Kontoplan, momskoder og dimensioner: Sådan hænger det sammen

Kontoplanen, momskoderne, dimensionerne og journalkategorierne er fundamentet for al bogføring i LedgerBee. Her får du et overblik over, hvad de fire kataloger gør, hvor du finder dem, og hvilke regler der er vigtigst at kende.

Hvor finder du det?

• Kontoplan: venstremenuen Stamdata > Kontoplan ("Records > Chart of Accounts") – /records/chart-of-accounts – med to faner: Konti ("Accounts") og Skabeloner ("COA Templates").
• Momskoder: venstremenuen Regnskab > Moms ("Accounting > VAT") – /accounting/tax-vat – under fanen Momskoder ("VAT Codes"). Samme liste findes også som selvstændig side på /records/vat-codes ("VAT & Tax Codes").
• Journalkategorier: venstremenuen Stamdata > Journalkategorier ("Records > Journal Categories") – /records/journal-categories.
• Dimensioner og tags: venstremenuen Stamdata > Dimensioner & Tags ("Records > Dimensions & Tags") – /records/tags – med fanerne Dimensioner og Tags.
• Dimensionsrapport: Regnskab > Rapporter (/accounting/reports), fanen Dimensioner.

Hvad bruges de til?

Kontoplanen er virksomhedens kontokatalog. Den viser alle konti for et valgt regnskabsår (eller en enkelt periode i året) med primosaldo, bevægelse og aktuel saldo, grupperet under overskriftsrækker, der kan foldes sammen. Du kan oprette konti, redigere dem direkte i listen i en masseredigeringstilstand, deaktivere og genaktivere dem, mappe dem til landets standardkontoplan og eksportere kontoplanen. På fanen Skabeloner kan du udskifte hele kontoplanen med en foruddefineret eller egenuploadet skabelon. Klikker du på en konto, åbner et panel med kontoens bogførte posteringer i den valgte periode.

Momskoder styrer, hvordan moms beregnes og bogføres. Hver kode har en unik identifikation, en beskrivelse, en sats, en type (hvilken dansk momsindberetningskategori den hører til), et beregningsprincip (brutto eller netto), en momskonto og – ved omvendt betalingspligt – en modpostkonto. Når en bilagslinje eller faktura har en momskode, danner systemet automatisk momsposteringerne ved bogføring, og momsopgørelsen under Regnskab > Moms samler de bogførte beløb pr. kodetype i skattemyndighedernes indberetningsfelter.

Dimensioner og tags lader dig kategorisere posteringer uden at oprette nye konti. En dimension er en kategori, hvor hver posteringslinje kan bære præcis én værdi (fx en Afdeling-dimension med værdierne Salg, Produktion og Administration). Et tag er en multi-select-kategori, der sættes på hele bilaget. Værdier kan indlejres (over- og underværdier), og en dimension kan have fordelingsnøgler – navngivne procentfordelinger, der automatisk fordeler én linje ud på flere dimensionsværdier ved bogføring. Dimensionsrapporten krydser kontoplanen med dimensionsværdierne.

Journalkategorier er et separat, enklere katalog, der grupperer bilag og begrænser, hvilke bilagstyper hver kategori tillader.

