Rapporter, perioder og årsafslutning: et overblik

Under Regnskab ("Accounting") i venstremenuen finder du de tre sider, der tilsammen udgør virksomhedens rapportering og afslutning: Rapporter, Regnskabsperioder og Moms. Her trækker du saldobalancer og lister, lukker måneder og år og indberetter moms til SKAT.

Hvor finder du siderne

Alle tre sider ligger i sektionen Regnskab i venstremenuen og er synlige for brugere med læseadgang til regnskab:

• Rapporter på /accounting/reports med fanerne Saldobalance, Periodeopdelt, Dimensioner, Abonnementsfakturering, Aktiver, Debitorliste, Kreditorliste, Planlagte og Diverse.
• Regnskabsperioder på /accounting/periods med regnskabsår, månedlige perioder, årsafslutning og valg af årsafslutningskonto.
• Moms på /accounting/tax-vat med fanerne Moms, Afstemning, EU-salg og Momskoder.

Hvad siderne bruges til

Rapporter er virksomhedens aflæsning af bogføringen. Saldobalancen viser hver konto med primo-, debet-, kredit- og ultimotal for et valgt datointerval, eventuelt med sammenligning til sidste år, mens den periodeopdelte fane fordeler de samme tal med én kolonne pr. måned. Dimensionsfanen krydser kontoplanen med dimensionsværdier (afdelinger, projekter og andre kategorier), og debitor- og kreditorlisterne viser udestående kunde- og leverandørsaldi fordelt på forfaldsintervaller. Alle rapporter kan downloades som CSV og Excel – saldobalancerne også som PDF – og fanen Diverse danner compliance-eksporter: en saldobalance pr. regnskabsår som CSV, Regnskab Basis og SAF-T XML til Skattestyrelsen.

Regnskabsperioder styrer bogføringskalenderen. Hvert regnskabsår er delt i månedlige perioder, der kan lukkes (låses mod postering) og genåbnes én ad gangen. Når alle årets perioder er lukket, kan året selv lukkes: resultatopgørelsens saldi føres over på den valgte årsafslutningskonto, og der bogføres automatisk primoposteringer i det nye år. Et år kan genåbnes med en begrundelse, som logges – det tilbagefører primoposteringerne og blokerer det følgende år, indtil året er lukket igen.

Moms håndterer momsindberetningen til SKAT: momsangivelsen beregnes ud fra bogføringen, indsendes til skat.dk (efter tilslutning med virksomhedens MitID), kvitteringen hentes, og til sidst lukkes momsperioden med en afregningspostering, der nulstiller momskontiene og flytter nettobeløbet til momsafregningskontoen.

