Fakturaer, kreditnotaer og tilbud: Sådan fungerer fakturering

I applikationen Fakturaer ("Invoices") opretter og håndterer du alle udgående salgsdokumenter: fakturaer, kreditnotaer, tilbud og ordrebekræftelser. Her får du overblik over, hvor modulet ligger, de centrale begreber og de vigtigste regler.

Hvor finder du det

Gå til Applikationer > Fakturaer ("Applications > Invoices") i venstremenuen (/applications/invoices). Siden har fem faner: Fakturaer, Kreditnotaer, Tilbud, Ordrebekræftelser og Kvitteringer.

De tilhørende indstillinger finder du under Indstillinger ("Settings"): Betalingsindstillinger ("Payment Settings") med FIK-indbetalingskort og standardforsendelsesmetode, Nummerering ("Numbering"), Planlagt afsendelse ("Scheduled Sending"), Betalingspåmindelser ("Payment Reminders") og dokumentskabeloner.

Sådan hænger det sammen

Fakturaer og kreditnotaer er rigtige regnskabsdokumenter: Når et dokument sendes, bliver det "bogført" – systemet poster den tilhørende regnskabspostering (tilgodehavender, omsætning pr. produktgruppe og moms) og tildeler det endelige dokumentnummer. Tilbud og ordrebekræftelser er før-salgsdokumenter helt uden regnskabsmæssig virkning; de genererer kun en PDF, sendes til kunden og kan senere konverteres til en ordrebekræftelse eller en faktura.

Dokumenter kan leveres på tre måder: som PDF vedhæftet en e-mail, som e-faktura via Sproom-netværket (NemHandel/Peppol, inklusive danske EAN-modtagere) eller manuelt (PDF'en downloades, og dokumentet markeres som sendt). Fakturaer kan derudover have et kortbetalingslink (Stripe eller OnPay), en FIK-betalingslinje til betaling via banken og bankoverførselsoplysninger. Kortbetaling sker på en offentlig betalingsside, som kunden når via et link i faktura-e-mailen eller PDF'en (/pay/ ).

Fakturaer oprettet her ligger side om side med fakturaer, der genereres automatisk af applikationen Abonnementer; abonnementsfakturaer vises i samme liste (markeret med et "Subscription"-badge i editoren, og abonnementsgenererede linjer kan ikke ændres). Fanen Kvitteringer viser kortbetalingskvitteringer (statusserne "Gennemført"/"Completed" og "Refunderet"/"Refunded"), som oprettes, når kunder betaler med kort.

Modulet håndterer også betalingspåmindelser (rykker-e-mails) for forfaldne fakturaer – både manuelt og efter en automatisk daglig tidsplan.

Centrale begreber

• Faktureringsdokument – samlebetegnelse for faktura og kreditnota. Opret-knappen på de to faner hedder Ny fakturering ("New Billing") og åbner ét panel, hvor dokumenttypen kan skiftes.
• Kladde – et usendt dokument. Kladder har intet dokumentnummer (listen viser "-"); nummeret tildeles først, når dokumentet bogføres ved første afsendelse, så kasserede kladder aldrig optager numre, som kunden kan se.
• Bogføring – posteringen af regnskabsbilaget for en faktura eller kreditnota. Sker automatisk som en del af afsendelsen. Efter bogføring viser rækkemenuen Vis journalpostering ("View journal entry").
• Forsendelsesmetode – E-mail, Sproom (e-fakturering) eller Manuel (PDF'en downloades, og dokumentet markeres som sendt). En virksomhedsstandard kan sættes i indstillingerne, og kunder og afdelinger kan have deres egen præference (send-knappen viser så fx "Send using ... (Customer preference)").
• EAN-nummer – dansk identifikator til e-fakturering af det offentlige. Gemmes på dokumentet, kunden eller kundens afdeling og bruges til Sproom-routing, når det er gyldigt.
• FIK-indbetalingskort (+71) – en dansk betalingslinje, der printes på fakturaen, så kunden kan betale via sin bank. Aktiveres under Indstillinger > Betalingsindstillinger med en 8-cifret kreditorkode.
• Betalingslink / Tillad kortbetaling – når en kortudbyder (Stripe eller OnPay) er tilsluttet, viser fakturaformularen Tillad kortbetaling ("Allow card payment"). Fakturaens e-mail og PDF får så et betalingslink, kunden kan betale igennem – og kunden kan vælge at gemme sit kort, så fremtidige fakturaer for abonnementet trækkes automatisk.
• Kvittering – oprettes, når en kortbetaling gennemføres. Vises på fanen Kvitteringer og vedhæftes som PDF til faktura-e-mailen, når der er trukket betaling før afsendelsen.
• Betalingspåmindelse – en rykker-e-mail for en forfalden faktura, sendt manuelt eller automatisk via rykkerprofiler.
• Afregningsbilag – et modtaget dokument udstedt af modparten. Det bogføres i regnskabet, men får aldrig et nummer fra virksomhedens egen nummerserie, får ingen PDF og sendes aldrig.
• Samlefaktura – én overordnet faktura, der dækker underliggende selskaber (en kundehierarki-opsætning brugt af abonnementsfakturering); e-mailen indeholder en zip-fil med fakturadetaljer pr. selskab.
• Omvendt betalingspligt – EU-salg mellem virksomheder uden dansk moms; fakturaen printer teksten "VAT to be accounted for by the recipient as per Article 196 Council Directive 2006/112/EC".

