Skip to content
English
  • There are no suggestions because the search field is empty.

Overblik: Indkøbsordrer i Indkøb

Hvad Indkøb-modulet gør, hvor du finder det, og de vigtigste begreber og regler

Med Indkøb ("Purchase") opretter, sender og følger du indkøbsordrer – dokumenter, der forpligter et beløb hos en leverandør, før leverandørens faktura ankommer. Du finder modulet i venstremenuen under Applikationer > Indkøb på siden /applications/purchase.

Menupunktet vises kun, hvis virksomheden har Indkøbslicensen, og du har læserettighed til indkøb.

Sådan fungerer en indkøbsordre

En indkøbsordre starter som kladde, får et dokumentnummer, når den sendes (numre ser ud som PO-00001), leveres til leverandøren som en brandet PDF (via e-mail eller manuel download) og bevæger sig derefter gennem statusserne Modtaget, Lukket eller Annulleret, efterhånden som købet skrider frem.

En indkøbsordre er udelukkende et handelsdokument: den bogfører aldrig noget. Der oprettes ingen postering, ingen momsbogføring, og hverken rapporter eller leverandørsaldi påvirkes på noget tidspunkt. Bogføringen sker senere, når leverandørens faktiske faktura modtages og bogføres gennem det normale dokumentflow – indkøbsordren registrerer blot, hvad der er bestilt, og lader dig sammenligne "bestilt" med "faktureret".

Forbindelsen mellem de to verdener er tilknyttede fakturaer ("Linked invoices"): indgående leverandørfakturaer fra virksomhedens dokumentindbakke kan knyttes til en indkøbsordre – enten automatisk (når AI-dokumentanalysen læser et ordrenummer på fakturaen) eller manuelt fra ordrens detaljevisning. Ordrelisten viser kolonnen Faktureret ("Invoiced") ved siden af ordrebeløbet, så du kan se, hvor meget af hver ordre der er faktureret indtil videre.

Centrale begreber

  • Indkøbsordre – et ordredokument til en leverandør, der forpligter et beløb, før regningen ankommer. Statusser: Kladde ("Draft"), Sendt ("Sent"), Modtaget ("Received"), Lukket ("Closed") og Annulleret ("Cancelled").
  • Nummer – ordrens dokumentnummer, fx PO-00001. Kladder har intet nummer; listen viser teksten "Kladde", indtil ordren er sendt.
  • Leverandør – den leverandør, ordren afgives til. Alle ordrer skal have én.
  • Ordredato / Forventet levering – ordrens to datoer. Forventet levering er valgfri og vises, når den er sat, i e-mailen til leverandøren i stedet for en forfaldsdato.
  • Linjer – ordrelinjer med valgfrit Produkt, Beskrivelse, Antal, Enhed, Enhedspris og linjetotal. Vælger du et produkt, udfyldes beskrivelsen og en foreslået enhedspris fra produktets prisliste (en aktiv pris i ordrens valuta vinder; trappepriser uden fast beløb foreslår ingenting). Et nyt produkt kan oprettes direkte fra linjeeditoren.
  • Beløb / Faktureret – listens to beløbskolonner: ordrens total og summen af beløbene på de fakturaer, der er knyttet til ordren (bestilt vs. faktureret).
  • Tilknyttede fakturaer – leverandørfakturaer knyttet til ordren. Hver tilknytning er mærket Auto (knyttet af dokumentanalysen) eller Manuel ("Manual", knyttet af en bruger). Én faktura kan højst være knyttet til én indkøbsordre.
  • Afregningsstatus – et listefilter med valgmulighederne Ikke afregnet ("Not settled": udestående ordrer, dvs. Sendt + Modtaget) og Afregnet ("Settled": lukkede ordrer).
  • Send til: Kontakt / E-mail – de to modtagertilstande i send-trinnet: vælg en leverandørkontakt (evt. afgrænset efter afdeling) eller indtast en engangs-e-mailadresse, som kan gemmes på leverandøren i samme trin.
  • Indkøbslicens – det betalte modul. Uden licensen vises Indkøb ikke i navigationen, og siden kan ikke åbnes.

De vigtigste regler

  • Kun kladder kan redigeres og slettes. Sendte, modtagne, lukkede og annullerede ordrer kan ikke redigeres; fejlbeskeden er "Only draft purchase orders can be edited." Prøver du at slette andet end en kladde, får du "Only draft purchase orders can be deleted. Cancel the order instead."
  • Sendt nås kun gennem send-flowet – aldrig ved en manuel statusændring. Fra Sendt kan du vælge Markér som modtaget ("Mark received"), Luk ordre ("Close order") og Annuller ordre ("Cancel order"). En sendt ordre kan også gensendes (fx til en anden e-mailadresse) og beholder sit nummer.
  • Modtaget er en rent manuel, informativ markering – intet andet i systemet afhænger af den.
  • Lukket og Annulleret er endelige: ingen yderligere redigering, afsendelse eller statusændring. Begge bekræftelsesdialoger advarer om, at ordren bliver skrivebeskyttet.
  • Nummeret tildeles fra virksomhedens nummerserie for indkøbsordrer, første gang ordren sendes (formatet PO efterfulgt af en nulfyldt tæller, fx PO-00001). Gensendelse tildeler aldrig et nyt nummer.
  • Beløb og moms: linjetotal = antal x enhedspris; ordretotalen er summen af linjetotaler plus eventuelle momsbeløb. Linjeeditoren har i den nuværende version intet momsfelt, og moms på en indkøbsordre er under alle omstændigheder kun informativ – dokumentet bogfører aldrig noget. Valutaen er som standard DKK og kan ændres pr. ordre.
  • PDF'en følger virksomhedens dokumentskabelon for indkøbsordrer, så ændringer af branding og skabelon i skabelonindstillingerne slår også igennem her. Kladder vises altid med kladde-vandmærke; sendte ordrer vises som det endelige dokument.
  • Rettigheder: visning kræver læserettighed til indkøb; oprettelse, redigering, sletning, afsendelse, statusændring og til-/frakobling af fakturaer kræver skriverettighed. Uden skriverettighed kan du se siden, men knapperne er deaktiveret.
  • Ingen automatik: der er ingen planlagte jobs, påmindelser eller automatiske e-mails for indkøbsordrer. Den eneste automatiserede adfærd er den automatiske fakturatilknytning, der kører, når en leverandørfaktura er færdiganalyseret.

Filtre og deling

Listen kan filtreres med fritekstsøgning (ordrenummer eller leverandørnavn, uden forskel på store og små bogstaver, matcher hvor som helst i teksten), Status (flervalg), Leverandør og Afregningsstatus. Alle filtre gemmes i URL'en, så en filtreret visning kan bogmærkes eller deles. En bestemt ordre kan desuden deep-linkes med query-parameteren poId, som åbner dens detaljevisning ved indlæsning.