Centrale begreber

• Kontotype ("Account Type"): Balance ("Balance Sheet"), Drift ("Profit and Loss"), Overskrift ("Heading"), Overskriftsskift ("Heading Break"), Sum fra ("Total From") og Sum-intervaller ("Total Intervals"). Kun balance- og driftskonti kan modtage posteringer – resten er struktur (overskrifter) eller beregnede sumrækker.
• Kontosammentælling: en "Sum fra"-konto summerer alle konti fra et angivet nummer op til kontoen selv (eksklusive); en "Sum-intervaller"-konto summerer et eller flere eksplicitte kontonummerintervaller.
• Kontoklassifikation ("Account Classification"): Aktiv, Forpligtelse, Egenkapital, Indtægt eller Omkostning. Styrer kontoens normale debet/kredit-side, når kontoen oprettes (falder tilbage til debet, hvis hverken klassifikation eller side er angivet).
• Debet/Kredit: kontoens normale saldoside, som rapporter bruger til at fortolke saldoens fortegn.
• Samlekontotype ("Control Account Type"): Debitorer ("Accounts Receivable") eller Kreditorer ("Accounts Payable") – markerer kontoen som kunde-/leverandørsamlekonto.
• Primosaldo ("Opening Balance") og Primosaldo (basisvaluta): startsaldoen for året. En balancekonto i fremmed valuta har både beløbet i fremmed valuta og modværdien i basisvaluta.
• Maps To: kobler kontoen til en post i landets standardkontoplan af hensyn til ensartet rapportering. Standardkontoplanen er en reference – bogføringen rammer altid virksomhedens egen kontoplan.
• Systemkonto: en konto koblet til en systemrolle; der er én konto pr. rolle pr. virksomhed. Roller omfatter momsafregning, momsafrunding, bilagsafrunding, kursgevinst/-tab, periodiseret omsætning, forudbetalte omkostninger, kundeforudbetalinger (forpligtelse), leverandørforudbetalinger (aktiv), tab på debitorer, tab på kreditorer samt anlægskontiene (kostpris, akkumulerede afskrivninger, afskrivninger og gevinst/tab ved afgang).
• Deaktiveret konto: blødt arkiveret. Vises i kursiv gråt, når til/fra-knappen Vis deaktiverede ("Show deactivated") er slået til. Nye posteringer afvises; historikken bevares.
• Momskode, beskrivelse og momssats (%): kodens identifikation (unik pr. virksomhed), visningsnavnet og procentsatsen.
• Momstype ("VAT Type"): en af 13 indberetningskategorier, fx udgående salgsmoms, indgående købsmoms, indenlandsk salg uden moms, varesalg til andre EU-lande, salg af ydelser til andre EU-lande, salg til lande uden for EU, køb af varer/ydelser i udlandet, køb af varer/ydelser i EU (Rubrik A) og indenlandsk omvendt betalingspligt. Brugerfladen grupperer dem som Udgående/Salg ("Output / Sales"), Indgående/Køb ("Input / Purchase") og Omvendt betalingspligt ("Reverse Charge").
• Princip ("Principle"): Brutto (inkl. moms) – det indtastede beløb er inklusive moms, som skilles ud af beløbet; Netto (ekskl. moms) – momsen lægges oven i beløbet. Princippet følger typen og kan ikke vælges frit: alle typer med omvendt betalingspligt er netto, alt andet er brutto.
• Momskonto og Kreditkonto: kontoen, momsbeløbet bogføres på, og (kun ved omvendt betalingspligt) den modstående kontrakonto.
• Dimension: en tag-kategori markeret "kun ét tag pr. postering" (vises som "Dimension – unik pr. postering"). Hver posteringslinje bærer højst én værdi fra den.
• Tag: en multi-select-kategori ("Tag – multi-select"), der sættes på bilagsniveau.
• Værdi: en enkelt post i en dimension eller et tag; værdier kan have en overordnet værdi (underværdier).
• Fordelingsnøgle ("Distribution key"): en gemt procentfordeling på en dimension (fx "Region split 70/30"), hvis allokeringer skal summe til præcis 100 %.
• Arkiveret (dimension/tag/værdi/nøgle): bliver stående på historiske posteringer, men kan ikke bruges på nye. Forskellig fra sletning, som er permanent og kun tilladt, når elementet er ubrugt.
• Administreret af Projekter ("Managed by Project"): en dimension, som Projekter-appen vedligeholder automatisk; den redigeres dér, ikke på siden Dimensioner & Tags.
• Journalkategori: et navn plus et sæt tilladte bilagstyper (journalpostering, leverandørfaktura, leverandørbetaling, kundefaktura og kundebetaling) og et valgfrit standardflag.

De vigtigste regler

• Kontoplansiden styres af en regnskabsårs- og periodevælger ("Hele året" eller en bestemt måned); saldi vises for det valgte. Det nyeste ikke-lukkede år er forvalgt.
• Danske virksomheder får automatisk en komplet standardkontoplan inklusive momskoder ved onboarding – herefter vedligeholder du den på kontoplansiden.
• Kontonumre skal være unikke pr. virksomhed. Oprettelse eller omnummerering til et eksisterende nummer afvises med en fejl om, at kontonummeret allerede findes.
• Fremmed valuta kan kun sættes på balancekonti, og når primosaldoen er forskellig fra nul, skal beløbet i basisvaluta også angives.
• Primosaldi på driftskonti låses efter den første årsafslutning. Derefter skal indtægts- og omkostningskonti have primosaldo nul – driftskonti nulstilles ved hvert årsskifte, og resultatet overføres til overført resultat. Før første afslutning er primosaldi tilladt (fx ved migrering midt i året).
• Deaktivér frem for at slette. Deaktivering stopper nye posteringer, mens bilag, rapporter og historiske saldi bevares, og den kan altid fortrydes. Sletning er blokeret, så længe kontoen er i brug, og en konto, der er koblet som systemkonto, kan ikke deaktiveres.
• At anvende en kontoplanskabelon fra fanen Skabeloner er destruktivt: advarslen lyder "This action will delete all existing accounting data!", og funktionen er deaktiveret, når virksomheden har bogført bilag.
• Ved momskoder styrer typen resten af opsætningen: princippet sættes automatisk, og når en kode først er brugt på transaktioner eller sat på konti, kan kun navn og kode ændres.
• For dimensioner og tags gælder: arkivér elementer med historik – sletning er permanent og afvises, så længe elementet er refereret nogen steder.
• Hver virksomhed har automatisk en standardjournalkategori ("Daglig"), der tillader alle bilagstyper og bruges, når et bilag oprettes uden eksplicit kategori. Er bilagets type ikke tilladt i kategorien, afvises bogføringen. Standardkategorien kan ikke åbnes for redigering fra listen.
• Rettigheder: Oprettelse og redigering af konti, dimensioner og tags kræver skriveadgang til stamdata ("records write"); at se kontoplansiden kræver læseadgang til stamdata. Momskoder kræver derimod skriveadgang til regnskab ("accounting write").