Rådgiverplatformen i LedgerBee

Rådgiverplatformen lader eksterne regnskabsfirmaer – revisorer og bogholdere – arbejde i deres klienters LedgerBee-virksomheder uden at være oprettet som brugere i virksomhederne. Klienten bestemmer altid, hvad rådgiveren kan se og ændre.

Hvor finder du det?

Som rådgiver: Rådgivere arbejder fra Rådgiverforsiden ("Advisor home") på /advisor – et selvstændigt arbejdsområde uden virksomhed med sin egen venstremenu: Overblik ("Overview"), Klienter ("Clients"), Opgaver ("Tasks") og Firmaindstillinger ("Firm settings"). Undersiderne ligger på /advisor/clients, /advisor/clients/ , /advisor/tasks og /advisor/settings. Er du logget ind og medlem af et rådgiverfirma, skifter du dertil via punktet Rådgivervisning ("Advisor view") i profilmenuen – og tilbage igen med Regnskabsvisning ("Accounting view").

Som klient: Virksomhedens administrator styrer rådgiveradgang under System > Indstillinger > fanen Arbejdsgange & adgang ("Workflows & access") > underfanen Rådgivere ("Advisors"). Den gamle adresse /advisor-access viderestiller automatisk hertil.

Nyt rådgiverfirma: Rådgiverfirmaer oprettes af LedgerBee, som inviterer firmaets første administrator. Invitationen fører til siden /advisor-invite, hvor firmaets oplysninger bekræftes.

Centrale begreber

• Rådgiverfirma: regnskabsfirmaet som selvstændig organisation på platformen med egne medlemmer, et valgfrit rollekatalog, en firmaprofil og en klientportefølje.
• Firmamedlem / bogholder: en bruger i firmaet. Teamsiden viser rollen Admin eller Bogholder ("Bookkeeper") og invitationsstatus: "Invitation afventer", "Aktiv" eller "Invitation udløbet".
• Firmaadministrator: et medlem med administratorflaget. Kun firmaadministratorer kan redigere firmaprofilen, administrere team og roller, tilføje/invitere/oprette klienter samt acceptere, afvise eller fratræde klientforbindelser. Øvrige medlemmer ser firmaindstillingerne skrivebeskyttet.
• Adgangstilladelse ("Access grant"): forbindelsen mellem ét firma og én klientvirksomhed. Status vises som "Afventer godkendelse", "Aktiv", "Afvist" eller "Tilbagekaldt". Der kan kun findes én levende tilladelse (afventende eller aktiv) pr. firma-klient-par ad gangen.
• Tilladelsesområder og -niveauer: klienten giver adgang pr. funktionsområde (fx Regnskab, Løn, Indbakke, Budgetter, Anlægsaktiver og flere) på niveauet Ingen adgang ("No access"), Kun visning ("View only") eller Se & rediger ("View & edit"). Til/fra-knappen Alle områder ("All areas") sætter standarden for alle områder på én gang.
• Åbn klient: et firmamedlem åbner en klient fra porteføljen, og sessionen skifter ind i virksomheden – altid begrænset til præcis det, tilladelsen dækker. Klientsiden i porteføljen viser forbindelsen, bl.a. "Din klient styrer disse tilladelser." og udløbsdatoen.
• Fratræd ("Resign"): rådgiverens måde at afslutte en forbindelse på. På en endnu ikke godkendt anmodning hedder samme handling Træk tilbage ("Withdraw").
• Tilbagekald ("Revoke"): klientens måde at afslutte en aktiv tilladelse på. Annuller anmodning ("Cancel request") trækker en afventende anmodning, klienten selv har sendt, tilbage.
• Firmaroller: navngivne rettighedssæt, som en firmaadministrator opretter og tildeler teammedlemmer. En rolle kan kun indeholde rettigheder, en klient ville kunne uddelegere.
• Opgaver: firmaets fælles arbejdsopgaver på tværs af porteføljen. Typer: "Bankafstemning", "Indbakkedokumenter", "Fejlet betaling" (oprettes ud fra live-signaler) og "Manuel". Statusser: "To do", "I gang", "Venter på klient", "Færdig", "Annulleret" og "Auto-løst".
• Klientinvitationer: e-mailede tilmeldingsinvitationer til virksomheder, der endnu ikke er på LedgerBee. Status: "Afventer", "Tilmeldt" eller "Udløbet".

De vigtigste regler

• Klienten ejer tilladelserne. Rådgiversiden kan kun se dem, og klienten kan ændre eller tilbagekalde dem når som helst. Ændringer slår igennem ved rådgiverens allernæste handling – der ventes ikke på, at sessionen udløber.
• Standardperiode på 12 måneder. Godkendes en tilladelse uden en udtrykkelig slutdato, sættes adgangen automatisk til 12 måneder. Perioden vises som Adgang udløber ("Access expires") på rådgiverens klientside. En udløbet tilladelse virker som en tilbagekaldt: klienten forsvinder fra firmaets liste, og virksomheden kan ikke længere åbnes.
• Visse områder kan aldrig uddelegeres: virksomhedens kerne- og destruktive indstillinger, administration af indbakkefunktionen, AI-assistenten Hivey (den bruger klientens AI-budget), integrationer/marketplace-forbindelser samt e-mail-/postkasseadgang. Disse områder tilbydes slet ikke i tilladelseseditoren.
• Løn er særligt markeret. Med Se & rediger på Løn kan rådgiveren også finalisere lønkørsler – området hedder derfor "Løn (inkluderer finalisering af kørsler)" ("Payroll (includes finalizing runs)"), så du giver adgangen bevidst.
• Skrivehandlinger er blokeret overalt, hvor tilladelsen ikke udtrykkeligt tillader dem – også selvom en knap er synlig på skærmen. Rådgiveren bliver ikke administrator i klientvirksomheden og optræder ikke på klientens brugerliste.
• Afslutning virker med det samme. Både klientens tilbagekaldelse og rådgiverens fratrædelse afbryder kørende rådgiversessioner ved næste handling, annullerer firmaets åbne opgaver for klienten og markerer tilladelsen som "Tilbagekaldt". Parterne kan altid forbindes igen med en ny anmodning.