Sådan lukker du en regnskabsperiode og afslutter året

Når en måned er færdigbogført, lukker du dens regnskabsperiode, så der ikke længere kan bogføres i den. Når alle årets perioder er lukket, kan du lukke året – LedgerBee bogfører så automatisk primoposteringer i det nye år.

Før du starter

• Perioder lukkes i rækkefølge, ældste først. Lukning fejler med "Luk alle tidligere perioder, før du lukker denne" ("Close all earlier periods before closing this one"), hvis en tidligere måned stadig er åben.
• Der skal være valgt en årsafslutningskonto på siden Regnskabsperioder, før året kan lukkes. Kontoen skal være en balancekonto med kredit som normalsaldo – fejlbeskederne fortæller præcist, hvilket krav der ikke er opfyldt.
• Har du konti i fremmed valuta, kører periodelukningen en valutakursregulering. Det kræver, at kontoen for kursgevinst/-tab er sat op; mangler den, blokeres lukningen. Mangler der blot en valutakurs for datoen, springes reguleringen over med en advarsel.

Luk en måned

1. Gå til Regnskab > Regnskabsperioder og fold regnskabsåret ud, så du ser dets perioder.
2. Klik Luk periode ("Close Period") ved den tidligste åbne måned.
3. Er der uafstemte banktransaktioner eller kladdeposteringer i måneden, åbner dialogen Udestående poster fundet ("Outstanding items detected") med en liste. Løs posterne først, eller klik Luk periode for at lukke alligevel.
4. Gentag for hver måned i rækkefølge.

Lukningen kører også valutakursreguleringen og gør periodens saldi endelige. Skal en måned genåbnes, gælder den omvendte rækkefølge: senere måneder skal genåbnes før tidligere ("Genåbn alle senere perioder, før du genåbner denne" / "Reopen all later periods before reopening this one"). Genåbning tilbagefører eventuelle valutakursreguleringer med rigtige modposteringer – der slettes ikke noget.

Luk året

1. Når alle perioder står som Lukket, åbn årets handlingsmenu og klik Luk år ("Close Year").
2. Vent på bekræftelsen "Regnskabsåret er lukket" ("Accounting year closed").

Ved lukningen bogføres en primopostering dateret den første dag i det nye år med et almindeligt bilagsnummer og teksten "Opening balances" efterfulgt af årstallet: balancekontiene videreføres med deres ultimosaldi, alle resultatkonti foldes ind i årsafslutningskontoen som årets resultat, og en eventuel afrundingsrest bogføres på afrundingskontoen. For virksomheder importeret med omdirigering af åbningsbalancer mellem konti bogføres desuden en ekstra overførselspostering, der flytter saldiene til deres målkonti. Der kan kun køre én lukning ad gangen pr. år ("Der kører allerede en lukning for dette regnskabsår").

Hvis årets saldi ikke går i nul

1. Lukningen afvises med "Årets saldi går ikke i nul, så der kan ikke dannes primosaldi" ("The year's balances do not net to zero, so opening balances cannot be established").
2. Klik Gennemgå difference ("Review difference") ved året. Dialogen Gennemgå årslukningsdifference viser de konti, hvis saldo afviger fra bogføringen, og den difference der skal bogføres.
3. Ret enten de underliggende posteringer, eller vælg en differencekonto og klik Godkend og luk år ("Approve and close year"). Differencen bogføres som en synlig linje "Opening balance difference", og året lukkes.
4. Godkendelsen gælder præcis det gennemgåede beløb – ændrer bogføringen sig i mellemtiden, afvises lukningen igen ("Ubalancen har ændret sig, siden du gennemgik den"). Differencer, der skyldes beskadigede saldodata, kan ikke godkendes og kræver hjælp fra support.

Genåbning af et år

• År genåbnes nyeste først – et år kan ikke genåbnes, mens et senere år er lukket.
• En begrundelse er obligatorisk og gemmes i Luk/genåbn-historikken ("Close / reopen history") på siden med handlingerne Lukket, Genåbnet og Genlukket.
• Overlapper året en momsperiode, der allerede er indberettet til SKAT, skal du desuden sætte flueben i bekræftelsen "Jeg forstår, at dette ændrer tal, der allerede er indberettet til SKAT, og kræver en efterangivelse af moms".
• Genåbningen tilbagefører årets primoposteringer med modposteringer (originalerne bliver stående af hensyn til revisionssporet), og det følgende år markeres Afventer genlukning ("Awaiting re-close"): posteringer i det er blokeret, og dets primosaldi regnes for forældede, indtil det genåbnede år er lukket igen.
• Lukkede år kan ikke slettes.