Kunder og leverandører

Kunder og leverandører er stamkortene bag alt, hvad virksomheden sælger og køber. Her får du overblik over, hvad kortene indeholder, hvor du finder dem, og hvilke regler du skal kende.

Hvor finder du det?

Begge dele ligger i venstremenuen under Stamdata ("Records"):

Kunder ("Customers") på /records/customers med fanerne Kunder og Kundegrupper
Leverandører ("Suppliers") på /records/suppliers med fanerne Leverandører og Leverandørgrupper

Hvert kort åbner en detaljeside på /records/customers/ eller /records/suppliers/ med sin egen fanerække (Oversigt, Kontakter, Afdelinger m.fl. — afhængigt af licenser og rettigheder).

Hvad bruges kortene til?

Kundekortet samler identitetsdata (navn, adresse, momsnummer, EAN-nummer), kommercielle indstillinger (betalingsbetingelser, valuta, sprog, dokumentskabeloner og leveringsmåde for fakturaer) og organisatorisk struktur (kontakter, afdelinger og eventuelt en overordnet kunde). Fakturaer, abonnementer, tilbud og rykkere henter deres oplysninger herfra. Leverandørkortet gør det samme på indkøbssiden og har desuden en standardomkostningskonto, der bruges, når du bogfører regninger fra leverandøren.

Detaljesiderne er arbejdsdashboards og ikke bare datablade. Kundens oversigt viser samlet faktureret, udestående saldo, forfaldent beløb, en forfaldsoversigt med valgbare intervaller og opgørelsen Aktivitet & løbende saldo ("Activity & running balance") med alle fakturaer, kreditnotaer, betalinger og posteringer — hver med løbende saldo og mulighed for eksport som kontoudtog. Fra menuen Flere handlinger ("More actions") kan du starte en ny faktura, kreditnota, tilbud, ordrebekræftelse eller et abonnement direkte for kunden — eller flette dubletter. Leverandørens detaljeside spejler det samme for kreditorsiden.

Med en aktiv kundeportal-licens har kunder desuden en Portal-fane, hvor du inviterer kundens egne brugere ind i selvbetjeningsportalen, styrer deres roller og kan følge en aktivitetslog over alt, hvad brugerne har gjort i portalen.

Centrale begreber

Kunde / Leverandør: et modpartskort i virksomheden. Listerne kan filtreres på søgning, gruppe, tag, status og land og eksporteres til CSV/Excel; kunder kan desuden importeres.
Kundegruppe / Leverandørgruppe: alle kunder skal tilhøre en kundegruppe. Gruppen har gruppenummer, navn, valgfri rabatprocent, den tilgodehavendekonto, som kundens saldo bogføres på, og standardskabeloner til faktura og kreditnota. En leverandørgruppe har navn, beskrivelse og standardkonto for gæld.
Kundetype: "Erhverv" ("Business") eller "Privatperson" ("Private person"). Erhvervskunder skal have et kundenummer; privatkunder får automatisk ét tildelt (fx C001), hvis feltet står tomt.
Kundenummer / Leverandørnummer: kontonummeret udadtil. Skal være unikt i virksomheden.
Betalingsbetingelser: en type plus et antal dage. "Netto dage" ("Net days") = forfald er fakturadato plus N dage. "Kontant" ("Cash (immediate)") = forfald på fakturadatoen. "Løbende måned + dage" ("Running month + days", vises som "EOM + N days" i listen) = forfald ved udgangen af fakturamåneden plus N dage.
Momszone (kunder): "Indland" ("Domestic"), "EU (rubrik B)", "Udland (rubrik C)", "Indland uden moms" eller en OSS-zone pr. land. Styrer momsbehandlingen på salgsdokumenter.
CVR-opslag: en knap på både kunde- og leverandørformularen, der udfylder navn, adresse og momsnummer fra CVR-registret. Efter opslaget låses momsnummerfeltet.
EAN-nummer: GLN/EAN-identifikatoren til e-fakturering (NemHandel/Peppol). Kan sættes på selve kortet og pr. afdeling. Detaljesiden viser mærket "Kan modtage e-fakturaer" eller "Kan ikke modtage e-fakturaer" på baggrund af et opslag i modtagerregistret.
Kontakter: navngivne personer på kortet med e-mail og telefon. Præcis én er standardkontakt, og kontakter kan knyttes til afdelinger.
Afdelinger: underenheder i kundens eller leverandørens organisation (fx et lager eller et cost center) med eget PO-nummer, EAN/GLN, adresse, standardkontakt og — for kunder — leveringsmåde for fakturaer. Bruges til at dirigere faktureringen.
Åbningssaldo: saldoen overført fra dit tidligere regnskabssystem. Positiv betyder, at kunden skylder dig (for leverandører: at du skylder leverandøren). Den indgår i saldotallene og vises som sin egen række i aktivitetsopgørelsen.
Overordnet kunde / underkunder: kunder kan kædes sammen i et hierarki (kræver licens til parent/child-abonnementer). Hver underkunde har en Faktureringsrelation ("Billing relationship") på "Selv" eller "Forælder betaler", og fanen Underkunder ("Children") styrer listen og konsolideringen (faktura pr. underkunde eller samlet faktura samt faktureringsdag).
Status: kunder er Aktiv eller Inaktiv; leverandører er Aktiv, Inaktiv eller Arkiveret. Arkiverede leverandører er som standard skjult i listen.
Fletning: Flet kunder / Flet leverandører i menuen Flere handlinger. Ét kort er Vinder, og de øvrige er Tabere, hvis data flyttes til vinderen, før de slettes.
Portalroller: portalbrugere på en kunde har rollen "Owner", "Admin", "Billing admin" eller "User". Mærkerne "Invited" (endnu ikke logget ind) og "Disabled" viser kontoens tilstand.
Metadata: frie nøgle/værdi-par på kortet, som integrationer kan læse via det offentlige API.
Kreditmaksimum ("Credit Limit"): et felt på kundeformularen.

