Projekter og tidsregistrering: overblik

Projektmodulet samler det arbejde, du leverer til en kunde, ét sted: opgaver, timer, materialer, omkostninger og fakturering. Her får du overblik over, hvor modulet findes, de centrale begreber og de vigtigste regler.

Hvor finder du det

Du finder modulet i venstremenuen under Applikationer ("Applications"):

• Projekter ("Projects") på /applications/projects — listen over alle projekter.
• Ugentlig tid ("Weekly time") på /applications/time/weekly — dit personlige ugeskema.

Et enkelt projekt åbner på /applications/projects/ og har seks faner: Opgaver ("Tasks"), Tid og registreringer ("Time & entries"), Team og satser ("Team & rates"), Omkostninger ("Costs"), Underprojekter ("Subprojects") og Økonomi ("Financials").

Begge menupunkter vises kun, når virksomheden har Projekter-licensen, og du har læseadgang til projekter. At oprette eller ændre noget — projekter, opgaver, registreringer, medlemmer eller fakturering — kræver skriveadgang.

Sådan hænger det sammen

Hvert projekt kan have en kunde, en valuta, et budget i timer og i beløb, en start- og slutdato og en standardfaktureringssats. Projektet oprettes automatisk som en værdi i virksomhedens fælles Projekter-dimension, og hvert underprojekt som en underværdi. Alle bogførte posteringer, der er mærket med projektet eller et af dets underprojekter, samles derfor automatisk på fanerne Omkostninger og Økonomi — helt uden manuel afstemning.

Timer og materialer registreres som poster på projektet — enten i det personlige ugeskema eller på projektets fane Tid og registreringer. Handlingen Fakturér dette projekt ("Invoice this project") samler alle ufakturerede, fakturerbare registreringer i en almindelig fakturakladde, som derefter følger det normale faktureringsflow.

Centrale begreber

• Projekt — den øverste ramme om arbejdet. Status er Aktiv eller Arkiveret; projekter kan ikke slettes, arkivering er sluttilstanden. Felter: Navn, Kunde, Budgettimer, Budgetbeløb, Startdato, Slutdato, Farve, Standardfaktureringssats og Standardtidsprodukt.
• Underprojekt — en navngiven del af projektet, der bruges til rapporteringsopdeling; opgaver og omkostninger ruller op til det. Et underprojekt kan have sit eget budget i timer og beløb. Alle projekter har et indbygget underprojekt, Generelt ("General"), som er markeret som standard.
• Opgave — et to-do-punkt på projektet med status To do, I gang ("In progress"), Til gennemsyn ("Review") eller Færdig ("Done"), en valgfri ansvarlig (en bruger i virksomheden), en frist og et valgfrit budget. Fanen Opgaver har både en Liste- og en Tavle-visning; flytter du kort på tavlen, gemmes den nye status og placering med det samme. En opgave regnes som forsinket, når den ikke er Færdig, og fristen ligger før i dag.
• Person — den, der registreres tid for. En person kan være en projekt-lokal person (kun et navn) eller en medarbejder (koblet til en medarbejderpost). Én medarbejder kan højst være koblet til én person.
• Projektmedlem — en person på projektets holdliste (fanen Team og satser) med valgfri Faktureringssats ("Bill rate"), det kunden betaler pr. time, og Kostsats ("Cost rate"), det timen koster virksomheden internt.
• Tidsregistrering / Materialeregistrering — de to typer poster på fanen Tid og registreringer. Tid måles i Timer og kræver en person; materiale måles i Enheder, kan pege på et Produkt og kræver ingen person. Begge har dato, Aktivitet, Notat, valgfrit underprojekt og opgave samt til/fra-knappen Fakturerbar (slået til som standard).
• Fakturerbar / Faktureret — fakturerbar betyder, at posten kan faktureres. Faktureret betyder, at posten er kommet på en faktura; kolonnen viser Ufaktureret, Udkast (på en fakturakladde) eller fakturanummeret, når fakturaen er sendt.
• Ugentligt tidsskema — din personlige ugevisning. Rækker er virksomhedens aktive projekter (kan foldes ud i underprojekter), kolonner er ugens syv dage, og cellerne viser dine samlede timer pr. projekt og dag.
• Projekter-dimensionen — hvert projekt er en værdi i én fælles dimension, og hvert underprojekt en underværdi under projektet. Det er posteringer mærket med disse værdier, som Omkostninger og Økonomi læser.
• Budgetforbrug (burn) — på Økonomi beregnes forbruget som bogført omkostning divideret med budgetbeløbet; over 100 % vises markeringen Over budget. Underprojekter måles mod deres egne budgetbeløb.
• Margin — omsætning minus omkostning, vist i projektets topfelt og på Økonomi. Topfeltets margintal kombinerer bogført omsætning med den interne lønomkostning af de registrerede timer.

De vigtigste regler

• Tidsgrænse: en tidsregistrering kan højst være på 24 timer og skal være over 0. Materialeregistreringer har ingen 24-timers grænse.
• Ingen godkendelse: der er intet godkendelsestrin for tidsregistreringer — alt, der registreres, tæller straks med i totalerne og kan faktureres.
• Ugeskemaet lægger til: hvert gem fra en celle opretter en ny registrering. Cellen viser summen af dagens registreringer — den overskriver ikke.
• Ikke-fakturerbare timer tæller stadig med i timetotaler og lønomkostning, men kommer aldrig med på en faktura.
• Arkivering i stedet for sletning: arkivering (menuen Handlinger > Arkivér, med bekræftelse) deaktiverer projektets dimensionsværdier, så de ikke kan bruges på nye posteringer, og skjuler projektet fra standardfilteret (Status står som standard på Aktiv). Fortryder du arkiveringen, gendannes begge dele.
• Navne skal være unikke: omdøber du et projekt, omdøbes dets dimensionsværdi også. Et navnesammenfald med et eksisterende projekt eller en dimensionsværdi afvises. Underprojektnavne skal være unikke inden for projektet (uden hensyn til store/små bogstaver), men det samme navn må gerne bruges under et andet projekt.
• Valuta: projektets valuta er den, du vælger i formularen; ellers kundens standardvaluta; ellers systemets standardvaluta. Omkostninger og Økonomi vises dog altid i virksomhedens basisvaluta.
• Kun bogført data i økonomien: Omkostninger og Økonomi læser kun bogførte posteringer — kladder vises ikke. Til/fra-knappen Medtag udkast ("Include drafts") på Økonomi kan dog medregne ubogførte kladder. Perioden er som standard det aktuelle regnskabsår, og tallene stemmer med Dimensioner-rapporten for samme periode.
• Margin er et internt tal: lønomkostningen (timer × kostsats — personens kostsats på projektet, ellers personens standardkostsats, ellers 0) bogføres aldrig i regnskabet; den indgår kun i margintallet.
• Registrér omkostning ("Log cost") på projektet åbner en kladde til en journalpostering, der er forudfyldt med projektets standarddimensionsværdi, projektets kunde, dags dato og virksomhedens valuta. Først når kladden bogføres, vises omkostningen på Omkostninger og Økonomi. Lukker du skuffen uden at udfylde konto, beløb eller beskrivelse, kasseres den tomme kladde.
• Projektets topfelt viser Fremdrift (færdige opgaver), Timer (med den fakturerbare andel), Forbrug, Omsætning og Margin %.