Statusser

• Faktura: Kladde, Planlagt, "Sender...", Ubetalt (etiketten for en sendt faktura), Betalt, Delvist betalt, Annulleret, Uerholdelig og Krediteret.
• Betalingsstatus vises ved siden af: "Afventer betaling", "Delvist betalt", "Betalt" og "Trukket" (kortbetaling registreret) – plus filteret "Afventer bogføring" for fakturaer med en registreret kladdebetaling eller et korttræk, der endnu ikke er fuldt afstemt.
• Kreditnota: Kladde, Planlagt, "Sender...", Sendt.
• Tilbud: Kladde, Sendt, Accepteret, Afvist, Udløbet, Konverteret. Udløbet vises automatisk, når et sendt tilbud passerer sin Gyldig til-dato ("Valid until"); Konverteret vises, når tilbuddet er omdannet til et andet dokument.
• Ordrebekræftelse: Kladde, Sendt, Konverteret. Der er intet acceptér/afvis-trin – den bekræfter en allerede aftalt ordre.

De vigtigste regler

• Kun kladder og planlagte dokumenter kan redigeres, og kun kladder kan slettes. Et sendt dokument rettes med en kreditnota – aldrig ved at redigere det.
• Der findes separate nummerserier for fakturaer, kreditnotaer, tilbud og ordrebekræftelser (plus kvitteringer). Nummeret tildeles ved bogføring (første afsendelse). Skriver du selv et nummer, kontrolleres det for entydighed, og nummerserien rykkes forbi det, så fremtidige konflikter undgås.
• Dokumentdatoen skal ligge i en åben bogføringsperiode – ellers afvises bogføringen.
• Ved bogføring posteres én balanceret postering: debet tilgodehavender (kundegruppens samlekonto) for bruttobeløbet, kredit omsætning pr. produktgruppe (kontoen vælges efter kundens momszone) og kredit moms efter hver linjes momskode. En kreditnota bogfører det præcise spejlbillede.
• Dokumenter i fremmed valuta låser valutakursen ved bogføring, så en senere kreditnota genbruger samme kurs i stedet for en ny.
• Fortegnet afgør dokumenttypen i aldersfordeling, saldi og debitorlister: positivt beløb betyder faktura, negativt betyder kreditnota, og nulbeløb vises slet ikke. Har du importeret data fra e-conomic, er dokumenterne altid mærket "faktura" – også når de reelt er kreditnotaer – så stol på beløbets fortegn frem for etiketten.
• Egne vedhæftede filer sendes med dokumentet: maks. 10 MB pr. fil, op til 5 filer og 20 MB i alt.
• Kopiér faktura ("Copy Invoice") / Kopiér kreditnota ("Copy Credit Note") opretter en ny kladde; listen viser den som "Kladde (kopi af {nummer})", indtil den får sit eget nummer ved afsendelse.
• Adgangen styres af rettighedsgruppen Regnskab: læseadgang for at se dokumenter, skriveadgang for at oprette, sende og slette.