Ofte stillede spørgsmål om indbakken

Her finder du svar på de mest almindelige spørgsmål om indbakken – fra e-mails, der ikke dukker op, til dokumenter, der ikke kan slettes.

Jeg har sendt en faktura til vores indbakke-adresse, men der dukker intet op

Der sidder flere kontroller mellem postkassen og indbakken. Gennemgå følgende:

1. Tjek, at du brugte den præcise adresse (kopiér den fra badget i indbakkens sidehoved), og at den stod i Til eller Cc – begge felter tjekkes.
2. Blev mailen sendt gennem en videresendelsesløsning (fx en delt Microsoft 365-postkasse), kan indbakkeadressen gå tabt undervejs. Angiv Videresendelses-e-mail ("Invoice Forwarding Email") under Indstillinger > virksomhedsoplysninger til den afsenderadresse, der videresendes fra.
3. Tjek indbakkens indstillinger under Registrerede afsendere: er "Acceptér kun videresendt mail fra registrerede afsendere" slået til, springes mail fra uregistrerede afsendere – eller mail, der fejler e-mailgodkendelse (DKIM/DMARC) – helt over og bliver aldrig til et dokument. Tilføj afsenderen til positivlisten, eller lad en aktiv bruger videresende mailen.
4. Timing: modtagelse sker normalt inden for få minutter, men en planlagt opsamling kører hver sjette time som bagstopper – giv det derfor lidt tid.

Hvorfor kan jeg ikke slette et dokument?

Sletning er kun tilladt for dokumenter med status Ny. Er dokumentet knyttet til en kladdepostering eller en bogført postering, sendt til Hivey eller under juridisk fastholdelse (det er alle bogførte dokumenter), er sletning blokeret for at beskytte regnskabsmaterialet.

1. Tjek dokumentets statusbadge (Bogført / I kladde).
2. Er det I kladde og reelt forkert, så slet først kladdeposteringen – dokumentet vender tilbage til Ny og kan derefter slettes.
3. Bogførte dokumenter kan ikke slettes; ret i stedet bogføringen med en korrektion eller tilbageførsel af posteringen.

Bogfør-knappen er grå

Bogføring afhænger af scanning og godkendelser:

1. Viser rækken "Aflæser data..." ("Extracting data..."), så vent, til analysen er færdig – eller upload igen med Tilføj dokument ("Add Document") uden analyse, hvis du skal bogføre med det samme.
2. Viser dokumentet "Afventer godkendelse", skal alle påkrævede godkendere godkende først. Brug Se godkendelse ("View approval") for at se, hvem der mangler.
3. Viser det "Afvist", står afvisningsårsagen på dokumentet – opdatér dokumentet, eller kontakt godkenderen.

Scanningen siger "Aflæsning ikke tilgængelig" eller har intet aflæst

Filen er blevet scannet, men ingen felter kunne læses – det ses typisk ved dårlige fotos, usædvanlige layouts eller billeder, der ikke er dokumenter. Det blokerer aldrig dit arbejde: du kan udfylde bogføringsformularen manuelt. En regel med betingelsen "OCR fejlede eller ulæselig" ("OCR failed or unreadable") kan flytte den slags dokumenter til en særlig mappe eller flage dem til manuel behandling.

Et dokument viser advarslen "Muligt duplikat" – hvad gør jeg?

Systemet har fundet et tidligere dokument, der enten er en identisk fil eller har samme leverandør, fakturanummer, beløb og dato. Advarslen blokerer aldrig modtagelse eller bogføring.

1. Åbn tooltippet – det henviser til det tidligere dokument.
2. Sammenlign de to. Er det nye et ægte duplikat, så slet det (det har stadig status Ny, så sletning er tilladt).
3. Er det reelt et andet dokument (fx en rettet genudstedelse), fortsætter du bare – advarslen er kun til orientering.

Hvor blev mit dokument af efter bogføring?

Indbakken viser kun ubehandlede dokumenter. Efter bogføring ligger dokumentet under Bogføring > Bogførte posteringer ("Accounting > Booked Entries") på fanen Dokumenter, hvor de tilknyttede posteringer vises på dokumentet. Dokumenter sendt til en korttransaktion eller til Hivey forlader også indbakken – Hivey-overleveringer ligger i Hiveys godkendelseskø og vender tilbage til indbakken, hvis de afvises.