Ofte stillede spørgsmål om godkendelser

Her finder du svar på de mest almindelige spørgsmål om godkendelser og siden Opgaver.

Jeg har godkendt et leverandørdokument, men intet blev bogført

Godkendelsen bogfører ikke posteringen direkte – den opretter automatisk en posteringsKLADDE, som stadig skal bogføres af en person.

1. Tjek dine notifikationer: "Dokument godkendt – kladde oprettet" ("Document approved - draft created") betyder, at kladden findes – find den i posteringsoversigten og bogfør den.
2. Ser du i stedet "Dokument godkendt – oprettelse af kladde fejlede" ("Document approved - draft creation failed"), kunne kladden ikke dannes automatisk (typisk en manglende konto eller en ufuldstændig formular). Dokumentformularen er i så fald låst op igen – ret det markerede felt, og opret og bogfør posteringen manuelt.

Bogfør-knappen viser "Anmod om godkendelse" / bogføring fejler med en fejl om påkrævet godkendelse

Et workflow med triggertidspunktet "Ved bogføringsforsøg" matcher dokumentet, så det kan ikke bogføres, før det er godkendt.

1. Klik Anmod om godkendelse ("Request Approval") på rækken eller i indbakken – det giver godkenderne besked.
2. Vent på godkendelsen; posteringen kan bogføres, når anmodningen er Godkendt.
3. Blev anmodningen tidligere Afvist, er bogføring fortsat blokeret – klik Anmod om godkendelse igen for at genåbne den afviste anmodning, når det påpegede problem er rettet.

Jeg kan ikke redigere et dokument i indbakken – formularen er låst

En "Ved modtagelse"-godkendelse i status Afventer eller Godkendt låser formularen, fordi godkenderne har sagt god for et bestemt øjebliksbillede.

1. Klik Annuller godkendelse ("Cancel approval") på dokumentet.
2. Foretag rettelsen.
3. Klik Anmod om godkendelse igen for at genstarte godkendelsen.

Undtagelse: Hvis den automatiske kladdeoprettelse fejlede, låses formularen op af sig selv, så du kan rette den.

Jeg vil delegere en godkendelse, men kan ikke vælge min kollega

Den, du delegerer til, skal være et aktivt medlem af virksomheden, som er administrator eller har skriverettigheder – og som ikke allerede er godkender på det aktuelle trin.

1. Kontrollér, at kollegaens bruger er aktiv, og tjek rolle og rettigheder under Indstillinger.
2. Står kollegaen allerede på trinnet, er delegering unødvendig – vedkommende kan handle direkte.
3. Administratorer kan også omfordele en anden godkenders plads: vælg i Deleger-dialogen, hvis godkendelse der skal omfordeles, og derefter den nye godkender.

Min opgaveliste er tom, men min kollega kan se opgaver

Standardomfanget er Mine godkendelser, som kun viser opgaver, hvor DU er godkender på det AKTUELLE trin og endnu ikke har handlet (plus dine egne returnerede indsendelser). Opgaver, der ligger på et tidligere trin, eller som du allerede har behandlet, vises ikke dér.

1. Skift omfangsfilteret til Alle godkendelser for at se alt i virksomheden.
2. Tjek statusfilteret – afsluttede opgaver vises kun, når Godkendt/Afvist er valgt, og annullerede kræver, at du filtrerer specifikt efter Annulleret.

Vi har slettet et workflow, men der er stadig åbne godkendelsesanmodninger

Sletning (eller redigering) af et workflow stopper kun NYE transaktioner fra at udløse det – igangværende anmodninger fortsætter bevidst med deres oprindelige opsætning.

1. Skal anmodningerne stoppes, kan en godkender afvise dem enkeltvis under Opgaver.
2. Næste gang du redigerer eller sletter et workflow, kan du markere Afvis alle afventende workflow-kørsler ("Reject all pending workflow executions") i bekræftelsesdialogen for at lukke dem på én gang.

En betaling blev afvist – hvor blev den af?

Afvisningen annullerer betalingen (den sendes aldrig til banken), registrerer "Workflow afvist: " på den og tilbagefører en eventuel postering, betalingen havde bogført, så regningen åbnes igen.

1. Find betalingen i betalingslisten med status Annulleret, og læs begrundelsen.
2. Opret en ny betaling, når du er klar – den går gennem godkendelse igen, hvis den stadig matcher et workflow.