Løn: Ofte stillede spørgsmål
Løsninger på de typiske problemer med lønkørsler, rettigheder og posteringer.
Her finder du svar på de mest almindelige spørgsmål om lønmodulet i LedgerBee.
Jeg er administrator, men Færdiggør-knappen mangler
Færdiggørelse er bevidst ikke en del af administratorers automatiske rettigheder, fordi den låser kørslen permanent og indberetter til SKAT. Rettigheden skal tildeles eksplicit og kun til brugere, der allerede har en lønrolle. Det samme gælder, hvis du får beskeden om, at du ikke har rettighed til at færdiggøre lønkørsler.
- Bed en virksomhedsadministrator om at åbne brugeradministrationen og tildele dig færdiggør-rettigheden til løn.
- Afvises tildelingen med beskeden "Brugeren skal have en lønrolle for at kunne få færdiggør-rettigheden" ("User must have a payroll role to be granted finalize permission"), skal du først have en lønrolle (læse/skrive) og derefter færdiggør.
- Genindlæs derefter appen – Færdiggør-knappen vises nu på kørsler i status Kladde.
Kørslen blev færdiggjort, men der blev ikke oprettet posteringer (eller færre end forventet)
Kladdeposteringer oprettes kun for linjer, hvis lønart er mappet til en finanskonto, der findes i kontoplanen – og linjer med beløb på nul springes altid over. Fanen Lønkørsel advarer på forhånd: "Lønarter mangler kontomapping. Færdiggjorte lønkørsler opretter ikke posteringer."
- Gå til Applikationer > Løn > Kontomapping, map de manglende lønarter til konti, og kontrollér, at kontonumrene findes i kontoplanen.
- Åbn den færdiggjorte kørsel, og klik på Resync. Den opretter kun de manglende kladder og laver aldrig dubletter.
- Melder den "Ingen nye posteringer", findes alle posteringslinjer allerede som kladde eller bogført postering – eller de resterende linjer er uden mapping eller har beløb på nul.
En lønkørsel hænger fast i "Behandler færdiggørelse"
Færdiggørelsen i lønsystemet blev ikke gennemført. Kørslen kan trygt sættes tilbage til kladde.
- Åbn kørslen – en bruger med færdiggør-rettigheden ser knappen Nulstil til kladde ("Reset to Draft").
- Klik på den, og vent på bekræftelsen om, at kørslen blev nulstillet til kladde.
- Ret eventuelle data, og færdiggør kørslen igen.
Jeg har ændret noget direkte i Intect, men LedgerBee viser stadig de gamle data
LedgerBee gemmer løndata kortvarigt i en cache af hensyn til hastigheden, så ændringer lavet direkte i Intect kan tage et øjeblik om at slå igennem.
- Gå til Applikationer > Løn > Indstillinger, og klik på Ryd cache ("Clear Cache").
- Genindlæs siden – data hentes nu forfra fra lønsystemet.
Jeg skal tilføje eller fjerne medarbejdere i en eksisterende lønkørsel
En kørsel oprettet med en bestemt medarbejderudvælgelse markeres som "Begrænset" ("Limited"), og udvalget kan ikke ændres bagefter.
- Er kørslen stadig en kladde, kan du slette den (Slet-knappen i kørslen, kræver bekræftelse – handlingen kan ikke fortrydes).
- Opret en ny kørsel med den rigtige medarbejderudvælgelse (eller "Inkluder alle medarbejdere").
- Er kørslen allerede færdiggjort, er den permanent låst – rettelser skal håndteres i en efterfølgende lønkørsel.
Jeg kan ikke redigere eller slette en medarbejder – handlingen blokeres med en lønbesked
Medarbejdere, der er tilmeldt løn, er beskyttet, så løndata ikke kan ødelægges af brugere uden lønadgang: "Denne medarbejder er tilmeldt løn. Kun lønadministratorer kan foretage ændringer." Derudover kan du aldrig slette den medarbejder, hvis CPR-nummer matcher dine egne lønsystem-loginoplysninger.
- Bed en lønadministrator om at lave ændringen, eller få tildelt skriveadgang til løn på din egen bruger.
- Skal personen helt ud af løn først, kan en lønadministrator afmelde vedkommende (det sletter brugeren i lønsystemet og rydder koblingen), hvorefter medarbejderkortet kan håndteres normalt.
"Forbind ny" fejler med beskeden om, at virksomheden allerede findes i Intect
Virksomhedens CVR-nummer er allerede registreret hos lønudbyderen, så der kan ikke oprettes en ny konto.
- Brug i stedet muligheden for virksomheder, der allerede bruger Intect, og klik på Forbind.
- Indtast CPR-nummer og adgangskode for en bruger, der er administrator for virksomheden i Intect.
- Kendes adgangskoden ikke, så brug Nulstil adgangskode for at få en midlertidig adgangskode pr. e-mail, og forbind derefter.