Overblik over Budgetter

Med Budgetter planlægger du virksomhedens resultattal (P&L) måned for måned for ét regnskabsår og følger løbende, hvordan de faktiske tal udvikler sig i forhold til planen.

Her finder du Budgetter

Du finder modulet i venstremenuen under Applikationer > Budgetter & prognoser ("Applications > Budgets & Forecasting", ikonet med sparegrisen) eller via adressen /applications/budgets. Arbejdsområdet har to faner:

• Budgetter ("Budgets") – listen over dine budgetter.
• Cashflow – likviditetsprognosen, som kræver en separat licens.

Når du åbner et budget (/applications/budgets/ ), har det tre faner: Editor, Sammenligning ("Comparison") og Afvigelse ("Variance"). Budgetsiden viser desuden et runway-felt (kassebeholdning i forhold til forbrug), og virksomheder med Abonnementsmodulet ser også en SaaS-linje med MRR, ARR og antal abonnenter.

Sådan er et budget bygget op

Et budget er et gitter: én række pr. resultatkonto fra kontoplanen og én kolonne pr. regnskabsperiode (måned) i det valgte regnskabsår. Du kan taste beløb direkte, auto-udfylde en værdi hen over månederne, indsætte fra et regneark, importere en CSV-fil eller styre celler med formler, der henviser til sidste års faktiske tal, andre budgetrækker, egne driver-rækker (fx antal medarbejdere) eller den løbende prognose for abonnementsomsætning.

Et budget kan desuden opdeles efter en dimension (fx Ejendom eller Omkostningssted). I så fald hører hver celle til en bestemt dimensionsværdi – eller til puljen Ufordelt ("Unallocated") – og både editoren og sammenligningen kan vises pr. dimensionsværdi eller konsolideret.

Centrale begreber

• Budget: en navngiven plan, der er knyttet til præcis ét regnskabsår. En virksomhed kan have flere budgetter, også flere for samme år (fx ét pr. dimensionsopsætning eller planlægningsrunde).
• Budgetlinje/celle: beløbet for én konto i én regnskabsperiode. Kun resultatkonti kan redigeres; overskrifts- og sumrækker vises kun som struktur og kan ikke indeholde budgetværdier.
• Regnskabsperiode: en måned i regnskabsåret. Perioder åbnes og lukkes i regnskabsmodulet – ikke i Budgetter.
• Dimensionskategori (valgfri): vælges ved oprettelsen. Kun kategorier med én værdi pr. postering (unikke) kan bruges. Lader du feltet stå tomt, får du et fladt budget.
• Dimensionsomfang ("Dimension scope"): dropdown i editoren, der vælger hvilken dimensionsværdi (eller Ufordelt) gitteret redigerer lige nu.
• Ufordelt: puljen for beløb og faktiske tal uden dimensionsværdi.
• Auto-udfyld ("Auto-fill"): kopierer en celles værdi hen over månederne. To tilstande: Gentag på tværs af alle måneder ("Repeat across all months") og Udfyld resterende måneder ("Fill remaining months", fra den valgte måned og frem).
• Formel: en celleværdi, der starter med =, fx =baseline*1.05 (5 procent oven på sidste års faktiske tal) eller =#3 (henvisning til række nummer 3). Rækkerne har faste #N-numre i gitterets margen.
• Driver: en egen talrække (fx "Headcount"), som kontoformler kan henvise til. Drivere tæller aldrig med i P&L-totaler, sammenligning eller eksport.
• Sidste års baseline: knappen Vis sidste års baseline ("Show prior-year baseline") viser sidste års bogførte tal pr. konto og måned; tallene kan også bruges i formler.
• Kildebadge (Actuals/Subscription): en låst celle, hvis værdi kommer fra bogføringen (lukket måned) eller fra abonnementsmappingen. Med oplåsningsknappen Override (detach from live source) kobler du cellen fra kilden og overtager den selv.
• Abonnementsmapping: Map subscription forecast to account kobler abonnementsprognosen til én eller flere konti med metrikvalget "MRR (recurring)" eller "Invoiced revenue". Kræver Abonnementsmodulet.
• Scenarie: alternative forudsætninger oven på budgettet. Scenariet "Base" er selve budgettet; øvrige scenarier kan oprettes, omdøbes, duplikeres og slettes under Administrer scenarier ("Manage scenarios").
• Fastfrosset baseline: et uforanderligt øjebliksbillede af det beregnede gitter (Frys baseline / "Freeze baseline"), som fanen Afvigelse sammenligner de faktiske tal imod.
• Re-baseline-forslag: vises automatisk, når en regnskabsperiode lukkes, og foreslår at genberegne den fremadrettede prognose ud fra den lukkede måneds faktiske tal. Du skal selv bekræfte eller afvise – intet overskrives automatisk.
• Runway-felt: viser "Cash on hand" (kassebeholdning), "Trailing 3-month burn" (gennemsnitligt nettoforbrug de seneste tre lukkede måneder) og "Months remaining" (måneder tilbage) med status OK / Watch / Low / Unknown.

De vigtigste regler

• Licens og rettigheder: Hele arbejdsområdet kræver Budgets-licensen; uden den er menupunktet skjult. At se budgetter kræver læserettighed, mens oprettelse, redigering, sletning, duplikering og import kræver skriverettighed – med kun læseadgang kan du se listen og gitrene, men handlingsknapperne er deaktiveret. Fanen Cashflow kræver sin egen licens og læserettighed, og abonnementsfunktionerne (formel-reference, mapping, SaaS-linje, drivere) kræver Abonnementsmodulet.
• Lukkede måneder: Når en regnskabsperiode lukkes, viser alle kolonner til og med den senest lukkede periode de bogførte tal og bliver skrivebeskyttede med badgen "Actuals". Planen ruller fremad, mens historikken låses til virkeligheden.
• Kun resultatkonti: Balancekonti indgår slet ikke i et budget.
• Én celle pr. kombination: Der findes præcis én celle pr. konto + periode (+ dimensionsværdi). Redigerer to personer den samme celle samtidig, afvises den sidste ændring, og siden skal genindlæses.
• Tal kobler formler fra: Taster du et almindeligt tal oven i en formel eller en celle med livekilde, kobles cellen fra og bliver manuel. Det samme gælder tal, der indsættes fra udklipsholderen.
• Runway-feltet: Kassebeholdningen beregnes fra bankkonti, der er koblet til finanskonti, og forbruget som gennemsnitligt nettoudtræk over de seneste tre lukkede måneder. Uden koblet bankkonto eller lukkede måneder er status Unknown; en overskudsgivende periode viser uendelig runway og status OK.
• Duplikér ("Duplicate"): kopierer et budget til et valgt regnskabsår under et nyt navn (standard "Copy of "). Månederne mappes efter placering (måned 1 til måned 1 osv.), og dimensionsopsætningen samt beløb pr. dimension bevares. Har målåret færre perioder, udelades de overskydende måneder.