Sådan er LedgerBee bygget op

LedgerBee er en regnskabs- og forretningsplatform, der primært henvender sig til danske virksomheder. Denne artikel giver dig et overblik over, hvordan platformen er bygget op, og forklarer de begreber, du møder overalt i systemet.

Hvor finder du det?

Alt styres fra venstremenuen og topbaren. De vigtigste sider er:

• Hjem ("Home") på /dashboard – analysedashboardet
• Opgaver ("Tasks") på /tasks – godkendelser, der venter på dig
• Indstillinger ("Settings") på /system/settings
• Brugere ("Users") på /system/users
• Notifikationer på /notifications og notifikationsindstillinger på /notification-settings
• Regnskabsperioder ("Accounting Periods") på /accounting/periods

Profilmenuen (din avatar øverst til højre) indeholder virksomhedsskifteren samt indstillinger for sprog, udseende og sikkerhed.

Sådan er menuen bygget op

Øverst i venstremenuen ligger Hjem, Opgaver og – hvis virksomheden har licens til det – AI-assistenten Hivey. Derunder kommer fire sektioner:

• Applikationer ("Applications") – det daglige arbejde: Indbakke, Fakturaer, Abonnementer, Journalposter og Løn.
• Regnskab ("Accounting") – Rapporter, Bogførte posteringer, Indregning, Bankafstemning, Bankkonti, Regnskabsperioder og Moms.
• Stamdata ("Records") – Kunder, Leverandører, Produkter, Kontoplan samt Dimensioner & Tags.
• System – Indstillinger, Brugere, Integrationer og Support.

Hvilke punkter du kan se, afhænger af tre ting: virksomhedens licenser, dine rettigheder, og om du er administrator.

Centrale begreber

• Virksomhed ("Company") – dit arbejdsområde. Ét login kan høre til flere virksomheder, men hver virksomhed er fuldt adskilt med egen kontoplan, egne kunder, leverandører, fakturaer, journalposter, brugere, roller og indstillinger. Kun selve brugerkontoen og de notifikationer på tværs af virksomheder, du selv har slået til, deles.
• Administrator – et flag på en rolle pr. virksomhed. Beskrives i systemet som fuld adgang til alle funktioner. Administratorer ser de admin-forbeholdte menupunkter (Indstillinger, Brugere, Medarbejdere) og passerer alle rettighedstjek.
• Rolle ("Role") – en navngiven pakke af rettigheder, som administreres på Indstillinger-siden under fanen Roller ("Roles"). Roller markeret som "System" kan ikke redigeres eller slettes. Sletter du en rolle, mister de tilknyttede brugere rollens rettigheder.
• Rettighed ("Permission") – en tilladelse pr. område med handlingerne Se ("View"), Rediger ("Edit"), Færdiggør ("Finalize") og Admin. Der findes 19 rettighedsområder, bl.a. Regnskab, Journalposter, Indbakke, Løn, Stamdata og Budgetter.
• Rådgivervisning ("Advisor view") – revisorer og rådgivere med flere kunder kan skifte mellem deres rådgiverfirmas arbejdsområde og en kundevirksomhed fra profilmenuen.
• Licens ("License") – styrer pr. virksomhed, hvilke apps der er tilgængelige. Apps som Abonnementer, Løn, Budgetter & Prognoser, Projekter, Indkøb, Firmakort, Anlægsaktiver, Kundeportal og Hivey vises kun, når virksomheden har den tilhørende licens.
• Basisvaluta ("Base Currency") – virksomhedens standardvaluta. Den vælges under onboarding ("Default Currency") og vises derefter skrivebeskyttet under Virksomhedsoplysninger. Alle andre valutaer omregnes mod den med automatisk synkroniserede valutakurser.
• Regnskabsår ("Accounting Year") – administreres i finansindstillingerne under "Accounting Years" (opret nyt år, se perioder, Luk bøgerne ("Close Books")) og på siden Regnskabsperioder. Et aktuelt regnskabsår er en forudsætning for de finansielle funktioner.
• Aktivitetslog ("Activity Log") – tidslinjen på den enkelte post, som åbnes via knappen Aktivitet ("Activity"). Viser systemhændelser, brugerhandlinger, portalhændelser samt noter og kommentarer med alvorsgraderne Info, Advarsel og Fejl. Automatiske hændelser vises med "System" som afsender, og hændelser fra kundeportalen er mærket "Portal".
• Notifikationer – klokken i topbaren. Antallet af ulæste inkluderer notifikationer fra dine andre virksomheder. Den fulde indbakke ligger på Notifikationer-siden, og du styrer selv dine præferencer pr. hændelsestype i notifikationsindstillingerne med separate til/fra-knapper for "APP" og "CROSS COMPANY".
• Universel søgning – forstørrelsesglasset i topbaren eller Cmd+K (Ctrl+K på Windows). Søger i kunder, leverandører, journalposter, fakturaer og dokumenter, kræver mindst 2 tegn og kan vise forhåndsvisninger og relaterede poster.
• Favoritter – ethvert punkt i venstremenuen kan føjes til en personlig Favoritter-sektion (Føj til favoritter / Fjern fra favoritter), som løfter punktet op øverst i menuen.
• Systemadvarsler – en indikator i topbaren, der viser konfigurationsproblemer, fx "Intet regnskabsår", "Indregningskonti mangler" eller "Konto for valutakursgevinst/-tab mangler" – hver med en Konfigurer-genvej til administratorer.
• Opgaver ("Tasks") – din personlige liste over godkendelser i arbejdsgange, der venter på din underskrift.
• Hivey – den indbyggede AI-assistent (kræver licens). Findes som menupunkt, som chatpanel og som handlingen "Spørg Hivey" i universel søgning.

