Skip to content
English
  • There are no suggestions because the search field is empty.

Opret og send en indkøbsordre via e-mail

Trin for trin: fra ny ordre til brandet PDF i leverandørens indbakke

Sådan opretter du en indkøbsordre og sender den til leverandøren som en brandet PDF via e-mail. Ordren får sit nummer i det øjeblik, den sendes.

Forudsætninger

  • Virksomheden har Indkøbslicensen, og du har skriverettighed til indkøb.
  • Leverandøren er oprettet. Til e-mailafsendelse skal leverandøren have en kontakt eller en e-mailadresse – ellers kan du indtaste en adresse direkte i send-trinnet.

Trin

  1. Gå til Applikationer > Indkøb og klik på Ny indkøbsordre ("New purchase order").
  2. Vælg leverandøren, sæt ordredatoen (og eventuelt forventet levering og valuta), og tilføj linjer: vælg et produkt (beskrivelse og enhedspris udfyldes automatisk) eller skriv en fritekstbeskrivelse samt antal og enhedspris.
  3. Klik eventuelt på Forhåndsvis PDF ("Preview PDF") for at se dokumentet med kladde-vandmærke, før du gemmer. Intet gemmes ved forhåndsvisningen.
  4. Klik på Send ordre ("Send order"). I send-trinnet vælger du enten en leverandørkontakt (evt. ved først at afgrænse efter afdeling) eller skifter Send til ("Send to") til E-mail og indtaster en adresse. Lad "Gem denne e-mail på leverandøren" ("Save this email on the supplier") være markeret, hvis adressen skal gemmes til næste gang. Bekræft med Send ordre.
  5. Resultat: ordren gemmes og får sit nummer (fx PO-00001), leverandøren modtager en brandet e-mail med PDF'en vedhæftet, beskeden "Purchase order sent" vises, og ordren står i listen med status Sendt.

Godt at vide

  • E-mailen bruger samme brandede layout som fakturaer: virksomhedens logo, afsender- og leverandøradresse, ordrenummer, ordredato, forventet leveringsdato (hvis sat) og totalen – med ordre-PDF'en vedhæftet. Svar-adressen er virksomhedens fakturerings-e-mail (ellers virksomhedens e-mail). Der er ingen betalingslinje, for en indkøbsordre er ikke en anmodning om betaling.
  • Modtageren findes sådan: adressen indtastet i send-trinnet vinder; ellers bruges leverandørens e-mail. Findes ingen af delene, stoppes afsendelsen, før noget ændres – ordren forbliver kladde, og der bruges intet nummer.
  • E-mailen sendes, FØR ordren markeres som sendt. Fejler afsendelsen, forbliver ordren i sin hidtidige tilstand i stedet for at se sendt ud.
  • Hvis en gem-og-send nåede at gemme en ny ordre, men e-mailen fejlede, forbliver editoren åben og husker den gemte kladde – et nyt forsøg opdaterer den kladde i stedet for at oprette en dublet.
  • Så snart ordren er sendt, er den låst for redigering. Den kan dog gensendes (fx til en anden adresse) og beholder samme nummer.