Tilknyt en leverandørfaktura til en indkøbsordre

Ved at knytte leverandørens fakturaer til en indkøbsordre kan du se, hvor meget af det bestilte beløb der er faktureret. Tilknytningen sker enten automatisk under dokumentanalysen eller manuelt fra ordrens detaljevisning.

Forudsætninger

• Ordren er Sendt eller Modtaget – fakturaer kan kun knyttes til åbne ordrer.
• Leverandørens faktura er modtaget i virksomhedens dokumenter (upload eller e-mailindbakke).
• Du har skriverettighed til indkøb for at kunne tilknytte manuelt.

Automatisk tilknytning

Når en leverandørfaktura er færdig med AI-analysen, forsøger systemet at knytte den til en indkøbsordre. Det sker kun, hvis ALLE disse betingelser er opfyldt:

• Analysen har læst et indkøbsordrenummer på fakturaen.
• Der findes en ordre med præcis dét nummer i virksomheden.
• Ordren er åben (Sendt eller Modtaget).
• Fakturaens genkendte leverandør modsiger ikke ordrens leverandør (ved leverandør-uoverensstemmelse springes den automatiske tilknytning over – manuel tilknytning er stadig mulig).

En automatisk tilknytning mærkes Auto på ordren. Funktionen er forsigtig og idempotent: en ny analyse kan aldrig tilknytte dobbelt, og en fejl blokerer aldrig dokumentbehandlingen.

Manuel tilknytning – trin

1. Gå til Applikationer > Indkøb og åbn ordren (den skal være Sendt eller Modtaget).
2. Klik på Tilknyt faktura ("Link invoice") i sektionen Tilknyttede fakturaer ("Linked invoices").
3. Søg i vælgeren, som kun viser denne leverandørs fakturadokumenter (søgning på tværs af leverandører tilbydes bevidst ikke). Fakturaer, der allerede er knyttet til en indkøbsordre, vises deaktiverede med teksten "Already linked to a purchase order".
4. Vælg den rigtige faktura og klik på Tilknyt ("Link").
5. Resultat: fakturaen vises under Tilknyttede fakturaer mærket Manuel, beskeden "Invoice linked" vises, og kolonnen Faktureret for ordren stiger med fakturaens aflæste beløb.

Godt at vide

• Én faktura kan højst være knyttet til én indkøbsordre ("This invoice is already linked to a purchase order."), men én ordre kan have mange tilknyttede fakturaer.
• Du kan fjerne tilknytningen pr. faktura (med en bekræftelse). Til- og frakobling er rene metadata-handlinger: de rører aldrig bogføringen og ændrer ingen af dokumenterne.
• Tallet i Faktureret er summen af de tilknyttede fakturaers aflæste totaler. Kunne analysen ikke læse et beløb på en faktura, bidrager den tilknytning med nul – tallet kan derfor være lavere end virkeligheden.
• Prøver du at tilknytte til en ordre, der ikke er Sendt eller Modtaget, vises fejlen "Invoices can only be linked to sent or received purchase orders."
• Ordren lukkes aldrig automatisk, selv når de tilknyttede fakturaer når op på ordrebeløbet – lukning er altid din beslutning.