Skip to content
English
  • There are no suggestions because the search field is empty.

Sådan fungerer e-fakturering (EAN/NemHandel)

Send og modtag elektroniske fakturaer via NemHandel og Peppol med Sproom-integrationen.

Med e-fakturering kan din virksomhed sende fakturaer og kreditnotaer elektronisk via netværkene NemHandel og Peppol – i stedet for eller som supplement til e-mail. LedgerBee bruger Sproom som transportleverandør, og det er ad den vej, danske offentlige kunder (identificeret med EAN-numre) og mange virksomheder modtager deres fakturaer.

Hvor finder du det

  • Opsætningen ligger i System > Marketplace (/system/integrations): Åbn kortet Sproom E-fakturering ("Sproom E-invoicing"), og klik Konfigurer ("Configure") – eller Administrer ("Manage"), når integrationen er installeret – for at åbne siden /system/integrations/sproom.
  • Afsendelse sker fra Applikationer > Fakturaer ("Applications > Invoices", /applications/invoices) via Send-knappen og rækkemenuens Send igen ("Send again") og Leveringslog ("Delivery Log").
  • Indgående e-dokumenter lander i Applikationer > Indbakke ("Applications > Inbox", /applications/inbox).
  • Virksomhedens Standard leveringsmetode ("Default delivery method") indstilles i Indstillinger under virksomhedens fakturaindstillinger.
  • Menupunktet Marketplace vises kun for brugere med Marketplace-rettigheden.

Sådan fungerer det

Du forbinder virksomheden én gang via Marketplace og aktiverer et eller begge netværk. Herefter vises "Sproom" som leveringsmetode ved siden af E-mail og Manuel, når du sender fakturaer og kreditnotaer.

Udgående dokumenter genereres i Peppol BIS 3-formatet med faktura-PDF'en (og eventuelle vedhæftninger) indlejret. Dokumentet adresseres til kundens EAN-/GLN-nummer eller – som reserve – til kundens CVR-/momsnummer. Hver afsendelse registreres i fakturaens leveringslog, og Sproom sender statusopdateringer (sendt, accepteret, afvist) tilbage, så du kan se, om modtagerens system faktisk har accepteret dokumentet.

Forbindelsen virker også den anden vej: E-fakturaer og kreditnotaer, som dine leverandører sender via NemHandel/Peppol, hentes automatisk ind i dokumentindbakken – i næsten realtid via webhooks og med et dagligt synkroniseringsjob som sikkerhedsnet. Når du åbner et sådant dokument, sendes der automatisk en "Accepteret"-kvittering til afsenderen, og betaler du det via en bankbetaling, sendes svaret "FullyPaid".

Centrale begreber

  • Sproom – den eksterne e-faktureringsplatform, LedgerBee integrerer med. Din virksomhed registreres som underkonto ("child company") under LedgerBees Sproom-konto, og du kan blive sendt til Sproom én gang for at godkende tilmeldingen.
  • NemHandel – det officielle danske e-faktureringsnetværk (badge: "Danish Network"). Kun tilgængeligt for virksomheder med landekode DK.
  • Peppol – det fælleseuropæiske e-faktureringsnetværk (badge: "International"). Kræver en underskrevet Peppol-verifikation, før det kan aktiveres.
  • Peppol-verifikation – en underskrevet deltageraftale. Du angiver underskriverens e-mail og navn, CVR-nummer og signeringsmetode (Danmark: NemID/NemID MOCES; Norge: norsk BankID; Sverige: svensk BankID). Underskriveren modtager en e-mail, og indtil aftalen er underskrevet, står Peppol som Afventer ("Pending").
  • EAN-nummer (EAN/GLN) – lokationsnummeret, der identificerer modtageren (typisk offentlige institutioner). Kan gemmes på kunden (feltet EAN-nummer / "EAN Number") og pr. afdeling (EAN/GLN-nummer / "EAN/GLN Number") og bruges som primær e-fakturaadresse, når det er udfyldt.
  • CVR-/momsnummer – virksomhedens registreringsnummer. Bruges som reserveadresse for e-fakturaer og som afsenderidentitet ved registrering på netværkene.
  • Leveringsmetode – E-mail, Sproom eller Manuel (Manuel downloader PDF'en og markerer dokumentet som sendt). Vælges pr. afsendelse; standarden kommer fra præferencerne.
  • Leveringspræference – indstilles på kunden og pr. afdeling ("Brug virksomhedens standard" / "E-mail" / "E-faktura (Sproom)" / "Manuel"). Afdelingens præference går forud for kundens, og kundens går forud for virksomhedens Standard leveringsmetode.
  • Leveringslog – et panel pr. faktura, der viser alle afsendelser: dato, leveringstype, modtager (e-mailadresse eller EAN), status Sendt/Fejlet med fejlkode samt netværkets leveringsstatus fra Sproom.
  • Dokumentsvar – kvitteringen, der sendes tilbage til afsenderen af et indgående e-dokument (Accepteret, Afvist med begrundelse, FullyPaid m.fl.). Et dokument kan kun besvares én gang.

De vigtigste regler

  • Sproom tilbydes kun som leveringsmetode, når din forbindelse er aktiv med mindst ét netværk, og den konkrete modtager er bekræftet som e-fakturamodtager (et opslag i netværksregistret, som caches i cirka en time). Ellers bruges E-mail.
  • Krav til en Sproom-afsendelse: Kunden skal have både momsnummer og landekode, landet skal være et af de understøttede (DK, SE, NO, FI, DE, NL, BE, AT, FR, IT, ES, PT, PL, GB), og alle fakturalinjer skal have gyldig pris og momsopsætning.
  • Et EAN-nummer på dokumentet har førsteprioritet som adresse. Er EAN-nummeret ikke registreret på netværkene, falder systemet automatisk tilbage til kundens momsnummer. Kan hverken EAN- eller momsnummeret modtage, fejler afsendelsen.
  • Tilbud og ordrebekræftelser kan kun sendes via E-mail eller Manuel – Sproom gælder ikke for dem.
  • Gensendelse er tilladt; hver gensendelse får sin egen transmissionsreference.
  • Du kan ikke slå det sidste netværk fra eller afbryde forbindelsen, hvis virksomhedens standardleveringsmetode er Sproom, og aktive eller pausede abonnementer mangler en e-mailkontakt at falde tilbage på. Tilføj e-mailadresser til de nævnte kunder, eller opsig abonnementerne først.
  • Når det sidste netværk slås fra, eller integrationen afbrydes, nulstilles virksomhedens standardleveringsmetode automatisk fra Sproom til E-mail.
  • Afbryd forbindelsen ("Disconnect") fjerner LedgerBees adgang til Sproom-kontoen, annullerer afventende verifikationer og rydder alle e-faktureringsindstillinger. Forbinder du igen senere, kræver det en ny verifikation.
  • Indgående dokumenter ankommer via webhooks i næsten realtid plus en daglig synkronisering kl. 07:05. Den allerførste synkronisering ser 90 dage tilbage; senere kørsler henter kun dokumenter udstedt siden sidste synkronisering.
  • Når du åbner et Sproom-dokument i indbakken, sendes svaret "Accepteret" automatisk til afsenderen – medmindre dokumentet allerede er i en endelig tilstand. En afvisning kræver en begrundelse på højst 500 tegn, og et dokument kan kun besvares én gang.