Sådan fungerer indbakken til bilag og dokumenter

Indbakken er virksomhedens fælles modtagelse for indgående indkøbsbilag – leverandørfakturaer, kvitteringer og kreditnotaer. Hvert dokument scannes automatisk, så du kan gennemgå de aflæste oplysninger og bogføre direkte fra indbakken.

Hvor finder du indbakken

Du finder indbakken i venstremenuen under Applikationer > Indbakke ("Applications > Inbox") på adressen /applications/inbox. Menupunktet vises kun for brugere med læseadgang til indbakken. Dokumenter, der er bogført, forlader indbakken og ligger i stedet under Bogføring > Bogførte posteringer ("Accounting > Booked Entries") på fanen Dokumenter.

Sådan kommer dokumenter ind

Dokumenter kan lande i indbakken på tre måder:

Upload – du uploader filer direkte via knap eller træk-og-slip.
E-mail – leverandører eller medarbejdere sender bilag til virksomhedens egen indbakke-e-mailadresse.
E-faktura – elektroniske fakturaer ankommer gennem e-fakturanetværket.

Hvert indgående dokument scannes automatisk: systemet aflæser leverandør, beløb, datoer, fakturanummer, valuta og betalingsoplysninger fra filen og viser dem ved siden af en forhåndsvisning af dokumentet.

Hvad du kan gøre med et dokument

Fra indbakken kan du:

bogføre dokumentet med det samme som en udgift eller postering
gemme det som kladdepostering til senere
oprette en betaling for det
afstemme det mod en banktransaktion
vedhæfte det som kvittering på en firmakort-transaktion
sende det til AI-assistenten Hivey, som forbereder posteringen til gennemsyn.

Dokumenter kan også vedhæftes posteringer andre steder i systemet via vælgeren Vedhæft fra indbakke ("Attach from inbox").

Centrale begreber

Indbakke – standardmappen med alle ubehandlede dokumenter (status Ny). En mapperude i venstre side viser standardindbakken plus dine egne mapper.
Mappe – en brugeroprettet beholder til indbakke-dokumenter. Mappetilknytningen er "klistret": bogføres et dokument, forsvinder det fra mappevisningen, men vender det senere tilbage til status Ny (fx fordi dets kladde slettes), dukker det op i samme mappe igen. Mapper kan begrænses til bestemte roller via Administrér adgang ("Manage access"); er ingen roller valgt, er mappen synlig for alle, og administratorer ser altid alle mapper.
Indbakke-e-mailadresse – en adresse pr. virksomhed på formen inbox+ @.... Den findes først, når nogen klikker Generér e-mail ("Generate Email"); derefter vises den som et badge i indbakkens sidehoved, som kopierer adressen ved klik.
Videresendelses-e-mail ("Invoice Forwarding Email") – en valgfri indstilling under Indstillinger > virksomhedsoplysninger. Den er kun nødvendig, når en videresendelsesløsning (fx delte Microsoft 365-postkasser) ikke bevarer indbakkeadressen; systemet matcher så indgående mail på denne afsenderadresse i stedet.
Registrerede afsendere – en anti-spoofing-indstilling i indbakkens indstillinger: Acceptér kun videresendt mail fra registrerede afsendere ("Only accept forwarded mail from registered senders"). Aktive brugere i virksomheden er altid tilladt; eksterne adresser kan tilføjes til en positivliste.
Kilde – hvor dokumentet kommer fra: E-mail, Upload eller Sproom (e-fakturaudbyderen; i regler hedder denne kilde "E-faktura").
Dokumentstatus – Ny (i indbakken, ubehandlet), I kladde (vedhæftet en kladdepostering) eller Bogført (vedhæftet en bogført postering). Dokumenter sendt til en korttransaktion eller til Hivey forlader også indbakken. Filer uploadet inde i andre flows (fx en posteringsformular) holdes skjult, indtil formularen indsendes.
Scanning (analyse) – den automatiske dataaflæsning (OCR). Status vises pr. dokument: "Aflæser data..." ("Extracting data..."), mens den kører, og "Aflæsning ikke tilgængelig" ("Extraction unavailable"), hvis den fejlede.
Bogføringspanel – åbnes med handlingen Bogfør ("Book") eller tastaturgenvejen O. Opretter en postering eller udgift fra dokumentet.
Betalingspanel – åbnes med handlingen Betaling ("Pay / Payment") eller tastaturgenvejen P. Opretter en faktura plus en betaling eller afstemmer mod en banktransaktion.
Regler – ordnede automatiseringsregler i indbakkens indstillinger, der flytter, flager eller sender indgående dokumenter til Hivey ud fra betingelser.
Flag – et flag på et dokument, delt i hele virksomheden: alle kan sætte og fjerne det, og alle ser samme tilstand.
Note – en fritekstnote (maks 500 tegn) på et dokument, fx til overlevering mellem den, der forbereder bilaget, og den, der bogfører det. Noten overføres til posteringens interne note, når dokumentet bogføres.
Muligt duplikat – et advarselsbadge, når et dokument matcher et tidligere: enten som identisk fil eller med samme leverandør, fakturanummer, beløb og dato. Advarslen blokerer aldrig modtagelse eller bogføring.
Godkendelsesstatus – badges for Afventer godkendelse / Godkendt / Afvist, når et godkendelsesflow gælder for dokumentet.
Hivey – AI-assistenten. Send til Hivey ("Send to Hivey") overdrager dokumentet til AI-bogholderen, som forbereder en postering til gennemsyn i Hiveys godkendelseskø. Med licensen Auto Inbox kan indgående dokumenter sendes til Hivey automatisk.