Centrale begreber

• Saldobalance ("Trial Balance") – rapport pr. konto med kolonnerne Konto, Primo, Debet, Kredit og Ultimo. Filtre: datointerval (med hurtigvalg som År til dato, I år, Q1-Q4 og Denne måned), kontointerval, Skjul nulsaldi, Vis sidste år, Skjul debet/kredit og Medtag ikke-bogført.
• Periodeopdelt saldobalance ("Period-based") – samme tal fordelt med én kolonne pr. regnskabsperiode (måned) i et valgt regnskabsår plus en primokolonne.
• Medtag ikke-bogført ("Include unposted") – tilføjer kladdeposteringer og ventende indtægtsførselsposteringer til tallene. Tabellen vandmærkes "INCLUDES UNPOSTED ENTRIES", og kladderækker får mærket "Kladde". Indstillingen deles på tværs af rapportfanerne og huskes mellem besøg.
• Dimensionsregnskab ("Dimensions") – konti som rækker og aktive dimensionsværdier som kolonner, grupperet under deres dimensionskategori. Kun værdier med aktivitet i perioden vises, og overordnede værdier medregner alle underliggende værdiers posteringer. Momsposteringer arver dimensionen fra det salg eller køb, de hører til. Fortegnene følger saldobalancen (debet minus kredit), så omsætning vises negativt og omkostninger positivt. Dimensionskategorier ejet af Projekter-applikationen vises kun, hvis virksomheden har en Projekter-licens. Eksport: CSV og Excel.
• Debitorliste / Kreditorliste – forfaldslister over udestående kunde- og leverandørdokumenter pr. Skæringsdato ("Cut-off date"), opdelt i Ikke forfaldet, 1-30, 31-60, 61-90 og 90+ dages overskridelse, med statusfilter (Alle / Åbne / Udlignede) og til/fra-knappen Medtag kladder. Forfaldne dage tælles fra dokumentets forfaldsdato (eller fakturadatoen, hvis der ikke er en forfaldsdato) frem til skæringsdatoen. Kreditnotaer (negativt fortegn) reducerer det udestående, og dokumenter med nulbeløb vises ikke. Klik på en række for at åbne en rude pr. kunde/leverandør med dokumenthistorik, løbende saldo og CSV/XLSX-download; selve listen kan også eksporteres med totalrække.
• Planlagte rapporter ("Scheduled") – den automatiske resultatrapport på månedlig eller ugentlig plan (dag i måneden højst 28) til en liste af e-mailmodtagere. Med Kræv gennemgang før afsendelse ("Require review before sending") holdes hver rapport tilbage i godkendelsesindbakken, indtil en valgt person godkender den. Statusser: I kø, Genereres, Afventer gennemgang, Klar, Delvis og Fejlet; rapporterne kan downloades pr. sprogvariant.
• Regnskabsår – et regnskabsår på 1-18 måneder, der starter den første dag i en måned og slutter den sidste dag i en måned. Status: Fremtidigt, Nuværende, Åbent eller Lukket.
• Regnskabsperiode – én måned i et regnskabsår, oprettes automatisk. Status Åben eller Lukket; lukkede perioder afviser posteringer.
• Årsafslutningskonto ("Year-end equity account") – en balancekonto, der vælges på siden Regnskabsperioder. Resultatopgørelsens saldi føres over på denne konto, når året lukkes. Skal være valgt, før et år kan lukkes.
• Primoposteringer ("Opening balances") – posteringen der bogføres automatisk ved årslukning, dateret den første dag i det nye år. Alle balancekonti videreføres, og årets resultat foldes ind i årsafslutningskontoen.
• Afventer genlukning ("Awaiting re-close") – mærke på et år, hvis foregående år er genåbnet. Årets primosaldi er tilbageført, så posteringer er blokeret, indtil det foregående år er lukket igen.
• Momsangivelse ("VAT Declaration") – SKAT-indberetningen på Moms-fanen: salgsmoms, købsmoms, moms af varer/ydelser købt i udlandet, rubrik A/B/C og energi-/punktafgiftsfelter, alt sammen beregnet ud fra bogføringen.
• Luk momsperiode ("Close VAT period") – bogfører momsafregningsposteringen efter en gennemført SKAT-indberetning.
• Afstemning (moms) – sammenligner bogført moms med forventet moms pr. konto og pr. momskode med sektionerne Uoverensstemmelse, Ingen momskode og Normal.
• EU-salg – EU-salgslisten (varer = rubrik A, ydelser = rubrik B) pr. kundeland og momsnummer, kan downloades i et SKAT-format.
• Regnskab Basis / SAF-T – compliance-eksporter på fanen Diverse. Regnskab Basis kræver, at kontiene er mappet til Erhvervsstyrelsens standardkontoplan; SAF-T danner den officielle XML til Skattestyrelsen, med mulighed for at medtage fulde posteringsdetaljer.

De vigtigste regler

• Rapporterne medtager kun bogførte posteringer (bogførte, betalte eller delvist betalte transaktioner) i det valgte datointerval. Kladder kommer kun med, når Medtag ikke-bogført er slået til.
• Saldobalancen kræver et regnskabsår, der dækker slutdatoen – ellers vises "Der blev ikke fundet et regnskabsår for den valgte dato" ("No accounting year found for the selected date").
• Rapportfiltrene skrives til sidens adresse, så en bogmærket eller genindlæst side beholder sine filtre.
• Perioder skal lukkes i rækkefølge (ældste først) og genåbnes i omvendt rækkefølge (nyeste først).
• Posteringer dateret i en lukket periode afvises med "Regnskabsperioden er lukket for posteringer" ("Accounting period is closed for postings"). Datoer uden en oprettet periode afvises også, ligesom datoer i et lukket år eller et år, der afventer genlukning.
• Et år kan først lukkes, når alle dets perioder er lukket, og der er valgt en årsafslutningskonto (en balancekonto med kredit som normalsaldo).
• Genåbning af et år kræver en obligatorisk begrundelse og blokerer det følgende år ("Afventer genlukning"), indtil året er lukket igen. Lukkede år kan ikke slettes.
• Momsafregningen (Luk momsperiode) kan kun bogføres én gang pr. periode, kun efter en gennemført SKAT-indberetning, og den kan ikke fortrydes.
• Fanerne Afstemning og EU-salg er kun tilgængelige for virksomheder i DKK.
• For en helt ny virksomhed bogføres de åbningsbalancer, der er indtastet på kontiene (ved opstart eller import), som én samlet primopostering dateret den første dag i det første regnskabsår. Posteringen skal balancere: "De samlede aktiver skal svare til passiver plus egenkapital, før primoposteringen kan bogføres" ("Total assets must equal total liabilities plus equity before the opening entry can be posted"). Når det første år er lukket, skal resultatkonti have en primosaldo på nul.