Godkendelser og opgaver: Sådan fungerer det

Godkendelser lader din virksomhed kræve underskrift fra bestemte personer, før vigtige handlinger gennemføres: før et leverandørdokument fra indbakken kan bogføres, før en bankbetaling sendes til banken, før en planlagt rapport leveres til modtagerne, og før en deal fra CRM-integrationen afsluttes.

Hvor finder du det

• Din personlige godkendelsesindbakke ligger under Opgaver ("Tasks") i venstremenuen – i den øverste sektion ved siden af Hjem. Sidestien er /tasks, og sidens indhold har overskriften Godkendelser ("Approvals").
• Selve workflows opsættes af en administrator under Indstillinger > Adgang > Godkendelsesworkflows ("Approval workflows").
• Notifikationsmails og in-app-notifikationer linker direkte ind i /tasks og kan automatisk åbne den relevante godkendelse.

Sådan hænger det sammen

En administrator definerer et workflow med en type, betingelser (fx "Beløb større end 10.000") og et eller flere ordnede godkendelsestrin med navngivne godkendere. Når en matchende transaktion oprettes eller indsendes, oprettes en godkendelsesanmodning, som sendes til godkenderne på første trin. Klikker du på en række under Opgaver, åbner et panel med en forhåndsvisning af det underliggende element, den fulde godkendelseshistorik pr. trin og handlingsknapperne Godkend, Afvis, Deleger, Send tilbage og – for returnerede elementer – Genindsend.

Centrale begreber

• Workflow: den genbrugelige definition, der oprettes i indstillingerne – et navn, en Workflowtype ("Workflow Type"), Betingelser ("Conditions") og et Godkendelsesflow ("Approval Flow") bestående af trin. Typerne i opsætningen er Betaling, Faktura, Deal og Dokument.
• Godkendelsesanmodning: én transaktion, der er på vej gennem et workflow. Det er den, der vises som en række på siden Opgaver.
• Betingelse: "Når transaktionsfeltet [Beløb / Kunde / Kundegruppe / Kilde / Leverandør] [Er lig med / Er ikke lig med / Større end / Større end eller lig med / Mindre end / Mindre end eller lig med / Indeholder] denne værdi". En transaktion, der matcher, udløser workflowet – det første matchende workflow af den pågældende type vinder.
• Trin: ét skridt i godkendelsesflowet med egne godkendere og indstillingen Påkrævede godkendelser ("Required Approvals"): "Alle skal godkende" eller "Enhver kan godkende". Trin gennemføres i rækkefølge, og listen viser fremdrift som "Trin X af Y".
• Status: en anmodning kan være Afventer, Godkendt, Afvist, Annulleret eller Ændringer ønsket. Annullerede anmodninger er skjult fra listen, medmindre du filtrerer specifikt efter dem.
• Omfangsfilter: Mine godkendelser ("My approvals", standard) viser de afventende anmodninger, hvor du selv er godkender på det aktuelle trin og endnu ikke har handlet, plus dine egne indsendelser, der er sendt tilbage. Alle godkendelser ("All approvals") viser alle anmodninger i virksomheden.
• Deleger: giv din afventende godkendelsesplads på det aktuelle trin videre til en anden berettiget kollega, som så tager din plads. En administrator kan derudover omfordele andres plads ("Reassign whose approval").
• Send tilbage: returnér en afventende anmodning til indsenderen med en obligatorisk note om, hvad der skal rettes. Anmodningen forbliver åben i status "Ændringer ønsket", indtil indsenderen genindsender.
• Genindsend: indsenderen (eller en administrator) genstarter en returneret anmodning fra første trin, eventuelt med en note til godkenderne.
• Triggertidspunkt (kun dokumentworkflows): "Ved modtagelse" ("On arrival" – godkendelse kræves, så snart dokumentet ligger i indbakken; brugeren starter den med knappen Anmod om godkendelse) eller "Ved bogføringsforsøg" ("On booking attempt" – godkendelse kræves først, når nogen forsøger at bogføre dokumentet).
• Anmod om godkendelse / Annuller godkendelse: knapper i dokumentindbakken og posteringsoversigten, der henholdsvis starter og trækker en dokumentgodkendelse tilbage.
• Massehandlinger: markér op til 50 afventende rækker med afkrydsning og vælg Godkend valgte, Afvis valgte eller Gennemgå og beslut (bland godkend/afvis pr. række i én dialog).