De vigtigste regler

Rettigheder

Indbakken har tre rettighedsniveauer: læse (se indbakken og ikke-begrænsede mapper), skrive (uploade, flage, flytte til mapper og generere indbakke-e-mailen) og administrator (administrere mappeadgang og regler). Administrator-rettigheden er uafhængig – læse og skrive giver ikke administrator – men administrator giver automatisk læse og skrive. Virksomhedsadministratorer har alle tre.

Scanning og bogføring

Scanningen kører asynkront: rækken viser en spinner, mens aflæsningen kører, og resultaterne vises automatisk, når den er færdig – ingen genindlæsning nødvendig. Bogføring er blokeret, mens analysen kører. Fejler scanningen, vises "Aflæsning ikke tilgængelig" – dokumentet kan stadig bogføres manuelt.

Når en scanning er færdig, sker der flere ting automatisk: leverandøren matches mod leverandørregisteret (med forslag til konto og moms ud fra bogføringshistorikken), duplikattjekket kører, systemet tjekker, om en tilsvarende leverandørfaktura allerede findes i bogholderiet, indbakkens regler evalueres igen med de aflæste felter, kvitteringer matches automatisk mod firmakort-transaktioner, og med Auto Inbox-licensen kan dokumentet sendes automatisk til Hivey.

Statusser, sletning og opbevaring

Indbakken viser kun dokumenter med status Ny. Opretter du en kladdepostering fra et dokument, får det status I kladde og forsvinder fra indbakken; slettes kladden, vender det tilbage som Ny. Bogføring giver status Bogført. En Hivey-overlevering, der afvises eller fejler, sender dokumentet tilbage til Ny; gennemføres den, bliver dokumentet Bogført.

Kun Ny-dokumenter kan slettes. Når et dokument bogføres, lægges filen under juridisk fastholdelse på uforanderligt lager og kan ikke længere slettes fysisk – det understøtter de danske krav til opbevaring af regnskabsmateriale. Der findes ingen "arkivér"-handling: dokumenter forlader indbakken ved bogføring, ved afsendelse til en korttransaktion eller Hivey, eller ved sletning (kun Ny). Sletter du en mappe, bliver du spurgt, hvad der skal ske med indholdet – flyt til en anden mappe eller slet – og beskyttede (bogførte/kladde-tilknyttede) dokumenter slettes aldrig; de skal flyttes.

Godkendelser

Godkendelsesflows (opsat i godkendelsesområdet) kan kræve godkendelse, før et dokument kan bogføres eller betales. Dokumentet viser da godkendelsesbadges, og bogføring er blokeret, indtil det er godkendt. Du anmoder om godkendelse via Anmod om godkendelse ("Request Approval") og kan annullere anmodningen igen. Et flow kan også bogføre automatisk ved godkendelse; fejler den automatiske bogføring, viser dokumentet "Automatisk bogføring fejlede – bogfør manuelt" ("Auto-book failed - book manually") og beholder status Godkendt.

Notifikationer

Et nyt dokument modtaget pr. e-mail udløser en notifikation i systemet. Notifikationens link åbner indbakken, ruller frem til dokumentet og fremhæver det kortvarigt.