Betalingspåmindelser: Automatiske og manuelle rykkere

Med betalingspåmindelser kan LedgerBee automatisk følge op på forfaldne kundefakturaer via e-mail. Du kan også altid sende en manuel påmindelse med det samme for en enkelt faktura.

Hvor finder du det

Virksomhedens opsætning ligger under System > Indstillinger > Fakturering & dokumenter > Betalingspåmindelser ("Payment reminders") på /system/settings?tab=invoicing&invoicingTab=payment-reminders. Indstillingssiden er kun synlig for virksomhedsadministratorer.
Det daglige afsendelsestidspunkt ligger på nabofanen Planlagt afsendelse ("Scheduled sending") på /system/settings?tab=invoicing&invoicingTab=scheduled-sending.
Tildeling pr. kunde sker under Stamdata > Kunder ("Records > Customers") på /records/customers i kundens opret/rediger-panel. Tildelingen vises også skrivebeskyttet på kundens detaljeside (/records/customers/:customerId).
Manuelle påmindelser sendes fra Applikationer > Fakturaer ("Applications > Invoices") på /applications/invoices via rækkens handlingsmenu og Send igen ("Send again").

Sådan fungerer det

En administrator opretter en eller flere rykkerprofiler (fx "Standard", "Streng", "Blid"), der bestemmer, hvornår den første påmindelse sendes efter forfaldsdatoen, hvor mange dage der går mellem påmindelserne, og hvor mange automatiske påmindelser der maksimalt sendes pr. faktura.

Påmindelser er tilvalg pr. kunde: Du tildeler en rykkerprofil på kunden, og derefter modtager kundens forfaldne fakturaer (status "Ubetalt" eller "Delvist betalt") automatiske påmindelses-e-mails én gang om dagen på virksomhedens faste afsendelsestidspunkt. Hver e-mail gentager fakturanummer, forfaldsdato og den udestående saldo på afsendelsestidspunktet, indeholder virksomhedens betalingsoplysninger (bankkonto og FIK-betalingskode) og vedhæfter den oprindelige faktura-PDF.

Du kan desuden sende en manuel engangspåmindelse for enhver afsendt faktura direkte fra fakturalisten – uanset om der er tildelt en profil. Hver påmindelse (automatisk eller manuel) nummereres pr. faktura, registrerer modtager og saldo ved afsendelsen, og leveringsstatussen kan ses i fakturaens leveringslog. Påmindelser er rene notifikations-e-mails: De tilføjer aldrig et gebyr og ændrer aldrig beløb i bogføringen.

Centrale begreber

Aktivér betalingspåmindelser ("Enable payment reminders") – kontakten øverst på fanen Betalingspåmindelser, der slår hele funktionen til eller fra for virksomheden. Slået fra som standard for nye virksomheder. Når den er slået fra, kan der slet ikke sendes påmindelser – hverken automatiske eller manuelle.
Rykkerprofil ("Reminder profile") – et navngivet regelsæt, som oprettes via Opret profil ("Create profile"). Felter: Profilnavn, Standardprofil, Aktiv, Dage efter forfaldsdato, Interval mellem påmindelser og Maksimalt antal påmindelser.
Dage efter forfaldsdato ("Days after due date") – antal dage efter forfaldsdatoen, før den første påmindelse sendes. Tilladt 1-90, standard 7.
Interval mellem påmindelser ("Interval between reminders") – antal dage mellem efterfølgende påmindelser. Tilladt 1-90, standard 7.
Maksimalt antal påmindelser ("Maximum reminders") – det maksimale antal automatiske påmindelser pr. faktura. Tilladt 1-10, standard 3.
Aktiv ("Active") – vises som et Aktiveret/Deaktiveret-badge på profilkortet. Når en profil deaktiveres, sendes der ingen automatiske påmindelser for den – det sætter påmindelserne på pause for alle kunder med profilen, uden at tildelingerne fjernes.
Standardprofil ("Default profile") – markeret med et "Default"-badge. Kun én profil kan være standard ad gangen (vælger du en ny standard, ryddes den forrige). Standardprofilen kan ikke slettes. Når du slår påmindelser til for en kunde, er standardprofilen (eller den første aktive profil) forvalgt i panelet. Vigtigt: Den automatiske afsendelse falder IKKE tilbage til standardprofilen – kun kunder og fakturaer med en udtrykkeligt tildelt profil får påmindelser.
Rykkerprofil på kunden – kundens opret/rediger-panel har en sektion for betalingspåmindelser med en Aktivér betalingspåmindelser-kontakt og et Rykkerprofil ("Reminder Profile")-valg. Kun aktive profiler kan vælges, og en opsummeringsboks viser profilens tre tidsværdier.
Afsendelsestidspunkt ("Send time") – det daglige udsendelsestidspunkt under Planlagt afsendelse. Kan vælges i trin på 30 minutter, standard 06:00, og tolkes i virksomhedens lokale tidszone ud fra virksomhedens land.
Automatisk vs. manuel påmindelse – automatiske påmindelser sendes af planlæggeren ud fra profilen; manuelle sendes efter behov fra fakturaens Send igen-panel på fanen Betalingspåmindelse ("Payment Reminder"). Begge deler én nummerering pr. faktura ("Dette bliver påmindelse #N").
Leveringslog ("Delivery Log") – afsendelseshistorik pr. faktura, som åbnes fra fakturarækkens handlingsmenu. Påmindelser vises som "Reminder #N" med saldo (beløb og valuta) og e-mailens leveringsstatus fra mailudbyderen.

