Indstillinger, brugere og din LedgerBee-plan: Sådan hænger det sammen

Indstillinger ("Settings") og Brugere ("Users") er de to administratorsider, hvor du styrer virksomhedens opsætning i LedgerBee – fra firmaoplysninger og dokumentskabeloner til brugeradgang, roller og kundeportalens udseende. Her får du overblikket over, hvad siderne indeholder, og hvilke regler der gælder.

Hvor finder du det

Indstillinger ligger i venstremenuen under System på /system/settings.
Brugere ligger samme sted på /system/users.
Begge sider er kun synlige for administratorer – andre brugere ser dem hverken i menuen eller kan åbne dem via URL'en.
Dine personlige Notifikationsindstillinger ("Notification Settings") ligger på /notification-settings og åbnes via linket Gå til indstillinger ("Go to settings") i notifikationsklokken.
Dine personlige Sikkerhedsindstillinger ("Security Settings") – adgangskode, tofaktorgodkendelse og passkeys – åbner du fra profilmenuen øverst til højre.

Hvad siderne indeholder

Indstillinger åbner på en oversigtsside med et søgefelt og kort for hver indstillingsgruppe:

Organisation: Firmaoplysninger og Ændringslog.
Fakturering & dokumenter: Nummerering & sekvenser, Dokumentskabeloner, Betalingsopsætning, Planlagt afsendelse og Betalingspåmindelser.
Regnskab: Systemkonti – og Anlægsaktiver, når den funktion er slået til.
Workflows & adgang: Godkendelsesworkflows, Roller, Brugerprovisionering og Rådgivere.
Kommunikation: Leveringsevne, Domæneregistrering og E-mailhistorik.
Portal (kun for virksomheder med Customer Portal-licensen): portaladresse, branding, indlejring, betingelser, planer, plan-routing, single sign-on og eget white-label-domæne.

På Brugere inviterer du nye brugere pr. e-mail, markerer dem som administrator, tildeler virksomhedsroller, kræver SSO og gennemgår de seneste logins under fanen Login-hændelser ("Login events").

Centrale begreber

Administrator – en markering pr. virksomhed på den enkelte bruger (til/fra-knappen Administrator i invitations- og redigeringspanelet). Administratorer ser siderne Indstillinger og Brugere og består alle rollebaserede rettighedstjek – med én undtagelse: færdiggørelse af løn kræver altid den særskilte Finalize-rettighed.
Virksomhedsroller ("Company Roles") – navngivne rettighedspakker, som oprettes under Indstillinger > Workflows & adgang > Roller. Hver rolle giver rettigheder pr. område (Core, Subscriptions, Accounting, Records, Payroll, Inbox m.fl.) med handlingerne Vis ("View") og Rediger ("Edit"); Payroll har desuden Finalize, og Inbox har en selvstændig Admin-handling. En bruger kan have flere roller.
Systemrolle – en rolle, der oprettes automatisk (fx når en licens tildeles). Systemroller kan ikke redigeres eller slettes.
Invitationsstatus – Accepteret ("Accepted"), Afventer ("Pending") eller Udløbet ("Expired") i brugertabellen. Et invitationslink er gyldigt i 3 dage; gensendes invitationen, udstedes et nyt link, og alle gamle links bliver ugyldige.
Kræv SSO ("Require SSO") – en indstilling ved invitation eller redigering, der tvinger brugeren til at logge ind via single sign-on i stedet for adgangskode.
Login-hændelser – en revisionstabel (kun for administratorer) over gennemførte og fejlede logins med bruger, e-mail, udbyder og tidspunkt.
Tofaktorgodkendelse (2FA) – en tidsbaseret kode fra en autentificeringsapp (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy). Vises som "Administreret af {udbyder}" ("Managed by {provider}"), når brugeren logger ind via en SSO-udbyder.
Passkeys – login med enhedens biometri (Face ID, fingeraftryk, Windows Hello). Adgangskoden forbliver aktiv som backup. Tilføjelse af en passkey kræver bekræftelse med adgangskoden (og en MFA-kode, hvis 2FA er slået til).
SCIM-provisionering (fanen Brugerprovisionering ("User provisioning")) – en token-baseret forbindelse, der lader en identitetsudbyder (Microsoft Entra ID, Okta, OneLogin, JumpCloud, PingOne) synkronisere personer ind i virksomhedens medarbejderkartotek automatisk. Bemærk: SCIM opretter medarbejdere, ikke login-brugere.
Licens – en funktionsrettighed pr. virksomhed med valgfri start- og slutdato, som tildeles af LedgerBee. En licens er aktiv, når startdatoen er i dag eller tidligere, og slutdatoen er tom eller ligger i fremtiden.
Eget domæne ("Custom domain") – white-label-adressen for kundeportalen (fx portal.ditfirma.dk), der bruges i stedet for den fælles LedgerBee-adresse. Statusser: Afventer verifikation, Afventer DNS, Udsteder certifikat, Aktiv og Fejlet.
Portal-slug – den genererede identifikator i den fælles portaladresse. Feltet kan ikke ændres i appen ("Kontakt support, hvis du har brug for at ændre dette") og fungerer som reserve-URL, mens et eget domæne er aktivt.
Dokumentstandarder ("Document Defaults") – virksomhedens fælles logo og farver til PDF-dokumentskabeloner, som skubbes ud på valgte skabeloner med en eksplicit Anvend-handling ("Apply").
Ændringslog ("Change log") – en skrivebeskyttet tidslinje over ændringer i virksomhedens konfiguration: firmaoplysninger, nummersekvenser, systemkonti, skabeloner, eget domæne, portalplaner samt offboarding- og deaktiveringshændelser.
Notifikationspræferencer – pr. bruger og pr. hændelsestype med kolonnerne EMAIL og APP samt en CROSS COMPANY-kolonne, der leverer notifikationen, selv når du arbejder i en anden virksomhed (vises kun for brugere med adgang til flere virksomheder).

