Fra tilbud til ordrebekræftelse til faktura
Sådan sender du et tilbud og konverterer det videre, når kunden siger ja.
Tilbud og ordrebekræftelser er før-salgsdokumenter uden regnskabsmæssig virkning – ingen postering, intet tilgodehavende, intet i rapporterne. Først når du konverterer til en faktura og sender den, sker der noget i regnskabet.
Før du går i gang
- Kladder af tilbud og ordrebekræftelser har intet nummer (listen viser "-"); nummeret tildeles, når dokumentet sendes.
- Forsendelse sker via e-mail eller manuelt (PDF'en downloades, og dokumentet markeres som sendt). Lader du modtagerfeltet stå tomt, bruges kundens standardkontakt-e-mail.
Sådan gør du
- Klik på Nyt tilbud ("New quote") på fanen Tilbud, udfyld kunde, linjer og Gyldig til ("Valid until"), og send tilbuddet (nummeret tildeles ved afsendelsen).
- Når kunden siger ja, bruger du rækkemenuen: Vælg Acceptér ("Accept") og derefter Konvertér til ordrebekræftelse ("Convert to order confirmation") – eller Konvertér til faktura ("Convert to invoice") direkte. Du får beskeden "Order confirmation created".
- På fanen Ordrebekræftelser sender du ordrebekræftelsen og vælger senere Konvertér til faktura. Du får beskeden "Invoice created".
- Åbn den nye fakturakladde på fanen Fakturaer, og send den som normalt.
- Resultat: Tilbud og ordrebekræftelse viser begge Konverteret og bliver skrivebeskyttede; kun den endelige faktura har regnskabsmæssig virkning.
Godt at vide
- Et tilbud kan manuelt markeres som Accepteret eller Afvist, og det vises som Udløbet, når dets Gyldig til-dato er passeret.
- Konvertering kan kun ske én gang. Et konverteret dokument er skrivebeskyttet: redigering, gensendelse og statusændringer er blokeret.
- Fra menuen kan du hoppe til resultatet (Vis ordrebekræftelse / Vis faktura) og tilbage til udgangspunktet (Vis kildetilbud / "View source quote").