Ofte stillede spørgsmål om betalingspåmindelser

Her finder du svar på de mest almindelige spørgsmål om betalingspåmindelser – fra hvorfor en påmindelse blev sendt (eller ikke blev det) til hvordan du stopper dem igen.

Hvorfor fik min kunde en betalingspåmindelse?

Automatiske påmindelser sendes, når virksomhedens hovedafbryder er slået til, kunden (eller den konkrete faktura) har en rykkerprofil tildelt, profilen er aktiv, og fakturaen er "Ubetalt" eller "Delvist betalt" og forfalden med mindst profilens Dage efter forfaldsdato. Sådan undersøger du det:

1. Åbn fakturaens leveringslog for at bekræfte, at det var en påmindelse ("Reminder #N"), og se hvornår den blev sendt.
2. Tjek kundens detaljeside – kortet med betalingspåmindelser viser den tildelte profil og dens tidsværdier.
3. Hvis kunden faktisk havde betalt: Tjek, om betalingen var registreret på fakturaen før afsendelsestidspunktet. Ubogførte eller umatchede betalinger stopper ikke altid påmindelser – kun en kladdebetaling, som systemet kan matche til fakturaen, gør.
4. Vil du stoppe fremtidige påmindelser for kunden, så redigér kunden og slå Aktivér betalingspåmindelser fra.

Hvorfor fik min kunde IKKE en påmindelse?

Flere betingelser kan blokere afsendelsen. Tjek dem i denne rækkefølge:

1. Er Aktivér betalingspåmindelser slået til under System > Indstillinger > Fakturering & dokumenter > Betalingspåmindelser?
2. Er der tildelt en profil på kunden (kundens rediger-panel, sektionen for betalingspåmindelser)? Der er ingen automatisk tilbagefaldsregel til standardprofilen – kunder uden profil får aldrig påmindelser.
3. Er profilen aktiv (grønt "Aktiveret"-badge)?
4. Er fakturaen "Ubetalt" eller "Delvist betalt" med overskredet forfaldsdato? Kladder samt betalte og annullerede fakturaer springes over.
5. Har fakturaen allerede modtaget profilens Maksimalt antal påmindelser automatiske afsendelser? Tæl i leveringsloggen.
6. Er der en afventende kortbetaling på fakturaen, eller er der registreret en kladdebetaling på den? Begge dele blokerer påmindelser.
7. Har kunden (eller fakturaens kontakt) en e-mailadresse registreret?

Tilføjede påmindelsen et gebyr eller renter på fakturaen?

Nej. Påmindelser er rene notifikations-e-mails. De gentager den udestående saldo, som allerede står i bogføringen, vedhæfter den oprindelige faktura-PDF og bogfører ingenting. Et eventuelt gebyr, kunden henviser til, stammer ikke fra denne funktion. Rykkere med gebyr (rykkergebyr) understøttes ikke i øjeblikket.

Min kunde siger, at påmindelsen aldrig kom frem

Hver påmindelses leveringsstatus spores via e-mailudbyderen:

1. Åbn fakturaens leveringslog, find rækken "Reminder #N", og tjek leveringsstatussen for afvisninger (bounces) eller leveringsproblemer.
2. Kontrollér, hvilken adresse den blev sendt til: Fakturakontaktens e-mail har forrang over kundens e-mail. En forældet kontakt-e-mail er en hyppig årsag.
3. Ret e-mailen på kontakten eller kunden, og send derefter en manuel påmindelse fra Send igen-panelets fane Betalingspåmindelse.

Hvordan stopper jeg påmindelser – for én kunde eller for alle?

1. Én kunde: Redigér kunden og slå Aktivér betalingspåmindelser fra (det fjerner samtidig profiltildelingen).
2. Alle kunder på en profil: Redigér profilen og slå Aktiv fra – tildelingerne bevares, men der sendes intet.
3. Hele virksomheden: Slå Aktivér betalingspåmindelser fra øverst på fanen Betalingspåmindelser. Bemærk, at det også blokerer manuelle påmindelser.

Påmindelserne stoppede efter tre e-mails – er det en fejl?

Nej. Hver profil har et Maksimalt antal påmindelser (standard 3), der tæller automatiske afsendelser pr. faktura. Når grænsen er nået, stopper de automatiske påmindelser for den faktura. Du kan stadig sende manuelle påmindelser fra fakturaen når som helst – manuelle afsendelser tæller ikke med i det automatiske maksimum.