E-fakturering: Ofte stillede spørgsmål

Her finder du svar på de mest almindelige spørgsmål om e-fakturering via NemHandel og Peppol i LedgerBee.

Hvorfor kan jeg ikke vælge Sproom, når jeg sender en faktura?

Sproom tilbydes kun, når din forbindelse er aktiv, OG den konkrete modtager er registreret til at modtage e-fakturaer.

1. Gå til System > Marketplace, og åbn Sproom – er mindst ét netværk aktivt?
2. Tjek, at kunden har momsnummer og landekode, og se indikatoren Kan modtage e-fakturaer ("Can receive e-invoices") på kundens detaljer.
3. Sender du til en manuelt indtastet e-mailadresse, bruges altid E-mail – vælg i stedet en kontakt som modtager.
4. Kører tjekket stadig ("Tjekker e-fakturastatus..."), så vent et øjeblik.

Kunden er en kommune og siger, de aldrig har modtaget fakturaen – men den står som sendt

"Sendt" betyder kun, at LedgerBee har afleveret dokumentet til netværket; accept er et separat trin.

1. Åbn fakturaens rækkemenu, og vælg Leveringslog ("Delivery Log").
2. Se kolonnen Leveringsstatus – blå betyder stadig undervejs, rød betyder, at modtagerens system har afvist dokumentet.
3. Ved afvisning: Læs den gemte afvisningsbegrundelse (ofte et forkert EAN-nummer eller en manglende reference, som den offentlige institution kræver).
4. Ret EAN-nummeret på kunden/afdelingen, eller ret fakturaens indhold, og vælg Send igen ("Send again").

Jeg fik en advarsel om, at EAN-nummeret ikke kunne valideres

Det indtastede EAN-nummer er ikke registreret i NemHandel/Peppol, så systemet adresserer i stedet dokumentet til kundens momsnummer – det leveres stadig, hvis momsnummeret er registreret.

1. Bekræft EAN-nummeret med kunden – en enkelt tastefejl er den typiske årsag (kundeformularen validerer nummeret).
2. Opdater EAN-nummeret på kunden eller afdelingen.
3. Gensend fakturaen – advarslen forsvinder, når EAN-nummeret validerer.

Jeg kan ikke afbryde Sproom eller slå netværket fra – jeg får en fejl om aktive abonnementer

Når virksomhedens standardlevering er Sproom, vil en deaktivering flytte abonnementsfakturaer over på e-mail, og det kræver, at hvert aktivt eller pauset abonnement har en e-mailkontakt.

1. Læs fejlbeskeden – den nævner de berørte kunder.
2. Tilføj en e-mailadresse til hver af de nævnte kunders standardkontakt (eller den afdelingskontakt, abonnementet bruger).
3. Alternativt: Opsig de pågældende abonnementer.
4. Prøv derefter at deaktivere eller afbryde igen.

Peppol har stået på Afventer i flere dage

Peppol aktiveres først, når den navngivne underskriver har underskrevet verifikationsaftalen, som er sendt til vedkommendes e-mail.

1. Bekræft, at underskriveren har modtaget verifikationsmailen (tjek også spam).
2. Brug Opdater status ("Refresh status") på Peppol-kortet – er aftalen underskrevet, aktiveres registreringen ved opdateringen.
3. Er mailen sendt til den forkerte person: Vælg Annuller verifikation ("Cancel verification"), slå Peppol til igen, og angiv de rigtige underskriveroplysninger.

Leverandørers e-fakturaer dukker ikke op i vores indbakke

Indgående dokumenter ankommer via webhooks plus en daglig synkronisering kl. 07:05 – og kun for virksomheder med en aktiv forbindelse og mindst ét aktivt netværk.

1. Gå til System > Marketplace, og åbn Sproom – vises opsætningssiden igen, er forbindelsen blevet fjernet (muligvis direkte i Sproom) og skal genetableres.
2. Bekræft, at mindst ét netværk er aktivt.
3. Bekræft, at dokumentet faktisk var adresseret til virksomhedens moms-/EAN-nummer.
4. Bemærk: Den allerførste synkronisering ser kun 90 dage tilbage – ældre dokumenter hentes ikke ind.