De vigtigste regler

Hvornår sendes en automatisk påmindelse?

Alle fire betingelser skal være opfyldt:

Virksomhedskontakten Aktivér betalingspåmindelser er slået til.
Fakturaen har en rykkerprofil: fakturaens egen profil, hvis en sådan er sat, ellers profilen tildelt på kunden. Der er ingen automatisk tilbagefaldsregel til standardprofilen.
Profilen er Aktiv.
Fakturaens status er "Ubetalt" (afsendt) eller "Delvist betalt", og forfaldsdatoen er overskredet. Fakturaer med status Kladde, Planlagt, Sender, Betalt, Annulleret eller Krediteret får aldrig påmindelser. Fakturaer uden forfaldsdato springes over.

Tidsberegning (kalenderdage)

Første påmindelse sendes, når antallet af dage siden forfaldsdatoen når profilens Dage efter forfaldsdato.
Efterfølgende påmindelser sendes, når antallet af dage siden den seneste automatiske påmindelse når Interval mellem påmindelser.
Afsendelsen stopper, når antallet af automatiske påmindelser for fakturaen når Maksimalt antal påmindelser. Manuelle påmindelser tæller ikke med i maksimum og nulstiller ikke intervallet – intervallet måles kun fra den seneste automatiske påmindelse.

Automatiske undtagelser

Fakturaer med en afventende kortbetaling (en kortbetaling er allerede undervejs) springes over.
Fakturaer, hvor der findes en kladde-kundebetaling (endnu ikke bogført), som matcher fakturaen, springes over – systemet regner med, at betalingen sandsynligvis er modtaget.

E-mailens indhold og modtager

Emne: "Betalingspåmindelse: Faktura (nummer)".
Brødtekst: en hilsen samt fakturanummer, forfaldsdato og den udestående saldo med valuta.
En blok med betalingsoplysninger viser bankregistrerings- og kontonummer og/eller FIK-betalingskoden, når virksomheden har disse konfigureret under betalingsopsætningen.
Den oprindelige faktura-PDF vedhæftes, når den findes – der er ingen særskilt rykker-PDF.
Sprog: kundens sprog, hvis det er sat, ellers virksomhedens foretrukne sprog, ellers engelsk. Datoformatet følger kundens sprogindstilling.
Modtager: fakturakontaktens e-mail først; har kontakten ingen e-mail, bruges kundens e-mail. Findes ingen af delene, fejler afsendelsen med en besked om, at der mangler en modtager-e-mail.
Svar på e-mailen går til virksomhedens fakturerings-e-mail og ellers til virksomhedens hoved-e-mail.
Påmindelser er transaktionelle e-mails – modtagere kan ikke afmelde sig dem.

Beløb og gebyrer

Den udestående saldo beregnes ved afsendelsen ud fra bogføringen: hele fakturabeløbet, hvis intet er betalt, eller fakturabeløbet minus registrerede betalinger ved delvis betaling. Saldoen gemmes på påmindelsen og vises i leveringsloggen.
Påmindelser tilføjer aldrig et rykkergebyr og bogfører aldrig noget. Hvis en kunde mener at være opkrævet et gebyr, stammer det ikke fra denne funktion.

Rettigheder og administration

Indstillingssiden – og dermed profilstyring og virksomhedens hovedafbryder – kræver virksomhedsadministrator.
Oprettelse, redigering og sletning af profiler samt manuelle påmindelser kræver skriveadgang til Stamdata.
Slås virksomhedens hovedafbryder fra, blokeres manuelle påmindelser også.
Standardprofilen kan ikke slettes. Sletter du en anden profil, fjernes den først fra alle kunder og fakturaer, der brugte den – og deres automatiske påmindelser stopper uden varsel.