Kassekladde og bogføring: Sådan fungerer posteringer

Kassekladden er arbejdsområdet for manuel bogføring i LedgerBee. Her opretter du kladder, gennemgår dem og bogfører dem – og alt, der allerede er bogført, finder du i den skrivebeskyttede hovedbogsvisning under Bogførte posteringer.

Her finder du det

• Applikationer > Kassekladde (“Journal Entries”) på /applications/journal-entries – her opretter og bogfører du posteringer.
• Regnskab > Bogførte posteringer (“Booked Entries”) på /accounting/booked-entries – den skrivebeskyttede oversigt over alt bogført, med tre faner: Posteringer (“Journal Entries”), Transaktioner (“Transactions”) og Dokumenter (“Documents”).
• Opsætning: Stamdata > Journalkategorier (“Records > Journal Categories”, /records/journal-categories), Stamdata > Tags (/records/tags) og Regnskab > Regnskabsperioder (“Accounting Periods”, /accounting/periods).

Bogførte posteringer og de øvrige sider under Regnskab vises kun, hvis du har læseadgang til regnskab.

Fra kladde til bogført

En kladde består af dato, beskrivelse samt debet- og kreditlinjer med konti og beløb – og eventuelt momskoder, tags/dimensioner og vedhæftede bilag. Når du bogfører, bliver kladden til en permanent postering med et fortløbende posteringsnummer og de tilhørende hovedbogsposteringer.

Du kan også oprette kladder i bulk: Upload bilag (PDF, JPG eller PNG – én kladde pr. fil, med valgfri automatisk dataudlæsning), eller importér en CSV-/Excel-skabelon via importguiden (“Import Wizard”).

En bogført postering er skrivebeskyttet og kan aldrig redigeres. Fejl rettes med korrektioner: Tilbagefør (“Reverse only”), Tilbagefør og ret (“Reverse & correct”) eller Omkontér (“Reclassify”). Enhver korrektion opretter nye posteringer, og originalen bliver altid stående – det holder revisionssporet intakt.

I oversigten viser hver kladde et parathedssignal: “Klar til bogføring” (“Ready to book”), “I gang” (“In progress”) eller “Manglende felter eller fejl” (“Missing fields or errors”).

Centrale begreber

• Kladde: en postering, der er oprettet, men endnu ikke bogført. Kan redigeres og slettes frit; status vises som “Kladde” (“Draft”).
• Bogført: en postering, der er posteret i hovedbogen. Skrivebeskyttet og med posteringsnummer; fejl kræver en korrektion.
• Gennemgået: et valgfrit kvalitetstrin på kladder. Markér som gennemgået (“Mark as reviewed”) låser alle felter, indtil markeringen fjernes igen.
• Linje / splitpostering: hver postering har mindst én debetlinje og én kreditlinje. Tilføj linje (“Add line”) bygger flerlinjede posteringer, og bunden af formularen viser debetsum, kreditsum og difference med en “Balanceret”-indikator.
• Momskode: sættes pr. linje. Ved bogføring udskilles momsdelen automatisk til momskontoen som en ekstra postering markeret “Autogenereret” (“Auto-generated”).
• NET/GROSS: pr. beløb vælger du, om det indtastede tal er netto (moms lægges oveni: beløb x sats / 100) eller brutto (moms trækkes ud: beløb x sats / (100 + sats)).
• Journalkategori: navngivne grupper, der samler kladder (standardkategorien hedder “Daily”) og kan begrænse de tilladte journaltyper.
• Tags og dimensioner: værdier fra tag-kategorier, der sættes på posteringen eller på enkelte linjer. En kategori markeret “Kun ét tag pr. postering” fungerer som en dimension (én værdi ad gangen, fx omkostningssted); andre kategorier tillader flere tags.
• Gruppe: to eller flere posteringer med samme gruppenummer balancerer som en samlet enhed. Enkelte medlemmer må gerne være ubalancerede, når blot gruppen samlet går i nul. Vises som en “Gruppe”-kolonne/-markering.
• Journaltype: posteringens klassifikation – Journalpostering, Leverandørfaktura, Leverandørbetaling, Kundefaktura eller Kundebetaling – plus systemtyper (Valutakursregulering, Momsafregning, Åbningsbalance, Årsafslutning, Kunderykker).
• Tilbageførsel: en ny bogført postering, der spejler originalen med debet og kredit byttet om og er kædet sammen med den. Originalens status vises som “Tilbageført” (“Reversed”).
• Regnskabsperiode: månedlige perioder i et regnskabsår. En lukket periode eller et lukket år blokerer alle posteringer dateret i den.

De vigtigste regler

• Balancekrav: Debet skal være lig kredit, før der kan bogføres. Der kræves mindst to linjer (én debet og én kredit), debet og kredit må ikke bruge samme konto, og beløb må ikke være nul. En lille afrundingsdifference (op til 0,01 i virksomhedens valuta) kan stadig bogføres – resten posteres automatisk på virksomhedens afrundingskonto (konto 3770 på den danske standardkontoplan). Er der ikke sat en afrundingskonto op, fejler bogføringen, indtil kontoen er valgt i kontoplanens indstillinger. Alt, der er ubalanceret ud over 0,01, afvises.
• Lukkede perioder: Enhver postering – bogføring af en kladde, en tilbageførsel eller en omkontering – kontrolleres mod regnskabskalenderen på posteringsdatoen. Perioder lukkes og genåbnes i streng rækkefølge: tidligere perioder skal lukkes før senere, og senere perioder skal genåbnes før tidligere. Genåbning af et lukket år kræver en begrundelse (som logges) og en bekræftelse af, at allerede indberettede momstal ændres.
• Samlekonti: En linje på en debitorkonto kræver en kundereference, og en linje på en kreditorkonto kræver en leverandørreference. Formularen advarer undervejs, og bogføringen afvises ellers.
• Valuta: Posteringer kan være i fremmed valuta med en valutakurs, der hentes automatisk efter dato og kan overstyres. En konto i en anden valuta end posteringens afvises med en besked, der nævner begge valutaer.
• Periodisering: En omkostningslinje kan fordeles over en periode med Periodisér over periode (“Accrue over period”, indregnes månedligt), og en omsætningslinje kan udskydes med Udskyd omsætning over periode (“Defer revenue over period”). Slutdatoen skal ligge efter startdatoen.
• Bilag: Maks 10 MB pr. fil (PDF, JPG, PNG). Bilag kan også vedhæftes allerede bogførte posteringer, og alle bilag på bogført materiale kan gennemses på fanen Dokumenter under Bogførte posteringer. Fjernelse af et bilag kræver bekræftelse og kan ikke fortrydes.
• Momskoder i brug: Momskoder, der er brugt på bogførte posteringer, kan ikke ændres eller slettes.
• Rettigheder: At oprette og bogføre kræver skriveadgang til kassekladden. At se bogførte posteringer og transaktioner kræver læseadgang til regnskab, og korrektioner kræver skriveadgang til regnskab.