Modtag en leverandørfaktura via e-mail og bogfør den
Generér indbakkens e-mailadresse, modtag fakturaen og bogfør den fra indbakken.
Når leverandører sender fakturaer direkte til virksomhedens indbakke-e-mailadresse, lander de automatisk i indbakken, bliver scannet og er klar til bogføring med få klik.
Forudsætninger
- Du har skriveadgang til indbakken (kræves for at generere indbakke-e-mailadressen).
Trin for trin
- Gå til Applikationer > Indbakke ("Applications > Inbox"). Findes der endnu ingen indbakke-e-mail, så klik Generér e-mail ("Generate Email"). Klik derefter på e-mail-badget i sidehovedet for at kopiere adressen.
- Få leverandørfakturaen sendt (eller videresendt) til den adresse.
- Inden for få minutter dukker dokumentet op i indbakken med "Aflæser data..." ("Extracting data..."), mens det scannes. Derefter vises leverandør, beløb og datoer på rækken og i forhåndsvisningen.
- Vælg dokumentet, og klik Bogfør ("Book") – eller tryk O. Bekræft de forudfyldte udgiftsfelter (leverandør, dato, beløb, konto og moms). Forslag fra bogføringshistorikken kan anvendes med ét klik.
- Klik Bogfør for at bogføre med det samme, eller Opret kladdepostering ("Create Draft Entry") for at lade den ligge til gennemsyn.
Resultat
Der oprettes en postering, som er knyttet til dokumentet. Dokumentets status bliver Bogført (eller I kladde), og det forlader indbakken. Bogførte dokumenter finder du under Bogføring > Bogførte posteringer ("Accounting > Booked Entries") på fanen Dokumenter.
Godt at vide
Dukker dokumentet ikke op efter et stykke tid, kan der være flere årsager – fx en videresendelsesløsning, der ikke bevarer adressen, eller indstillingen for registrerede afsendere. Se FAQ-artiklen om indbakken for fejlfindingstrin.