Kundeportalen: det dine kunder ser

Kundeportalen er en separat, kundevendt webapp, hvor din virksomheds egne kunder logger ind og selv håndterer deres forhold til dig: abonnementer, betalingskort, fakturaer og deres egen konto. Portalen er helt adskilt fra selve LedgerBee – med eget login, egen session og din virksomheds egen branding.

Hvor finder du den

• Dine kunder bruger portalen på https:// .portal.ledgerbee.com (hver virksomhed får sit eget genererede slug) – eller på jeres eget domæne, når et custom domain er aktivt.
• Sidemenuen i portalen har fire sider: Dashboard, Abonnementer ("Subscriptions"), Fakturering ("Billing") og Indstillinger ("Settings").
• Offentlige prissider ligger på /p/ på samme portaladresse og kræver ikke login.
• Som operatør styrer du portalen fra System > Indstillinger ("Settings") > fanen Portal (kræver admin og Customer Portal-licensen). Den enkelte kundes portaladgang styres fra Stamdata ("Records") > Kunder > åbn kunden > fanen Portal.

Hvad kan dine kunder i portalen

• Se deres abonnementer og ændre dem: opgradere, nedgradere, skifte plan, sætte på pause, genoptage og opsige.
• Administrere gemte betalingskort.
• Downloade fakturaer, kreditnotaer og kvitteringer som PDF.
• Administrere deres egen konto (profil, adgangskode, tofaktorgodkendelse, passkeys) og deres organisations medlemmer.

Hvad styrer du som operatør

I portalindstillingerne bestemmer du, hvad portalen tilbyder: du udgiver abonnementsplaner som priskort, skriver versionerede betingelser til checkout, bygger routingregler der viser, skjuler eller tilpasser planer pr. målgruppe, vælger login-metoder (native login, single sign-on eller begge), slår selvoprettelse til, vælger hvilken kortudbyder portalen bruger til at gemme kort, brander portalen (logo, favicon, farver, skrifttyper), tillader indlejring af priskort og checkout på eksterne websites og registrerer et custom domain.

Nye kunder kan komme til uden invitation: en plan med en offentlig vanity-URL får en offentlig prisside (som også kan indlejres på jeres eget website), og checkout derfra kan oprette både abonnementet og kundekortet i ét flow. Eksisterende kunder får adgang via en invitation fra dig – eller ved selv at oprette en portalprofil, hvis selvoprettelse er slået til.

