Skip to content
English
  • There are no suggestions because the search field is empty.

Opret et godkendelsesworkflow for dokumenter

Definér betingelser, triggertidspunkt og godkendelsestrin, så matchende dokumenter kræver godkendelse.

Et godkendelsesworkflow bestemmer, hvilke transaktioner der kræver godkendelse, og hvem der skal godkende dem. Denne guide viser opsætningen med et dokumentworkflow som eksempel.

Forudsætninger

  • Du skal have adgang til administrationsområdet, da workflows opsættes under Indstillinger > Adgang > Godkendelsesworkflows ("Approval workflows").

Sådan gør du

  1. Gå til Indstillinger > Adgang > Godkendelsesworkflows og klik på Tilføj workflow ("Add Workflow").
  2. Indtast et navn, og sæt Workflowtype ("Workflow Type") til Dokument.
  3. Under Betingelser ("Conditions") vælger du fx feltet "Beløb", operatoren "Større end" og værdien 10000. Betingelserne evalueres mod transaktionens data (beløb, leverandør, kilde m.fl.), og en matchende transaktion udløser workflowet.
  4. Under dokumentindstillingerne vælger du "Hvornår træder godkendelsen i kraft?" ("When does approval kick in?") – fx "Ved bogføringsforsøg" ("On booking attempt"). Alternativet er "Ved modtagelse" ("On arrival"), hvor godkendelsen startes manuelt med knappen Anmod om godkendelse i dokumentindbakken.
  5. Under Godkendelsesflow ("Approval Flow") tilføjer du et trin, søger og vælger en eller flere godkendere og vælger "Enhver kan godkende" ("Any can approve") eller "Alle skal godkende" ("All must approve"). Du kan tilføje flere trin – de gennemføres i rækkefølge.
  6. Markér eventuelt Anvend dette workflow på eksisterende dokumenter i indbakken ("Apply this workflow to existing inbox documents") og bekræft forhåndsvisningen, der viser, hvor mange dokumenter der vil kræve godkendelse. Anvendelsen kører i baggrunden, og du får en notifikation, når den er færdig.
  7. Klik Opret ("Create").

Resultat

Du ser bekræftelsen "Workflow oprettet" ("Workflow created successfully"). Fra nu af kræver bogføring af et matchende dokument godkendelse, og hvis du anvendte workflowet med tilbagevirkende kraft, kræver eksisterende matchende dokumenter i indbakken nu også godkendelse, før de kan bogføres.

Godt at vide

  • Opsætningen advarer med "Identiske betingelser findes" ("Identical conditions exist"), hvis et nyt workflows betingelser er identiske med et eksisterende. Kun det første matchende workflow af en type udløses.
  • Redigering eller sletning af et workflow påvirker kun nye transaktioner. Igangværende godkendelsesanmodninger fortsætter med den oprindelige opsætning – medmindre du markerer Afvis alle afventende workflow-kørsler ("Reject all pending workflow executions") i bekræftelsesdialogen.
  • Workflowtyperne Betaling og Dokument dækker de mest almindelige behov: betalingsworkflows betinger på beløb og holder bankbetalinger tilbage, indtil de er godkendt.