De vigtigste regler

• Hvem kan se, og hvem kan handle. Alle brugere i virksomheden kan åbne /tasks og læse anmodninger. At handle (godkende, afvise, delegere, sende tilbage, genindsende) kræver skriverettigheder. Kun en godkender på det AKTUELLE trin, som endnu ikke har handlet, kan godkende eller afvise – alle andre får beskeden "Du er ikke den aktive godkender for dette trin".
• Statusser og forløb. En anmodning starter som Afventer på trin 1. Med "Enhver kan godkende" afsluttes trinnet ved første godkendelse; "Alle skal godkende" kræver alle godkendere på trinnet. Når sidste trin er gennemført, bliver anmodningen Godkendt (endelig). Én enkelt afvisning fra en godkender på det aktuelle trin gør straks hele anmodningen Afvist (endelig) – en begrundelse er obligatorisk. Send tilbage sætter status til Ændringer ønsket; genindsendelse nulstiller alle trin og starter forfra fra trin 1.
• Beslutninger har konsekvenser. Et godkendt dokument får automatisk oprettet en posteringskladde; en godkendt betaling sendes til banken; en godkendt rapport leveres med godkenderens bemærkninger; en afvist betaling annulleres, og en eventuel bogføring tilbageføres.
• Ændring af workflows. Redigering eller sletning af et workflow påvirker kun NYE transaktioner – igangværende anmodninger fortsætter med deres oprindelige opsætning. Både rediger- og slet-dialogen tilbyder afkrydsningsfeltet Afvis alle afventende workflow-kørsler ("Reject all pending workflow executions"), hvis igangværende anmodninger skal stoppes.
• Rapporter. En planlagt rapport med "kræv gennemsyn før afsendelse" holdes tilbage til den udpegede godkender i stedet for at blive leveret. Godkend-dialogens kommentarfelt hedder her Bemærkninger (vises i rapporten) ("Remarks (shown in the report)") – teksten vedhæftes den leverede rapport. Rapporten venter uden tidsgrænse (ingen automatisk afsendelse), og Send tilbage findes ikke for rapporter – mulighederne er godkend, afvis eller deleger.
• Deals. CRM-integrationen (HubSpot) opretter deal-godkendelser, når en matchende deal-hændelse ankommer. Deal-rækker kan ikke vælges i massehandlinger, fordi den endelige godkendelse kræver ekstra data på selve dealen.
• Notifikationer. Godkendere får besked in-app og pr. e-mail (begge slået til som standard), når en anmodning når deres trin – også efter en delegering. Indsenderen får besked, når en anmodning sendes tilbage. Alle notifikationstyper kan slås til og fra pr. bruger og pr. kanal under notifikationsindstillingerne.
• Listen. Nyeste vises først. Du kan filtrere på Omfang, Type (Dokument / Betaling), Status (Afventer / Godkendt / Afvist / Ændringer ønsket) og fritekst på leverandør, modtager og reference. Filtre gemmes i URL'en, så en filtreret visning kan bogmærkes. Beløbskolonnen viser transaktionens beløb i egen valuta og falder tilbage til virksomhedens basisvaluta, hvis ingen er registreret.
• Revisionsspor. Hvert skridt – anmodet, trin godkendt, godkendt, afvist, ændringer ønsket, genindsendt, omfordelt, annulleret – skrives til aktivitetsloggen med aktør, trinnummer og begrundelse, og panelets sektion Godkendelseshistorik viser beslutninger, kommentarer samt "Delegeret fra ..." og "Omfordelt fra ... af ...".