Ofte stillede spørgsmål om fakturaer

Her finder du svar på de mest almindelige spørgsmål om fakturaer, kreditnotaer og forsendelse.

Hvorfor har min faktura ikke fået et nummer endnu?

Kladder har bevidst intet nummer; det tildeles først, når dokumentet bogføres ved første afsendelse. På den måde efterlader slettede eller kasserede kladder aldrig huller i den nummerserie, kunderne kan se.

1. Tjek at dokumentets status er Kladde eller Planlagt.
2. Send dokumentet (enhver forsendelsesmetode, også Manuel); nummeret tildeles i det øjeblik.
3. Har du brug for et bestemt nummer, kan du skrive det i nummerfeltet, før du sender; det kontrolleres for entydighed.

Fakturaen røg tilbage til kladde, efter jeg sendte den

E-mail- og e-faktura-levering kører i baggrunden efter bogføringen. Fejler leveringen (fejl i mailtjenesten eller e-faktura-netværket), sætter systemet fakturaen tilbage til kladde, så den kan rettes og sendes igen.

1. Åbn rækkemenuen og vælg Leveringslog ("Delivery Log") for at se det fejlede forsøg og modtageren.
2. Tjek om der er en leveringsadvarsel på modtageren (afviste, blokerede, spam-markerede eller afmeldte adresser fremhæves i afsendelsesdialogen).
3. Ret modtageren eller det underliggende problem, og send igen.

Jeg kan ikke sende via e-fakturering, eller jeg får en EAN-advarsel

Sproom skal være tilsluttet (via Marketplace-integrationen), og kunden skal have et momsnummer og en landekode. EAN-nummeret bruges kun, hvis netværket bekræfter, at det kan modtage; ellers falder systemet automatisk tilbage til routing via momsnummer og viser "EAN number failed to validate. Will send via customer VAT number instead."

1. Kontrollér at Sproom-integrationen er sat op; uden den er Sproom-muligheden deaktiveret ("E-invoicing must be enabled to send invoices").
2. Tjek kundekortet for momsnummer og landekode ("Customer is missing VAT number or country code").
3. Kontrollér EAN-nummeret på dokumentet, kunden eller afdelingen; ret det, eller acceptér momsnummer-routingen.
4. Understøttes landet ikke af nogen e-faktureringsordning, så brug e-mail i stedet.

Modtagerens evne til at modtage e-fakturaer kontrolleres i øvrigt før bogføringen, så et fejlet opslag aldrig efterlader et halvt sendt, bogført dokument.

Kunden siger, der ikke er nogen mulighed for at betale med kort

Betalingslinket vises kun, når en kortudbyder (Stripe eller OnPay) er tilsluttet, og Tillad kortbetaling ("Allow card payment") var valgt på fakturaen, før den blev sendt.

1. Tjek at Stripe eller OnPay er tilsluttet virksomheden.
2. Åbn fakturaen, og tjek valget i Tillad kortbetaling (det kan stå til "None"/ingen).
3. For en allerede sendt faktura kan du vælge Generér betalingslink ("Generate payment link") i rækkemenuen og kopiere eller e-maile linket direkte til kunden. Linket er permanent og kan deles med kunden.

Automatiske betalingspåmindelser bliver ikke sendt

Flere betingelser skal være opfyldt: virksomhedens hovedafbryder, rykkerprofilen, fakturaens status og undtagelser ved betalingsaktivitet.

1. Tjek Indstillinger > Betalingspåmindelser: Aktivér betalingspåmindelser ("Enable payment reminders") skal være slået til, og den relevante profil skal være aktiv.
2. Bekræft at fakturaen er Ubetalt eller Delvist betalt og har overskredet forfaldsdatoen; kladder samt betalte, krediterede og annullerede fakturaer rykkes aldrig.
3. Tjek profilens timing: Første påmindelse venter "Dage efter forfaldsdato" ("Days after due date"); de næste venter "Interval mellem påmindelser" ("Interval between reminders"); "Maksimalt antal påmindelser" ("Maximum reminders") kan allerede være nået – se påmindelsesposterne i leveringsloggen.
4. Påmindelser springes over, når et korttræk afventer, eller der allerede er registreret en kladdebetaling på fakturaen – tjek betalingsstatussen ("Trukket" / "Afventer bogføring").
5. Påmindelser sendes én gang dagligt på det tidspunkt, der er valgt under Indstillinger > Planlagt afsendelse.

Godt at vide: Påmindelser nummereres pr. faktura ("This will be Reminder #N"), og e-mailen angiver restbeløbet. Manuelle påmindelser sendes fra afsendelsesdialogens fane Betalingspåmindelse ("Payment Reminder"). Påmindelser er kun e-mails – systemet opkræver ikke rykkergebyrer eller renter.

Jeg lavede en delvis kreditnota, og nu står hele fakturaen som Krediteret – er restbeløbet tabt?

Nej. Etiketten Krediteret slår til, så snart der oprettes en kreditnota, som refererer til fakturanummeret – også ved et delvist beløb. Pengesiden spores separat: Aldersfordeling, saldi og debitorlisten modregner kreditnotaen mod fakturaen og viser fortsat den korrekte restsaldo.

1. Tjek kundens aktivitet eller debitorlisten for det åbne nettobeløb.
2. Er krediteringen lavet ved en fejl, håndteres kreditnotaen som ethvert andet dokument: Den kan ikke redigeres, når den er sendt – udsted i stedet en korrigerende faktura.