Løn i LedgerBee: Sådan hænger det sammen

Med Løn i LedgerBee kan du køre løn direkte fra platformen – fra tilmelding af medarbejdere til færdige lønsedler og bogføringsklare posteringer. Her får du overblik over, hvor modulet ligger, hvordan det hænger sammen med lønsystemet, og hvilke regler der er vigtigst at kende.

Hvor finder du Løn?

Du finder modulet i venstremenuen under Applikationer > Løn ("Applications > Payroll") på siden /applications/payroll. Siden har fem faner: Lønkørsel ("Payroll"), Ansættelser ("Employments"), Skabeloner ("Templates"), Indstillinger ("Settings") og Kontomapping ("Account Mapping").

Menupunktet vises kun, når tre betingelser er opfyldt:

• Virksomheden har Løn-licensen.
• Virksomhedens land er Danmark, Norge, Sverige eller Grønland.
• Din bruger har en lønrolle (eller virksomheden er endnu ikke tilmeldt løn).

Medarbejderkartoteket og tilmelding af de enkelte medarbejdere til løn ligger under Stamdata > Medarbejdere ("Records > Employees").

Sådan hænger det sammen

Løn i LedgerBee kører på lønsystemet Intect. LedgerBee forbinder din virksomhed til en Intect-lønkonto og fungerer derefter som brugerflade: lønkørsler, ansættelser, skabeloner, lønarter, lønsedler og lønindstillinger oprettes og gemmes hos Intect, og LedgerBee læser og skriver dem live via forbindelsen. Data hentes løbende og gemmes kortvarigt i en cache – retter nogen data direkte i Intect, kan du fremtvinge en opdatering med knappen Ryd cache ("Clear Cache") på fanen Indstillinger.

Arbejdsgangen er: forbind virksomheden til Intect, tilmeld medarbejderne til løn (hver medarbejder kobles via sit CPR-nummer), map lønarterne til finanskonti, og opret og færdiggør derefter lønkørsler. Færdiggørelsen er uigenkaldelig: lønkørslen låses permanent, medarbejderne får besked og kan se deres lønsedler, og data indberettes til skattemyndighederne (SKAT).

På bogføringssiden henter LedgerBee ved færdiggørelsen lønkørslens posteringslinjer fra Intect og opretter dem som kladdeposteringer. Intet bogføres automatisk: kladderne lander i den normale kladde-arbejdsgang, hvor en bogholder gennemgår og bogfører dem. Handlingen Resync kan hente posteringslinjer, der blev sprunget over i første omgang – for eksempel fordi kontomappingen først blev sat op efter færdiggørelsen.

