanen Udligninger og i forudbetalingens detaljevisning.

Godt at vide

  • Automatisk udligning: Er forudbetalingen kundens eneste åbne forudbetaling i fakturaens valuta, og matcher restbeløbet fakturaens åbne beløb inden for 0,01, udligner systemet dem automatisk, når fakturaen bogføres – så behøver du ikke gøre noget. Deposita udlignes aldrig automatisk. Er der ingen, flere eller ikke-matchende kandidater, sker der intet, og du udligner manuelt.
  • Delvis anvendelse er normalt: En betaling på 700 kan udlignes med 500 mod fakturaer i dag og 200 mod en ny faktura senere. En post forsvinder først fra listen, når restbeløbet er (inden for 0,01 af) nul.
  • Momskoder skal matche: En forudbetaling med moms ved modtagelse skal forbruges på matchende momskoder. Udligningen afvises, hvis fakturaen bruger en momskode, som forudbetalingens andele ikke indeholder, eller forbruger mere på én kode, end forudbetalingen har tilbage. I begge tilfælde skal du udligne det overskydende direkte mod kunde-/leverandørsaldoen eller rette forudbetalingens bogføring.
  • Momssammensætning: Forudbetalingens detaljevisning viser den aktuelle momssammensætning pr. kode samt en pulje med udskudt restbeløb. Tilbagefører du en udligning, gendannes de forbrugte andele automatisk.

Refundér en forudbetaling

Skal pengene retur til modparten i stedet:

  1. Åbn forudbetalingen på fanen Forudbetalinger.
  2. Vælg Refundér forudbetaling ("Refund prepayment") – muligheden findes, så længe der er et restbeløb.
  3. Angiv refusionsbeløbet (standard er hele restbeløbet) og en bankkonto, og klik på Refundér. Beløbet sendes retur til modparten, og forudbetalingen udlignes.

Bemærk: Manuelle bilag, der ville trække direkte på forudbetalt kredit, blokeres. Brug altid refusionshandlingen på fanen Forudbetalinger, eller udlign kreditten mod en faktura – begge veje kontrollerer den tilbageholdte saldo først.