Saldi, forfald og aktivitet

Saldofelterne bygger kun på bogførte poster: fakturaer lægger til, kreditnotaer og betalinger trækker fra, og åbningssaldoen indgår i totalen. Positive tal betyder, at kunden skylder virksomheden. "Forfaldent" tæller åbne beløb, der er over forfaldsdatoen.
Slår du "medtag kladder" til (kan også aktiveres via URL'en), vises en "efter kladder"-projektion ved siden af de bogførte tal, og en skæringsdato kan afgrænse opgørelsen.
Forfaldsoversigten grupperer åbne fakturaer i intervaller ("Endnu ikke forfalden", "1-30 dage over forfald" osv.) med valgbart interval. Findes der fakturaer i fremmed valuta, oplyser en note, at beløbene vises i basisvalutaen og kan indeholde kursdifferencer.
Aktivitetstabellen viser fakturaer (inkl. kreditnotaer), betalinger, udligningsposteringer og åbningssaldo-rækken og kan eksporteres til CSV/Excel som kontoudtog. Meget store eksporter afvises med en besked om at indsnævre datointervallet.
Forfaldsdatoer på dokumenter følger kortets betalingsbetingelser: Netto dage lægger dagene til fakturadatoen, Kontant forfalder straks, og Løbende måned + dage går til månedens udgang og lægger derefter dagene til.

Faner og adgang på kundens detaljeside

Fanen Betalingsmetoder vises kun, når virksomheden har en tilsluttet betalingsudbyder. Abonnementer kræver læserettighed til abonnementer, Underkunder kræver parent/child-licensen, og Portal kræver kundeportal-licensen plus læserettighed til portalen. Fanerne Forudbetalinger, Udligninger og Dokumenter dækker åbne forudbetalinger, manuelle udligninger (som kan tilbageføres derfra) og interne referencedokumenter.

De vigtigste regler

Der skal findes mindst én kundegruppe, før du kan oprette kunder — knappen Tilføj kunde er blokeret med et tooltip indtil da.
Erhvervskunder skal have et kundenummer, og kunde- og leverandørnumre skal være unikke.
En OSS-momszone kan ikke kombineres med et momsnummer. OSS er en forbrugerordning — brug momszonen EU, når køberen har momsnummer.
Kunder med bogførte transaktioner kan ikke slettes, men kan gøres inaktive. Leverandører med posteringer eller kladder kan ikke slettes, men kan arkiveres.
Kundens e-mail, kontakter og afdelinger er beskyttede, når aktive abonnementer leverer fakturaer igennem dem.
Kundeimporten (CSV/Excel, maks 10 MB) kræver kundenummer, navn, e-mail og kundegruppe pr. række. Gruppenavne skal matche eksisterende grupper præcist, rækker med allerede brugte kundenumre springes over, og kundetype sættes som standard til erhverv og momszone til indland.
Har kunden momsnummer plus land eller et EAN-nummer, viser detaljesiden, om kunden kan modtage e-fakturaer. Resultatet caches i cirka en time, så en helt ny registrering kan være op til en time om at slå igennem.
Fletning af dubletter er permanent og kan ikke fortrydes.