Indkøbsordrer: ofte stillede spørgsmål

Her finder du svar på de mest almindelige spørgsmål om indkøbsordrer i Indkøb-modulet.

Hvorfor kan jeg ikke længere redigere min indkøbsordre?

Kun kladder kan redigeres. Så snart en ordre er sendt (også manuelt), er den låst – fejlbeskeden er "Only draft purchase orders can be edited." Det beskytter det nummererede dokument, leverandøren har modtaget.

1. Er indholdet forkert, så annuller ordren med Annuller ordre ("Cancel order") i detaljevisningen.
2. Opret en ny indkøbsordre med det rettede indhold og send den. Den får et nyt nummer.

Min indkøbsordre har intet nummer – der står bare "Kladde"

Numre tildeles først, når en ordre sendes, så kladder har reelt intet nummer endnu. Teksten "Kladde" i nummerkolonnen er en pladsholder, ikke en fejl.

1. Send ordren (e-mail eller Manuel) – nummeret tildeles i det øjeblik.
2. Har du kun brug for dokumentet på papir uden at e-maile, så brug den manuelle afsendelse: den tildeler nummeret, downloader PDF'en og markerer ordren som Sendt.

Afsendelsen fejlede med en besked om manglende modtager-e-mail

En e-mailafsendelse kræver en adresse: enten én indtastet i send-trinnet eller leverandørens gemte e-mail. Findes ingen af delene, stopper afsendelsen, før noget sker – ordren forbliver kladde, og der bruges intet nummer. Fejlbeskeden er "No recipient email could be found for this supplier. Add an email on the supplier, or enter one when sending."

1. Tilføj en e-mailadresse på leverandørkortet under Leverandører ("Records > Suppliers"), eller
2. skift Send til ("Send to") til E-mail i send-trinnet, indtast adressen, og markér eventuelt "Gem denne e-mail på leverandøren" ("Save this email on the supplier"), så den huskes næste gang.

Hvorfor blev leverandørfakturaen ikke automatisk knyttet til indkøbsordren?

Den automatiske tilknytning er bevidst forsigtig. Den kræver, at dokumentanalysen har læst det præcise ordrenummer på fakturaen, at der findes en åben ordre (Sendt eller Modtaget) med netop det nummer, og at fakturaens leverandør ikke modsiger ordrens leverandør. Afviger fakturaens genkendte leverandør fra ordrens, springes den automatiske tilknytning over med vilje.

1. Åbn ordren og brug Tilknyt faktura ("Link invoice") for at tilknytte manuelt – vælgeren søger i den leverandørs fakturadokumenter.
2. Vises fakturaen ikke i vælgeren, så tjek, at dokumentet er registreret under samme leverandør som ordren.
3. Vises den nedtonet med "Already linked to a purchase order", skal du først fjerne tilknytningen fra den anden ordre (en faktura kan kun være knyttet til én ordre).

Hvorfor kan jeg ikke slette denne indkøbsordre?

Sletning gælder kun kladder. En sendt ordre er et nummereret dokument, der er (eller kan være) leveret til en leverandør, så den skal annulleres, ikke slettes. Fejlbeskeden siger det direkte: "Only draft purchase orders can be deleted. Cancel the order instead."

1. Åbn ordren, klik på Annuller ordre ("Cancel order"), og bekræft. Annullerede ordrer forbliver synlige, men skrivebeskyttede.

En bruger kan slet ikke se Indkøb i menuen

To uafhængige betingelser styrer synligheden: virksomheden skal have Indkøbslicensen, og brugeren skal have læserettighed til indkøb.

1. Tjek brugerens rettigheder – en administrator kan tildele læse-/skriverettighed til indkøb under brugeradministration.
2. Hvis ingen i virksomheden ser menupunktet, mangler virksomheden sandsynligvis Indkøbslicensen. Den tildeles af LedgerBee-teamet og kan ikke slås til af en virksomhedsadministrator – kontakt LedgerBee for at få licensen.

Beløbet i kolonnen Faktureret ser for lavt ud i forhold til de tilknyttede fakturaer

Kolonnen Faktureret ("Invoiced") summerer det beløb, dokumentanalysen har læst på hver tilknyttet faktura. Kunne analysen ikke læse en total på en af fakturaerne, bidrager den tilknytning med nul.

1. Åbn ordren og gennemgå de tilknyttede fakturaer og deres beløb.
2. For en faktura med manglende beløb kan du kontrollere dokumentets aflæste data i dokumentflowet. Selve tilknytningen er stadig gyldig til sporing.