FAQ: Medarbejdere, firmakort og dataimport

Her finder du svar på de mest almindelige spørgsmål om medarbejdere, firmakort og dataimport.

Hvorfor kan jeg ikke redigere eller slette denne medarbejder? Knapperne er grå.

Medarbejderen er tilmeldt løn, og du har ikke en lønrolle. Løn-tilmeldte medarbejdere er beskyttet, så løndata ikke ødelægges ved et uheld.

1. Hold musen over den deaktiverede knap - tooltippet bekræfter: "Denne medarbejder er tilmeldt løn. Kun lønadministratorer kan redigere eller slette." ("This employee is enrolled in payroll. Only payroll administrators can edit or delete.").
2. Bed en lønadministrator om at foretage ændringen, eller få en administrator til at give dig Løn-tilladelsen under Indstillinger > roller.
3. Viser medarbejderen i stedet et Synkroniseret-badge, administreres posten af et eksternt katalogsystem og skal ændres ved kilden.

Jeg kan slet ikke se Firmakort i menuen.

Menupunktet er gemt bag tre porte og skjules, hvis bare én af dem er lukket.

1. Tjek, at virksomheden har Firmakort-licensen. Uden den melder funktionen "Firmakort kræver en licens. Kontakt support for at aktivere funktionen for din virksomhed." ("Corporate Cards requires a license...").
2. Tjek, at Pliant-forbindelsen er aktiv. Den opsættes pr. virksomhed af LedgerBee og er ikke selvbetjening - kontakt support, hvis virksomheden aldrig er blevet forbundet.
3. Tjek, at din rolle indeholder tilladelsesgruppen Firmakort ("Corporate Cards") under Indstillinger > roller.

Et kortkøb står i Transaktioner, men mangler en udgiftskonto - hvor blev det af i bogholderiet?

Hvert bogført kortkøb opretter en kladdepostering. Fandtes der ingen MCC-mapping for forhandlerens kategori på synkroniseringstidspunktet, oprettes kladden uden kontolinjer og venter på manuel kontering.

1. Klik på transaktionsrækken - den åbner kladden på posteringssiden. Tildel udgiftskonto og momskode dér, og bogfør.
2. Vil du kontere fremtidige køb fra denne type forhandler på forhånd, så gå til Firmakort > MCC-konfiguration ("MCC Config") > Tilføj mapping ("Add Mapping") og knyt MCC-koden til en udgiftskonto og en momskode.
3. Bemærk, at mappingen kun gælder transaktioner, der synkroniseres, efter den er oprettet - allerede synkroniserede kladder omkonteres ikke.

Hvorfor blev min mailede kvittering ikke vedhæftet korttransaktionen automatisk?

Auto-vedhæftning er bevidst forsigtig: Beløbet skal matche (i købs- eller faktureringsvaluta), transaktionen skal ligge i et datovindue omkring kvitteringen, og hvis flere kandidater er tilbage, skal forhandlernavnet udpege én entydigt. Kan mere end én transaktion matche, vedhæftes intet.

1. Tjek, at knappen Vedhæft indbakkekvitteringer automatisk ("Auto-attach inbox receipts") er slået til under Firmakort > Transaktioner.
2. Vedhæft manuelt: Åbn dokumentet i indbakken og send det til den rigtige korttransaktion som kvittering.
3. Tilbageførte, afviste og undersøgte transaktioner kan aldrig modtage kvitteringer.

Min import blev færdig, men nogle rækker fejlede eller blev sprunget over - hvad nu?

Forhåndsvisningen validerer hver række. Ugyldige rækker og dubletter springes over i stedet for at blive importeret, og rækker kan også fejle under selve behandlingen (fx en manglende gruppe, der refereres til).

1. Tjek antallet af importerede, fejlede og oversprungne rækker på resultatskærmen, og åbn Download fejlrapport ("Download Error Report") - den lister hver fejlet række, dens identifikator og årsagen.
2. Ret rækkerne i din fil. Typiske årsager: manglende obligatoriske felter, dubletter af eksisterende poster og referencer til grupper, der ikke findes endnu.
3. Afhænger en enhed af en anden (Konfigurer-trinnet advarede "X kræver Y"), så importér afhængigheden først eller sørg for, at den allerede findes, og kør derefter importen igen med kun de rettede rækker.

Kortlisten ser forældet ud - et kort, jeg har frosset i Pliant, står stadig som Aktivt.

Kortdata synkroniseres fra Pliant efter en tidsplan (transaktioner hver 6. time plus webhook-opdateringer), så siden kan kortvarigt være bagud i forhold til Pliant.

1. Brug knappen Synkroniser kort ("Sync Cards") - eller Synkroniser kortholdere/Synkroniser transaktioner - på den relevante fane. Beskeden om, at synkronisering er planlagt, betyder, at den kører i baggrunden; genindlæs siden efter et øjeblik.
2. Ser du "Livedata utilgængelig - viser senest synkroniserede værdier" på et korts detaljevisning, kunne Pliant ikke nås live; prøv igen senere.
3. Er kortets status stadig forkert efter en manuel synkronisering, så kontrollér, at ændringen faktisk blev gemt i Pliant.