Skip to content
English
  • There are no suggestions because the search field is empty.

Betal en leverandørregning med godkendelse

Fra oprettelse over godkendelse til bekræftet betaling i banken

Med Betalinger opretter du leverandørbetalinger i LedgerBee, sender dem eventuelt til godkendelse og lader LedgerBee overføre dem til banken. Denne guide gennemgår flowet fra oprettelse til betalt.

Før du går i gang

  • Virksomheden skal have licensen til betalinger – uden den er menupunktet skjult.
  • Betalinger kan kun sendes fra bankkonti med BankIntegration.dk-integration. AiiA-konti er ren synkronisering, og manuelle konti kan ikke oprette betalinger. Ser du beskeden "No bank accounts with payment integration available" (ingen bankkonti med betalingsintegration tilgængelig), er det derfor.
  • At oprette, publicere, annullere, anmode banken om annullering og slette betalingskladder kræver administratorrettigheder.
  • Skal betalingen godkendes af en anden, skal et betalingsgodkendelsesflow være sat op under Indstillinger > Arbejdsgange ("Settings > Workflows").

Trin for trin

  1. Gå til Applikationer > Betalinger ("Bill Payments"), og klik på Opret betaling ("Create Payment"). Du kan også oprette betalingen, mens du bogfører regningen fra indbakken.
  2. Udfyld modtagernavn, registrerings- og kontonummer, beløb, valuta, betalingsdato og den betalende bankkonto. Ved internationale overførsler angiver du i stedet IBAN, SWIFT/BIC og modtageradresse og vælger gebyrfordeling (delt / afsender / modtager); ved indbetalingskort angiver du FIK-kodelinjen.
  3. Vælg Opret og send til godkendelse ("Create and send for approval") – eller Opret kladde ("Create Draft"), og publicér senere.
  4. Matcher et godkendelsesflow betalingen, får den status Afventer godkendelse ("Approval Pending"). Godkenderen godkender fra sin personlige Opgaver-liste ("Tasks") eller fanen Godkendelser ("Approvals") på betalingssiden. Matcher intet flow, godkendes betalingen direkte og sendes til banken.
  5. Efter godkendelse sendes betalingen til banken. Den vises som Behandles ("Processing") og står derefter som Kommende ("Upcoming") i banken, indtil den gennemføres og skifter til Betalt ("Paid").

Resultatet

Betalingen overføres via BankIntegration.dk, og status opdateres automatisk fra banken cirka hver 6. time. Når banklinjen dukker op i bankafstemningen, matches den automatisk mod betalingen – kun betalinger, der allerede er sendt til banken, og kun inden for et stramt vindue på 7 dage, så tilbagevendende, identiske overførsler ikke matcher en gammel betaling.

Godt at vide

  • Der køres dubletkontrol, når betalingskladden oprettes.
  • Afvises betalingen i godkendelsesflowet, annulleres den, og bogføringen tilbageføres, så regningen åbnes igen.
  • Redigerer du en publiceret betaling, oprettes en erstatningsbetaling: den oprindelige stoppes, og dens bogføring tilbageføres, så regningen åbnes igen. Visningen viser Erstatter betaling ("Replaces payment") og Erstattet af betaling ("Replaced by payment"). Er den, der redigerer, selv berettiget godkender på erstatningens godkendelsestrin, tæller redigeringen som godkendelse af det trin.
  • Almindelig annullering virker kun, før betalingen er sendt til banken (Kladde / Afventer godkendelse / Godkendt), og tilbagefører bogføringen. Anmod om annullering i banken ("Request bank cancellation") gælder allerede sendte betalinger og er uden garanti – banken kan muligvis ikke stoppe betalingen, og bogføringen ændres ikke automatisk.
  • Fejler overførslen definitivt, frigives eventuelle modregnede kreditnotaer, så regning og kreditnotaer åbnes igen til et nyt forsøg.
  • Stammer regningen fra en e-faktura, sendes der automatisk et "fuldt betalt"-svar retur gennem e-fakturanetværket, når den er betalt.
  • Posteringen for bankbenet oprettes normalt først ved bankafstemningen, ikke når betalingen sendes.