Opret og send en faktura via e-mail

Denne guide viser, hvordan du opretter en faktura og sender den til kunden via e-mail. Fakturaen bogføres automatisk og får sit endelige nummer i det øjeblik, du sender den.

Før du går i gang

• Du skal have skriveadgang i rettighedsgruppen Regnskab for at oprette og sende fakturaer.
• Kunden skal have en e-mailadresse (på kunden selv, en kontakt eller en afdelings faktureringskontakt) – ellers blokeres afsendelsen.
• Fakturadatoen skal ligge i en åben bogføringsperiode.
• Vil du tilbyde kortbetaling, skal Stripe eller OnPay være tilsluttet.

Sådan gør du

1. Gå til Applikationer > Fakturaer, vælg fanen Fakturaer, og klik på Ny fakturering ("New Billing").
2. Vælg kunden (og eventuelt afdeling og kontakt), og kontrollér dato, betalingsbetingelser og valuta.
3. Tilføj linjer med Tilføj produkt ("Add product") – eller en tekst-/tom række. Angiv antal, stykpris og eventuel rabat; totalpanelet viser Subtotal, Moms og Total løbende.
4. Aktivér eventuelt Tillad kortbetaling ("Allow card payment"), vedhæft filer, og vælg en dokumentskabelon.
5. Klik på Gem kladde ("Save Draft"), hvis fakturaen ikke er klar endnu – eller klik på send-knappen (Send via e-mail / "Send using Email"), og bekræft modtageren i afsendelsesdialogen.
6. Fakturaen bogføres (posteringen oprettes, og nummeret tildeles), viser kortvarigt "Sender..." og lander derefter i status Ubetalt med beskeden "Invoice sent - The invoice was shared with the customer." Leveringsloggen viser afsendelsen, og Vis journalpostering ("View journal entry") dukker op i rækkemenuen.

Hvem modtager e-mailen?

Modtageren afgøres i denne rækkefølge: en adresse indtastet ved afsendelsen > afdelingens standardfaktureringskontakt > kundens standardkontakt > kundens e-mail. Kan ingen adresse findes, blokeres afsendelsen med beskeden "Customer email is required to send invoice via email".

Før afsendelsen kontrolleres modtageradressen for leveringsproblemer: Du advares, hvis adressen tidligere er blevet afvist (hard bounce), markeret som spam, blokeret eller afmeldt – fx "{email} is hard-bounced. Sending to this address will fail."

Planlæg afsendelsen

Sæt flueben i Planlæg afsendelse ("Schedule sending") i afsendelsesdialogen, og vælg en afsendelsesdato. Dokumentet får status Planlagt og sendes automatisk af et dagligt baggrundsjob på det tidspunkt, der er valgt under Indstillinger > Planlagt afsendelse. Annullér planlægning ("Cancel schedule") sætter dokumentet tilbage til kladde.

Hvis afsendelsen fejler

E-mail- og e-faktura-levering kører i baggrunden efter bogføringen. Fejler leveringen, sættes fakturaen automatisk tilbage til kladde med beskeden "The document could not be sent. It has been reverted to draft." Ret modtageren eller problemet, og send igen.

Brug Send igen ("Send again") til at genlevere uden ny bogføring – du advares, hvis dokumentet allerede er sendt flere gange – eller Send til en anden ("Send to different") for at sende til en anden modtager. Alle forsøg registreres i Leveringsloggen ("Delivery Log") med dato, forsendelsestype, modtager, Sendt/Fejlet og åbningssporing. PDF'en, der genereres ved første afsendelse, er det gældende dokument; senere gensendelser vedhæfter den samme gemte fil.