Medarbejdere, firmakort og dataimport: sådan hænger det sammen

Medarbejdere, firmakort og dataimport er tre områder, der alle ligger under Stamdata ("Records") i venstremenuen. Her holder du styr på virksomhedens ansatte, administrerer firmakort udstedt gennem kortpartneren Pliant og importerer data fra filer.

Hvor finder du det?

• Stamdata > Data (/records/data) er importcentret; selve den guidede importguide åbner på /records/import.
• Stamdata > Medarbejdere (/records/employees, med en detaljeside pr. medarbejder) er kun synlig for virksomhedens administratorer.
• Stamdata > Firmakort (/records/corporate-cards) vises kun, når virksomheden har Firmakort-licensen, en aktiv Pliant-forbindelse og din rolle har Firmakort-tilladelsen.

Hvad kan de tre områder?

Medarbejdere

Medarbejdersiden er virksomhedens personaleregister. Hver medarbejder har kontaktoplysninger, adresse og eventuelt følsomme løndata som CPR-nummer og bankoplysninger. Fra detaljesiden kan en administrator tilmelde medarbejderen til løn, knytte vedkommende til en brugerkonto (så de kan logge ind i appen) og administrere deres firmakort. Listen understøtter søgning, et lønfilter, batch-sletning, batch-løntilmelding og eksport til CSV eller Excel.

Firmakort

Firmakort-området håndterer virksomhedens kreditkort udstedt gennem Pliant: kortholdere (medarbejdere inviteret til at få kort), selve kortene (virtuelle eller fysiske, med grænser og forbrugskontroller), korttransaktionerne, der lander i bogholderiet som kladdeposteringer, kortkontiene (saldo og optankningsoplysninger) samt MCC-konfigurationen, der afgør, hvilken udgiftskonto og momskode et køb konteres til på forhånd ud fra forhandlerens kategori.

Data

Data-siden er stedet, hvor du henter data ind fra filer. Importguiden accepterer CSV- og Excel-filer og importerer stamdata og transaktioner med guidet kolonnemapping og validering. En separat SAF-T-upload opdaterer virksomhedens egne registreringsoplysninger ud fra en dansk SAF-T XML-fil. Eksport ligger ikke på Data-siden: hver listeside (fx Medarbejdere og Kunder) har sin egen eksportknap, og den fulde SAF-T-regnskabseksport ligger under Rapporter.

Centrale begreber

• Medarbejder - en personalepost med status Aktiv eller Inaktiv. Medarbejdernummeret genereres automatisk, hvis feltet står tomt ved oprettelsen.
• Synkroniseret ("Synced") - badge på en medarbejder, der administreres af et eksternt system via en brugerkatalog-integration. Dele af posten kan ikke redigeres i appen.
• Løntilmelding - kobling af en medarbejder til lønsystemet. Listen viser Tilmeldt / Ikke tilmeldt pr. medarbejder.
• App-adgang - en medarbejder kan knyttes til en eksisterende brugerkonto eller inviteres til at oprette en, så de kan logge ind.
• Kortholder - en medarbejder, der er inviteret ind i Pliant, så der kan udstedes kort til vedkommende. Statusser: Aktiv, Inviteret, Deaktiveret.
• Kort - et Pliant-firmakort, Virtuelt eller Fysisk. Statusser: Aktivt, Frosset, Opsagt og Afventer (en kortanmodning, der venter på gennemgang).
• Forbrugsgrænse / transaktionsgrænse - kortets budget pr. fornyelsesperiode (dag, uge, måned, kvartal, år eller i alt) og et valgfrit maksimum pr. enkeltkøb.
• Kortkontroller - tillad/bloker-regler på et kort: forhandlerkategorier, forhandlere, lande, betalingsmetoder samt dato-, tids- og stedsbegrænsninger.
• MCC (Merchant Category Code) - kortnetværkets kategori for en forhandler. En MCC-mapping knytter en MCC-kode til en udgiftskonto og en momskode.
• Kortkonto - kontoen bag kortene med saldo, disponibelt beløb, kreditgrænse og overførselsoplysninger til optankning.
• Dataimport-guiden - den guidede import i fem trin: Upload, Konfigurer, Tilknyt felter, Forhåndsvisning og Færdig.
• SAF-T - Standard Audit File for Tax, en dansk XML-standard. Import (virksomhedsoplysninger) ligger på Data-siden; eksport (fuldt regnskab pr. regnskabsår) ligger under Rapporter.
• Data Import/Export - tilladelsesgruppen (vises under Indstillinger > roller), der giver adgang til Data-siden og importguiden.

De vigtigste regler

Medarbejdere

• Menupunktet og alle medarbejderdata er forbeholdt administratorer - andre brugere ser ikke siden.
• Følsomme felter (CPR-nummer, kontonummer, IBAN) gemmes krypteret. CPR-nummeret er maskeret i brugerfladen og kan vises fra detaljesiden. Systemet blokerer for at gemme, hvis samme CPR-nummer allerede er registreret på en anden medarbejder i virksomheden.
• Løntilmelding kræver et gyldigt CPR-nummer. Har virksomheden en lønlicens, kræver oprettelse og redigering af løndata desuden skrivetilladelse til Løn.
• Når en medarbejder er tilmeldt løn, er posten beskyttet: uden en lønrolle er knapperne Rediger og Slet deaktiverede.
• Kolonnen Firmakort i listen viser hver medarbejders kortholderstatus (fx "Aktiv (N kort)") med en genvej til deres kort.
• Eksport downloader medarbejderlisten som CSV eller Excel og respekterer den aktive søgning og lønfilteret. Kun ikke-følsomme kolonner eksporteres - aldrig CPR-numre eller bankoplysninger.

Firmakort

• Tre porte skal alle være åbne, før siden vises: Firmakort-licensen, en aktiv Pliant-forbindelse (opsættes for virksomheden af LedgerBee, ikke selvbetjening) og Firmakort-tilladelsen (læse for at se, skrive for at handle).
• Transaktioner synkroniseres automatisk fra Pliant hver 6. time, webhooks skubber opdateringer ind imellem, og hver fane har en manuel synkroniseringsknap.
• Hvert synkroniseret kortkøb opretter tre sammenkædede poster på én gang: korttransaktionen, en kladdepostering og en banktransaktion på kortets bankkonto (bruges af bankafstemningen).
• Findes der en MCC-mapping for købets MCC-kode på synkroniseringstidspunktet, udfyldes kladden på forhånd med den tilknyttede udgiftskonto og momskode. Ellers oprettes kladden uden linjer og skal konteres manuelt. En ændret mapping omkonterer ikke allerede synkroniserede transaktioner, og hver MCC-kode kan kun have én mapping.

Dataimport og eksport

• Data-siden kræver læsetilladelse i gruppen Data Import/Export; at starte en import kræver skrivetilladelse.
• Understøttede filformater: CSV og Excel (.xlsx, .xls). Der gælder en maksimal filstørrelse, som vises i fejlbeskeden, hvis den overskrides.
• Importen kører i baggrunden: du får en notifikation, når den er færdig eller fejler, og resultatskærmen viser antal importerede, fejlede og oversprungne rækker plus en fejlrapport til download.
• SAF-T-importen læser kun filens header og opdaterer virksomhedens egne oplysninger (fx navn og CVR-/momsnummer) - den importerer ikke transaktioner. SAF-T-eksporten (fuld eller kun header, pr. regnskabsår) ligger under Rapporter i fanen Eksporter ("Exports").