Vigtige regler

Indstillinger og Brugere er kun for administratorer; rollerettigheder alene giver aldrig adgang til dem. Portal-gruppen kræver desuden Customer Portal-licensen, fanen Rådgivere er kun for administratorer, Partner-fanen vises kun for partnervirksomheder, og Anlægsaktiver vises kun, når funktionen er slået til, og brugeren kan se anlægsaktiver.
Firmaoplysninger rummer bl.a. adresseblok, firmanavn, registrerings-/momsnummer (8-12 cifre), kontakt- og faktureringsmails, DPO-mail, kontaktperson, hjemmeside, telefon, land, foretrukket sprog, kundelokalitet, standardvaluta og indregningsmetoden ("Recognition Method": Calendar Month eller Straight Line). Indregningsmetoden låses, når den første indregningsplan er oprettet.
Fakturaens og de øvrige PDF'ers layout styres af Dokumentskabeloner (typer som Faktura, Kreditnota, Tilbud, Ordrebekræftelse, Købsordre og Kontoudtog, hver med et Standard-mærke). Under Nummerering & sekvenser sætter du næste nummer for dokumenter, fakturaer, kreditnotaer, betalinger, journalposteringer, journaltransaktioner, kvitteringer, tilbud, ordrebekræftelser og købsordrer – med forhåndsvisning af næste værdi.
Systemkontiene til forudbetalte omkostninger ("Prepaid Expense") og udskudt omsætning ("Deferred Revenue") skal være sat op, før periodiseringsfunktionerne virker.
Når Dokumentstandarder anvendes på skabeloner, bekræfter du først – handlingen kan ikke fortrydes.
Portalens branding (brandfarve som 6-cifret hex, knaptekst-kontrast Auto/Lys/Mørk, skrifttyper, hjørneradius, logo og favicon) redigeres under Indstillinger > Portal > Branding. Logo: SVG eller transparent PNG, kvadratisk, 512x512 px anbefales, maks. 2 MB. Favicon: SVG/PNG/ICO, maks. 256 KB. Ændringer slår igennem ved portalens næste sideindlæsning, og Nulstil til standard gendanner standardtemaet.

Din LedgerBee-plan (licenser)

Adgang til betalte funktioner (fx Subscriptions, Payroll, Corporate Cards, Customer Portal, Dashboard Pro, Fixed Assets, Projects og Purchase) styres af licenser, som LedgerBee tildeler pr. virksomhed. Der findes ingen side i appen, hvor du selv kan købe, opgradere eller se din plan – ændringer går gennem LedgerBee support/salg.

Mangler licensen, eller er den udløbet, skjules de tilhørende sider, faner og menupunkter, eller der vises en besked som "Corporate Cards kræver en licens. Kontakt support for at få funktionen slået til for din virksomhed." Når en licens tildeles eller fjernes, slår det igennem med det samme – men du skal muligvis genindlæse appen for at se nye menupunkter. Nogle licenser opretter automatisk en systemrolle, når de tildeles (fx opretter Cashflow en "Cashflow"-rolle med vis- og redigeringsrettigheder og tildeler den til virksomhedens aktive brugere), så funktionen kan bruges med det samme.