Bankmodulet: konti, synkronisering, afstemning og betalinger

Bankmodulet holder virksomhedens faktiske bankaktivitet og bogføringen i trit med hinanden. Her registrerer du bankkonti, afstemmer banktransaktioner mod regnskabet og sender betalinger til leverandører.

Her finder du bankfunktionerne

• Regnskab > Bankkonti ("Accounting > Bank Accounts") på /accounting/bank-accounts – oversigten over virksomhedens bankkonti.
• Regnskab > Bankafstemning ("Bank Reconciliation") på /accounting/bank-reconciliation – arbejdsområdet til afstemning; hver transaktion har en detaljevisning på /accounting/bank-reconciliation/ .
• Applikationer > Betalinger ("Bill Payments") på /applications/bill-payments – kun synlig, hvis virksomheden har licensen til betalinger.
• Bankforbindelser oprettes fra integrationsmarkedspladsen på /system/integrations. BankIntegration.dk har sin egen opsætningsside på /system/integrations/bankintegration-dk, og AiiA-flowet sender dig retur til en resultatside på /aiia.
• Manuel udligning finder du på hver kunde- eller leverandørside (Stamdata > Kunder / Leverandører) under fanen Udligninger ("Settlements") via knappen Udlign åbne poster ("Settle open entries") – og desuden fra forudbetalingsvisningen og fra visningen af bogførte posteringer.

Sådan hænger delene sammen

Du registrerer virksomhedens bankkonti manuelt eller gennem en bankforbindelse. Hver konto er knyttet til en finanskonto i kontoplanen. Der findes to udbydere af bankforbindelser: AiiA Open Banking (Mastercard) importerer saldi og transaktioner automatisk, mens BankIntegration.dk derudover gør det muligt at sende betalinger fra LedgerBee. Pliant-firmakortkonti vises også som bankkonti, men administreres af Pliant-integrationen. Konti uden bankforbindelse kan modtage transaktioner via CSV-upload.

I Bankafstemning matcher du importerede banktransaktioner mod regnskabet: åbne fakturaer, bogførte posteringer og posteringskladder, indbakkebilag eller modparten i en intern overførsel. Systemet foreslår match (baseret på FIK-referencer, IBAN, CVR, kontonummer eller beløb og dato), kan auto-matche og i visse sikre tilfælde auto-bogføre. Du kan også oprette posteringer direkte fra banklinjer, registrere depositum og forudbetalinger, anmode om manglende bilag pr. e-mail og fortryde en afstemning.

Betalinger er den udgående betalingskørsel: du opretter betalinger til leverandører (indenlandske, internationale, interne overførsler eller danske FIK/GIRO-indbetalingskort), sender dem eventuelt gennem et godkendelsesflow, og LedgerBee overfører godkendte betalinger til banken via BankIntegration.dk. Betalingsstatusser opdateres automatisk fra banken.

Manuel udligning lader dig koble allerede bogførte fakturaer, kreditnotaer, betalinger og forudbetalinger sammen pr. modpart. Det er en ren markering, der kun rører finansbogholderiet, når en difference (valutakurs eller afskrivning) skal bogføres.

