Ofte stillede spørgsmål om kunder og leverandører

Her finder du svar på de spørgsmål, der oftest dukker op i arbejdet med kunde- og leverandørkort.

Jeg klikkede på Slet på en kunde, men den blev bare inaktiv — hvorfor?

Kunder med bogførte transaktioner kan ikke slettes helt, fordi historikken skal blive på bøgerne. Bekræftelsesdialogen tilbyder i stedet at deaktivere kunden ("Disable instead"), hvilket sætter status til Inaktiv.

1. Bekræft, at kunden har fakturaer eller betalinger — se aktiviteten på fanen Oversigt.
2. Acceptér deaktiveringen: Kunden forsvinder fra de aktive lister, men historikken bevares.
3. Har kunden reelt ingen transaktioner, og fejler sletningen alligevel, så tjek for underkunder med faktureringsrelationen "Forælder betaler" — de skal selv kunne levere deres fakturaer (eller fjernes som underkunder), før sletningen kan gennemføres.

Godt at vide: Slettes en kunde helt (uden transaktioner), fjernes også kundens portalorganisation og medlemskaber (selve brugerkontiene overlever og kan inviteres til andre kunder), eventuelle underkunder frigives (forældre-linket ryddes, og fakturering sættes til "Selv"), og referencer på banktransaktioner ryddes.

Hvorfor kan jeg ikke slette denne leverandør?

Leverandører med posteringer eller kladder er beskyttede: Sletningen afvises med en besked om, at leverandøren har tilknyttede posteringer eller kladder, og at du i stedet kan arkivere den.

1. Brug Arkivér leverandør ("Archive Supplier") i rækkens menu i stedet for Slet.
2. Leverandøren forsvinder fra standardvisningen (arkiverede rækker filtreres fra). Brug statusfilteret "Arkiveret" til at finde den igen og vælge Ophæv arkivering ("Unarchive Supplier").

Jeg kan ikke fjerne kundens e-mailadresse

Aktive abonnementer leverer fakturaer gennem en kontaktkæde, der ender ved kundens e-mail. Ville fjernelsen efterlade abonnementerne uden en leverbar e-mail, afvises ændringen med en besked om, at adressen bruges af aktive abonnementer.

1. Giv den relevante afdeling eller standardkontakten en fungerende e-mailadresse, eller
2. Opsig eller tilpas de abonnementer, der afhænger af adressen, og fjern derefter e-mailen.

Samme beskyttelse gælder for sletning eller fratagelse af kontakter og afdelinger, som abonnementer fakturerer igennem. Bemærk også, at standardkontakten og standardafdelingen ikke kan slettes, før en anden er gjort til standard — og en kontakt, der er standard for en afdeling, kan ikke slettes, før afdelingen har fået en ny standardkontakt.

Kundens saldofelt stemmer ikke med det, jeg forventer ud fra fakturalisten

Saldofelterne viser kun bogførte beløb og medregner åbningssaldoen fra dit tidligere system.

1. Slå "medtag kladder" til for at se "efter kladder"-projektionen, hvis der findes ubogførte kladder.
2. Tjek rækken "Åbningssaldo" i Aktivitet & løbende saldo — en saldo overført fra før migreringen ændrer totalen uden nogen synlig faktura.
3. Ved fakturaer i fremmed valuta: Bemærk noten om, at beløbene omregnes til basisvalutaen og kan indeholde kursdifferencer.

Detaljesiden siger "Kan ikke modtage e-fakturaer", men kunden insisterer på, at de er registreret

Mærket kommer fra et opslag i e-fakturerings-modtagerregistret ud fra kundens momsnummer/land og EAN/GLN-numre, og resultatet caches i cirka en time.

1. Kontrollér, at EAN-nummeret på kunden (og på faktureringsafdelingen, hvis fakturaerne går til en afdeling) er korrekt — kun cifre.
2. Er registreringen helt ny, så vent op til en time på, at cachen opdateres, og åbn siden igen.
3. Viser den stadig, at kunden ikke kan modtage, er identifikatoren ikke registreret som modtager. Bed kunden bekræfte registreringen hos deres e-faktureringsudbyder, og sæt i mellemtiden leveringsmåden for fakturaer til E-mail.

Vi har flettet de forkerte kunder — kan det fortrydes?

Nej. Flettevinduet advarer om, at fletning er permanent: Taberne slettes, efter deres data er flyttet til vinderen, og der findes ingen automatisk fortrydelse.

1. Vinderen rummer nu al historik, så ingen data er gået tabt — de sidder blot på det forkerte overlevende kort.
2. Genopret den kunde, der skulle have overlevet, og flyt fremtidig aktivitet dertil manuelt; historiske dokumenter bliver på flettevinderen.
3. Undgå gentagelser ved at bruge trinnet Gennemgå og afklar til at kontrollere antallet af flyttede poster samt valuta- og landeadvarsler, før du bekræfter.