Centrale begreber

• Portal-slug / portaladresse: det genererede subdomæne, portalen serveres på (fx acme.portal.ledgerbee.com). Feltet er skrivebeskyttet – kontakt support, hvis det skal ændres.
• Custom domain (eget domæne): et subdomæne du selv ejer (fx portal.ditfirma.dk), som serveres foran portalen. Sættes op med en CNAME-record i DNS; apex-domæner understøttes ikke. Statusser: Afventer verificering, Afventer DNS, Udsteder certifikat, Aktivt, Fejlet. Mens et custom domain er aktivt, virker den delte adresse stadig som fallback, og kundevendte links i e-mails skifter til dit domæne.
• Organisation: hver kunde får en portalorganisation, og portalbrugere er medlemmer af den. En bruger kan være medlem af flere organisationer og skifter mellem dem i portalens topbjælke.
• Medlemsroller: Owner, Admin, Billing admin og User. Kun Owners kan invitere, forfremme og fjerne medlemmer. Faktureringssiderne kræver Owner, Admin eller Billing admin; kortadministration, Betal nu ("Pay now") og skift af betalingsmetode kræver Owner eller Billing admin.
• Magic link (login-link): et engangs-login-link leveret pr. e-mail. Udløber efter 15 minutter og kan kun bruges én gang. Det er standard-login-metoden.
• Login-metoder: Native (magic link, valgfri adgangskode, passkeys), SSO (kun OpenID Connect; native login afvises) eller Begge. Vælges pr. virksomhed på portalens fane Single sign-on.
• Abonnementsplan (portalplan): et sæt priskort bygget på abonnementsskabeloner. Planer er versionerede: præcis én redigerbar kladde og højst én udgivet version – kun den udgivne version vises for kunder.
• Vanity-URL: et offentligt marketing-slug på en plan. En plan er kun offentligt tilgængelig, når den både har en vanity-URL, og en routingregel gør den synlig for anonyme besøgende.
• Plan-routingregler: regler pr. målgruppe med handlingen Vis ("Show"), Skjul ("Hide") eller Tilsidesæt ("Override"). Betingelserne matcher land, kundetype (erhverv/privat), kundegruppe, en bestemt kunde eller metadata. Reglerne gælder alle planer eller udvalgte planer. En matchende Skjul vinder altid; Tilsidesæt-indhold (prisjustering, tilladte faktureringsintervaller, tilladte betalingsmetoder, tekster, kortstil, andre betingelser) flettes efter prioritet.
• Betingelser ("Terms"): versionerede juridiske dokumenter, der vises og accepteres ved checkout. To slags: Generelle (hele virksomheden) og Plan-betingelser (fastgjort pr. plan, vist i stedet for eller oven på de generelle). Kun udgivne betingelser tæller – en plan uden nogen udgivne betingelser kan ikke købes.
• Checkout: købsguiden i fire trin (Dine oplysninger, Betaling, Betingelser, Gennemse). Findes for kunder der er logget ind, på offentlige prissider og i indlejringer.
• Selvoprettelse ("self-signup"): indstillingen "Tillad kunder selv at oprette en portalprofil". Kræver en standardkundegruppe for erhvervskunder og én for privatkunder, før den kan slås til.
• Kortbetalinger i portalen: dit valg af udbyder (OnPay eller Stripe), som kunder bruger til at gemme nye kort. Slået fra som standard, også selvom en udbyder er forbundet; allerede gemte kort virker uanset.
• Standard- og backupkort: standardkortet trækkes først, og der kan udpeges et backupkort. American Express accepteres ikke til abonnementer.
• Indlejring ("embedding"): iframe-stumper til eksterne websites: priskort, checkout (med eller uden kortvalg) og et lukket kort til foridentificerede købere. Styres af en liste over tilladte domæner og indstillingen Tillad checkout i iframe ("Allow in-frame checkout").
• Besøg portal ("Visit portal"): du kan åbne en kundes portal fra kundens Portal-fane og agerer der som dig selv. Der registreres en begrundelse til revisionssporet, alle ændringer tilskrives dig, og portalens kontoindstillinger er slået fra i denne tilstand.

Vigtige regler at kende

• Magic links udløber efter 15 minutter og kan kun bruges én gang. En session varer én time og forlænges, mens den er aktiv.
• Den første bruger, du inviterer, bliver Owner af kundens portalorganisation.
• Kunder ser kun den udgivne version af en plan. Priserne på et priskort er et fastfrosset øjebliksbillede fra da planversionen blev bygget – senere prisændringer i kataloget kræver, at planen udgives igen.
• Checkout er blokeret, hvis planen ikke har udgivne betingelser.
• Legacy-abonnementer ("Plan udgået – håndteres af salg") og ad-hoc-abonnementer ("Individuelle vilkår – håndteres af salg") er skrivebeskyttede i portalen.
• Kun aktive abonnementer kan sættes på pause, kun pausede kan genoptages, og et pauset abonnement kan ikke opsiges fra portalen.
• Opgraderinger træder i kraft i dag med en forholdsmæssig opkrævning; nedgraderinger træder i kraft ved periodens udgang uden opkrævning. Fornyelsesdatoen flytter sig aldrig.
• Ændringer i regler, betingelser og planer opdaterer portalens katalog-cache med det samme; i sjældne tilfælde kan offentlige prissider hænge op til cirka et minut efter.