Centrale begreber

• Bankkonto – en registreret konto med navn, registreringsnummer, kontonummer, valuta, valgfrit SWIFT/BIC og IBAN samt en tilknyttet finanskonto. Integrationstypen vises som Manuel, AiiA, BankIntegration.dk eller Pliant.
• Standardbetalingskonto – én konto pr. virksomhed er markeret som standard for udgående betalinger. Vil du flytte markeringen, slår du standard til på en anden konto.
• Synkronisering – import af transaktioner fra bankforbindelsen. Synkroniser nu ("Sync Now") kører én konto med det samme; et baggrundsjob synkroniserer alle forbundne konti cirka hver 6. time. Senest synkroniseret ("Last Synced") viser seneste kørsel. Dubletter frasorteres automatisk.
• Synkroniseringsinterval – valgfrie fra/til-datoer pr. konto. Transaktioner uden for intervallet importeres ikke, og strammer du intervallet, kan du blive spurgt, om uafstemte transaktioner uden for det skal slettes (afstemte bevares altid).
• Afstemning – kobling af en eller flere banktransaktioner til en eller flere regnskabsposter. Tilladte former er 1:1, 1 transaktion til flere poster eller flere transaktioner til 1 post – aldrig mange-til-mange. Alle valgte transaktioner skal være fra samme bankkonto.
• Matchforslag – et foreslået modstykke til en uafstemt banklinje, mærket med matchtype (FIK, IBAN, CVR, Konto, Beløb) og sikkerhed (Høj / Mellem / Lav). Forslag kan afvises pr. transaktion og gendannes senere fra transaktionens detaljeside.
• Auto-bogført ("Auto-booked") – et mærke på afstemte rækker, som systemet har bogført automatisk ud fra en entydig FIK-reference på et indbetalingskort. Det kan altid fortrydes, og den afstemte visning viser en systemaktør som opretter, så du kan se, at maskinen har gjort det.
• Klar til godkendelse ("Ready for approval") – en fane med sikre AI-foreslåede match, der afventer en menneskelig beslutning: godkend, ignorer eller redigér og bogfør. Kun synlig med AI-licensen til bankforslag.
• Afventer bilag ("Awaiting documents") – en fane til banklinjer, der er genkendt, men mangler et understøttende bilag (beta).
• Overfør til kassekladde ("Transfer to journal") – opret posteringskladder direkte fra valgte banklinjer; kladderne afstemmes automatisk mod banklinjen, når de bogføres. En linje kan bogføres uden bilag og markeres så som "mangler dokumentation".
• Markér som depositum ("Mark as deposit") – registrér en umatchet banktransaktion som et åbent kunde-/leverandørforskud eller tilbageholdt depositum, med moms enten udskudt til fakturaen eller indregnet ved modtagelsen.
• Fjern afstemning ("Unreconcile") – fortryder en afstemning, så banktransaktionen og posterne kan matches igen. Bogførte betalinger i afstemningen får en tilbageførselspostering.
• Betaling – en udgående bankbetaling med modtageroplysninger, beløb, valuta og betalingsdato. Typer: indenlandsk overførsel, international overførsel, intern overførsel og danske FIK/GIRO-indbetalingskort, som kræver en kodelinje.
• Betalingsstatusser – Kladde, Afventer godkendelse, Kommende, Behandles, Betalt, Fejlet, Annulleret, Annullering anmodet, Annulleres i banken og Annullering fejlet.
• Godkendelsesflow – et regelsæt under Indstillinger > Arbejdsgange ("Settings > Workflows"), der tvinger matchende betalinger gennem godkendelse, før de sendes. Godkendere handler fra deres personlige Opgaver-liste ("Tasks") eller fanen Godkendelser ("Approvals") på betalingssiden.
• Udlign åbne poster (manuel udligning) – udligning pr. modpart af fakturaer, kreditnotaer, betalinger og forudbetalinger. Valg, der ikke balancerer, giver én differencepostering (realiseret valutakursgevinst/-tab eller afskrivning som debitortab) på den konfigurerede differencekonto.
• Netto-udligning på tværs af modparter – når en kunde og en leverandør er koblet som samme juridiske enhed, kan tilgodehavende og gæld modregnes med en udligningspostering.

De vigtigste regler

• Valutaen på en bankkonto kan ikke ændres, når kontoen har transaktioner.
• Banksynkronisering og opdatering af betalingsstatus kører automatisk cirka hver 6. time.
• Kun konti med BankIntegration.dk kan sende betalinger. AiiA er ren synkronisering, og manuelle konti kan ikke oprette betalinger.
• Sletning af en bankkonto er helt blokeret, hvis kontoen har betalingshistorik. Har den afstemte transaktioner, arkiveres den blot, og historikken bevares. Ellers slettes den permanent sammen med sine uafstemte transaktioner. Den tilknyttede finanskonto bevares altid.
• Visning af banksiderne kræver læseadgang til regnskab; afstemning, fortrydelse af afstemning og kontoændringer kræver skriveadgang. Flere kontohandlinger og alle betalingshandlinger kræver administratorrettigheder.
• Posteringer for bankbenet af en betaling oprettes normalt først ved bankafstemningen – når banklinjen ankommer og matches – ikke når betalingen sendes.