Kør en lønkørsel fra start til slut

Denne guide fører dig gennem en hel lønkørsel: opsætning af kontomapping, oprettelse af kørslen, håndtering af fejl og advarsler, færdiggørelse og bogføring.

Før du går i gang

Virksomheden skal være forbundet til lønsystemet, og medarbejderne skal være tilmeldt løn.
Færdiggørelse kræver færdiggør-rettigheden til løn – den tildeles ikke automatisk, heller ikke til administratorer.

Trin 1: Sæt kontomapping op

Gå til Applikationer > Løn > Kontomapping ("Account Mapping").
Vælg (eller opret) en Posteringskategori ("Journal Entry Category"), og tag stilling til Brug samlet postering ("Use split entry" – bogfør alle lønlinjer som én samlet postering).
Map hver relevant lønart til en finanskonto.

Mangler der mappinger, viser fanen Lønkørsel advarslen "Lønarter mangler kontomapping. Færdiggjorte lønkørsler opretter ikke posteringer." ("Salary types have no accounts mapped. Finalized batches won't create accounting entries.") med en genvej til at sætte mappingerne op.

Trin 2: Opret lønkørslen

Gå til fanen Lønkørsel, og klik på Ny lønkørsel ("New Batch").
Vælg Cyklus og Periode – den aktuelle periode foreslås, og du kan bladre frem og tilbage mellem perioder.
Bekræft Udbetalingsdato og Afsendelsesdato for lønsedler (afsendelsesdatoen foreslås ud fra udbetalingsdatoen).
Vælg Inkluder alle medarbejdere eller Vælg medarbejdere (udvalget kan filtreres på afdeling og skabelon). Bemærk: en kørsel med udvalgte medarbejdere markeres som "Begrænset" ("Limited") og kan ikke ændres bagefter – i så fald skal kørslen slettes og oprettes igen.
Tilføj eventuelt en besked til medarbejderne (den vises på lønsedlerne), og klik på Opret.

Trin 3: Ret fejl og advarsler

Viser kørslen "Har fejl" eller "Har advarsler", så åbn valideringsvisningen:

Hvert punkt vises med type (Fejl/Advarsel), beskrivelse og den berørte medarbejder. Punkter uden en medarbejder gælder på virksomhedsniveau.
Klik på en medarbejder for at åbne løndetaljerne og rette data.
Klik på Genvalider ("Revalidate"), når du har rettet.

Trin 4: Færdiggør kørslen

Åbn kørslen, og klik på Færdiggør ("Finalize"). Knappen vises kun på kørsler i status Kladde og kun for brugere med færdiggør-rettigheden.
Første trin gennemgår valideringspunkterne. Har kørslen fejl, er Fortsæt deaktiveret med beskeden "Denne lønkørsel har fejl, der skal løses, før den kan færdiggøres." Advarsler blokerer ikke.
Andet trin er bekræftelsen: "Du er ansvarlig for, at data er korrekte, også selvom de er indtastet eller forberedt af en anden bruger." Dialogen nævner de tre konsekvenser: kørslen låses permanent og kan ikke længere ændres, medarbejderne får besked og kan se deres lønsedler, og data indberettes til skattemyndighederne (SKAT).
Klik på Færdiggør for at bekræfte.

Resultat

Kørslen skifter til status Færdiggjort, medarbejderne får besked og kan se deres lønsedler (som også kan downloades som PDF), og data indberettes til SKAT. En bekræftelse viser, hvor mange kladdeposteringer der blev oprettet. Bogfør til sidst kladderne fra kladdeområdet for at få lønnen på bøgerne.

Hvad bliver posteret?

Der oprettes kun kladdeposteringer – aldrig bogførte posteringer:

Linjer, hvis lønart ikke har en kontomapping, og linjer med beløb på nul springes over. Det samme gælder linjer, hvis mappede kontonummer ikke findes i virksomhedens kontoplan. Springes alt over, meldes der, at ingen posteringer blev oprettet.
Positive beløb bliver debetlinjer, negative beløb bliver kreditlinjer.
Den valgte Posteringskategori fra kontomappingen sættes på kladderne.
Med Brug samlet postering slået til samles alle linjer i én kladde ("Payroll batch" plus kørslens reference); slået fra (standard) oprettes én kladde pr. posteringslinje.

Manglende posteringer? Brug Resync

På en færdiggjort kørsel kan brugere med færdiggør-rettigheden klikke på Resync. Den henter kørslens posteringslinjer igen og opretter kun de kladder, der mangler – linjer, der allerede findes som kladde eller bogført postering, springes over, så der opstår aldrig dubletter. Typisk brug: kontomappinger blev tilføjet eller rettet, efter kørslen var færdiggjort. Findes der intet nyt, meldes "Ingen nye posteringer" ("No new entries").