Send en bankbetaling gennem godkendelse

Når et betalingsworkflow matcher en bankbetaling, holdes betalingen tilbage, indtil den er godkendt – først derefter sendes den til banken.

Forudsætninger

• En administrator har oprettet et workflow af typen Betaling under Indstillinger > Adgang > Godkendelsesworkflows. Betalingsworkflows betinger på beløb.
• Godkendelsen udløses kun, når betalingen indsendes – ikke når den gemmes som kladde.

Sådan forløber det

1. Opret og indsend en bankbetaling, hvis beløb matcher et betalingsworkflow.
2. Betalingen oprettes som afventende godkendelse med beskeden "Betaling sendt til godkendelse" ("Payment sent for approval") og sendes IKKE til banken endnu.
3. Godkenderne på første trin får notifikationen "Godkendelse påkrævet" ("Approval Required") og finder betalingen under Opgaver.
4. Godkenderen åbner rækken, kontrollerer modtager, beløb og dato i panelet og klikker Godkend ("Approve").

Resultat

Betalingen skifter til Godkendt og sendes automatisk til banken.

Hvis betalingen afvises

• Klikker en godkender Afvis ("Reject") i stedet, er en begrundelse obligatorisk.
• Betalingen annulleres og sendes aldrig til banken. Begrundelsen stemples på betalingen som "Workflow afvist: ".
• Har betalingen allerede bogført en postering, tilbageføres den, så den underliggende regning åbnes igen.
• Skal betalingen alligevel gennemføres, opretter du en ny betaling – den går gennem godkendelse igen, hvis den stadig matcher et workflow.

Godt at vide

• Hvis en godkendelse og en afvisning sker næsten samtidig, vinder godkendelsen – en betaling, der er sendt til banken, markeres aldrig som annulleret.