Sådan opsætter du automatiske betalingspåmindelser for en kunde

Automatiske betalingspåmindelser sendes kun til kunder, der har fået tildelt en rykkerprofil. Denne guide viser, hvordan du slår funktionen til, opretter en profil og tildeler den til en kunde.

Forudsætninger

• Du skal være virksomhedsadministrator for at åbne indstillingssiden og oprette profiler.
• Redigering af kunder og profiler kræver skriveadgang til Stamdata.

Trin

1. Gå til System > Indstillinger > Fakturering & dokumenter > Betalingspåmindelser (/system/settings?tab=invoicing&invoicingTab=payment-reminders).
2. Slå Aktivér betalingspåmindelser ("Enable payment reminders") til.
3. Klik på Opret profil ("Create profile"). Indtast et Profilnavn, markér eventuelt Standardprofil, lad Aktiv være slået til, og angiv Dage efter forfaldsdato, Interval mellem påmindelser og Maksimalt antal påmindelser (standard 7 / 7 / 3). Klik på Opret ("Create").
4. Gå til Stamdata > Kunder (/records/customers), åbn kunden og redigér den. I sektionen for betalingspåmindelser slår du Aktivér betalingspåmindelser til – standardprofilen (eller den første aktive profil) er forvalgt. Skift Rykkerprofil ("Reminder Profile"), hvis du vil bruge en anden. Gem.

Resultat

Alle kundens fakturaer med status "Ubetalt" eller "Delvist betalt", som er forfaldne med mindst profilens Dage efter forfaldsdato, modtager en automatisk påmindelses-e-mail på virksomhedens daglige afsendelsestidspunkt. Påmindelserne gentages efter profilens interval, indtil maksimum er nået, eller fakturaen er betalt.

Godt at vide

• Der er ingen automatisk tilbagefaldsregel: Kunder uden tildelt profil får aldrig automatiske påmindelser – heller ikke selvom der findes en standardprofil.
• Kun aktive profiler kan vælges på kunden. En opsummeringsboks i panelet viser den valgte profils tre tidsværdier.
• Deaktiverer du en profil senere, sættes påmindelserne på pause for alle kunder med den profil, uden at tildelingerne fjernes.