Centrale begreber

• Lønkørsel ("Batch"): én lønudbetalingskørsel. Vises i tabellen med kolonner for nr., type, status, udbetaling, start, slut, begrænset, forberedt af og færdiggjort af.
• Løncyklus: lønfrekvensen (for eksempel månedsvis). En ny lønkørsel oprettes for en cyklus og en periode i den; systemet foreslår den aktuelle periode.
• Udbetalingsdato ("Payout"): den dato, medarbejderne får løn. Afsendelsesdato for lønsedler ("Payslip dispatch date"): hvornår lønsedlerne sendes – en foreslået dato afledes af udbetalingsdatoen.
• Begrænset ("Limited"): en lønkørsel oprettet med "Vælg medarbejdere" i stedet for "Inkluder alle medarbejdere" dækker kun de valgte personer. Valget kan ikke ændres bagefter – slet lønkørslen og opret en ny.
• Status: en lønkørsel kan stå som Kladde ("Draft"), Genberegner, Sendes til godkendelse, Til godkendelse, Afventer svar fra skattemyndigheden, Ikke accepteret af skattemyndigheden, Afventer færdiggørelse, Foreløbig, Behandler færdiggørelse ("Processing Finalization"), Færdiggjort ("Finalized") eller Annulleret.
• Ansættelse: en medarbejders ansættelsesforhold i lønsystemet (titel, ansættelsesdato, slutdato, afdeling og status Aktiv / Inaktiv / Fratrådt). Fanen Ansættelser grupperer ansættelser pr. medarbejder og har et "Vis fratrådte"-filter.
• Skabelon (ansættelsesskabelon): genbrugelige ansættelsesindstillinger med basisoplysninger (navn, løncyklus, afdeling, indkomsttype) og ferieindstillinger. Én skabelon kan være Standard. Når du gemmer ændringer i en skabelon, kan du vælge "Gem kun skabelon" (gælder kun nye ansættelser) eller "Anvend på alle ansættelser" (opdaterer alle eksisterende ansættelser, der bruger skabelonen).
• Lønart: en lønkomponent (grundløn, tillæg, indeholdt skat og så videre). Fanen Kontomapping viser alle lønarter grupperet efter kategori med en beskrivelse af hver kategori (for eksempel "Løn/grundløn", "B-indkomst", "Skattefri").
• Kontomapping: tildeling af en finanskonto til hver lønart samt valg af Posteringskategori ("Journal Entry Category") og til-/fra-valget Brug samlet postering ("Use split entry" – bogfør alle lønlinjer som én samlet postering).
• Lønseddel: resultatet pr. medarbejder af en lønkørsel. Lønkørslens detaljer har fanerne Lønsedler, Totaler og Medarbejdere; lønsedler kan vises og downloades som PDF, når kørslen er færdiggjort.
• Lønrettigheder: der findes tre – læse, skrive og færdiggøre. Færdiggør er speciel: den tildeles IKKE automatisk til virksomhedsadministratorer, men skal gives eksplicit, og kun til brugere, der allerede har en lønrolle.
• CPR-nummer ("National ID Number"): bruges til at koble en medarbejder til lønsystemet og til at logge ind på en eksisterende Intect-konto.
• Lønlinjers gentagelse: en medarbejders lønlinjer opfører sig forskelligt efter næste lønkørsel – de beholdes uændret (fast løn), beholdes med nulstillede beløb/enheder (timeløn, kørsel) eller bruges én gang og fjernes (engangsposter som udlæg).

De vigtigste regler

1. Tre adgangslag: Løn kræver Løn-licensen, et understøttet land (DK, NO, SE eller GL) og lønrettigheder. Virksomhedsadministratorer får automatisk læse- og skriveadgang, men færdiggør-rettigheden skal altid tildeles manuelt – selv en administrator ser ingen Færdiggør-knap uden den. Du kan heller ikke fjerne din egen Lønadministrator-rolle.
2. Færdiggørelse er endelig: kørslen låses permanent, medarbejderne får besked, og data indberettes til SKAT. Ret derfor fejl, mens kørslen stadig er en kladde.
3. Bogføring sker via kladder: der oprettes aldrig bogførte posteringer automatisk – kun kladdeposteringer, som en bogholder gennemgår og bogfører.
4. Data ligger i Intect: LedgerBee viser et kortvarigt cachet billede. Brug Ryd cache under Indstillinger, hvis ændringer lavet direkte i Intect ikke vises.
5. Kun kladder kan slettes, og en "Begrænset" medarbejderudvælgelse kan ikke ændres bagefter.
6. Tilmeldte medarbejdere er beskyttet: en medarbejder, der er tilmeldt løn, kan kun redigeres eller slettes af lønadministratorer.

Indstillinger og udbetaling

På fanen Indstillinger vedligeholder du bankoplysninger (registreringsnummeret skal være præcis 4 cifre, kontonummeret 4-10 cifre, BIC/SWIFT 8 eller 11 tegn, og IBAN valideres) med genvejen "Anvend virksomhedens aktuelle bankoplysninger", virksomhedsoplysninger (virksomhedstype og Nets-aftale), virksomhedslogo (PNG, JPG, GIF eller SVG, maks. 4 MB, med mulighed for "Synkroniser fra virksomhedslogo") samt Ryd cache.

Vil du udbetale løn automatisk via Overførselsservice, skal virksomheden først oprette en aftale på overfoerselsservice.mastercard.com og angive Intects CVR-nummer (det vises i dialogen). Aftalen kan tage op til tre uger at få på plads; indtil da skal udbetalinger ske manuelt. Under Indstillinger vises udbetalingsmetoden pr. kategori (Løn, Pension, Skat, Offentlig pension, Ferieudbyder, Barselsordning) som enten "Manuel" eller "Via Overførselsservice".

Bemærk: der findes ingen selvbetjeningsmulighed i LedgerBee til at afbryde lønforbindelsen igen.