De vigtigste regler

• Menupunkter styres af tre porte. Et punkt vises kun, når (1) virksomheden har licensen, (2) du har Se-rettigheden til området, og (3) et eventuelt admin-krav er opfyldt. Eksempler: Budgetter & Prognoser kræver både Budget-licensen og Se-rettighed til Budgetter; hele Regnskab-sektionen forsvinder uden Se-rettighed til Regnskab; Indstillinger, Brugere og Medarbejdere er kun for administratorer; Firmakort kræver desuden, at kortintegrationen er slået til. Kan du ikke se en side, er det næsten altid et spørgsmål om licens eller rettigheder – ikke en fejl.
• Administratorer passerer alle rettighedstjek – med én undtagelse. Færdiggørelse af løn kræver den eksplicitte Færdiggør-rettighed, også for administratorer.
• Rettigheder virker nedad, aldrig opad. Rediger inkluderer Se. Færdiggør (Løn) og Admin (Indbakke) inkluderer hver især Rediger og Se. Det omvendte gælder aldrig: Se plus Rediger giver ikke Admin eller Færdiggør – de skal tildeles eksplicit. Indbakke er det eneste område med en Admin-handling, og Løn er det eneste med Færdiggør.
• Sprog og formater følger brugeren. Systemet findes på engelsk og dansk. Du vælger selv sprog i profilmenuen under Præferencer > Sprog; valget gemmes på din profil og følger dig på tværs af enheder. Datoer og tal formateres efter dit sprogvalg (fx 1.234,56 på dansk og 1,234.56 på engelsk). Virksomheden har derudover sine egne felter for foretrukket sprog og landestandard.
• Valutakurser opdateres automatisk. Kurser hentes hver time, og historiske kurser pr. dato bruges ved tilbagedaterede posteringer. Valutakursregulering kræver, at en konto for valutakursgevinst/-tab er sat op – ellers vises en systemadvarsel. Betalingsoplysninger på fakturaer kan overstyres pr. valuta, så fakturaer i fremmed valuta kan vise andre bankoplysninger.
• Et aktuelt regnskabsår er påkrævet. Uden det vises en systemadvarsel, og de finansielle funktioner virker ikke, før en administrator har oprettet et år, der dækker dags dato.