Anlægsaktiver: overblik over registret og afskrivninger

Anlægsaktiver er registret over aktiverede køb – maskiner, IT-udstyr, inventar, biler og lignende – som afskrives over tid i stedet for at blive udgiftsført med det samme. Når du aktiverer et aktiv, danner LedgerBee en afskrivningsplan måned for måned og bogfører derefter afskrivningerne automatisk som posteringer, én pr. måned, indtil aktivet er fuldt afskrevet eller afhændet.

Hvor finder du modulet

• I venstremenuen under sektionen Stamdata: Anlægsaktiver ("Fixed Assets") på siden /records/fixed-assets med tre faner: Register, Afskrivning ("Depreciation") og Afhændelser ("Disposals").
• Hvert aktiv har sin egen detaljeside (/records/fixed-assets/ ).
• Opsætningen ligger i Indstillinger på fanen Anlægsaktiver, ved siden af Systemkonti ("System Accounts") – her styrer du kontomapping og afskrivningsprofiler.
• På rapportsiden finder du desuden rapportfanen Aktiver ("Assets") for hele virksomheden.

Anlægsaktiver er et betalt tilkøb: virksomheden skal have en aktiv licens til modulet (den tildeles af LedgerBee og kan ikke slås til af jer selv), og din brugerrolle skal have læseadgang til anlægsaktiver for at se siderne – og skriveadgang for at ændre noget. Uden licens og læseadgang er menupunktet, indstillingsfanen og rapportfanen skjult.

Hvad modulet dækker

Modulet håndterer hele aktivets livscyklus:

• Oprettelse – manuelt, fra en købslinje i Indbakken eller en manuel postering, eller automatisk fra abonnementsfakturering af afskrivningsberettigede varer.
• Aktivering, som danner hele afskrivningsplanen.
• Automatisk månedlig bogføring af afskrivninger.
• Omkostningstilføjelser undervejs og fremskyndelse af restafskrivningen.
• Afhændelse – salg, skrotning eller udrangering – med automatisk gevinst/tab-postering.

Centrale begreber

• Aktivnr. – hvert aktiv får et nummer som FA-2026-001. Årstallet kommer fra anskaffelsesdatoen, og løbenummeret tæller op pr. virksomhed pr. år.
• Statusser – Kladde ("Draft"): oprettet, ingen plan, alle felter kan redigeres. Aktiv ("Active"): planen er dannet, og afskrivning bogføres månedligt. Fuldt afskrevet ("Fully depreciated"): hele planen er bogført. Afhændet ("Disposed"): solgt, skrottet eller udrangeret, og resten af planen er annulleret. Et aktivt aktiv med ibrugtagningsdato i fremtiden viser badgen Afventer ibrugtagning ("Pending in-service") – nedenunder er det stadig Aktivt.
• Afskrivningsprofil – en genbrugelig aktivkategori (fx "IT-udstyr – 3 år lineær"), der forudfylder metode, levetid, afskrivningsprocent og eventuelle konto-overstyringer for nye aktiver. Nye virksomheder får tre startprofiler: IT-udstyr (36 måneder), Driftsmateriel og inventar (60 måneder) og Indretning af lejede lokaler (60 måneder) – alle lineære. Profiler kan arkiveres; eksisterende aktiver beholder deres indstillinger, profilen tilbydes blot ikke længere for nye aktiver.
• Metode – Lineær ("Straight-line"): samme beløb hver periode, fordelt efter faktiske kalenderdage. Saldometode ("Reducing balance"): størst afskrivning i starten, aftagende over tid, styret af en saldofaktor (standard 2 = dobbelt saldoafskrivning).
• Levetid – afskrivningens længde i hele måneder, regnet fra ibrugtagningsdatoen.
• Anskaffelsesdato vs. ibrugtagningsdato – anskaffelsesdatoen bestemmer året i aktivnummeret; afskrivningen starter på ibrugtagningsdatoen.
• Scrapværdi – restværdien, som aktivet aldrig afskrives under.
• Afskrivningsprocent – hvor stor en andel af (kostpris minus scrapværdi) der afskrives (0-100, standard 100).
• Afskrivningsgrundlag – (kostpris − scrapværdi) × afskrivningsprocent, plus eventuelle senere omkostningstilføjelser i fuldt omfang.
• Bogført værdi (NBV) – kostpris plus tilføjelser minus faktisk bogført afskrivning.
• Kontomapping – fire kontoroller, der sættes op i Indstillinger: Anlægsaktiver, kostpris ("Fixed asset cost", balancen), Akkumulerede afskrivninger ("Accumulated depreciation", modkonto), Afskrivninger ("Depreciation expense", resultatopgørelsen) og Gevinst/tab ved afhændelse ("Gain/loss on disposal"). De tre første er påkrævet, før et aktiv kan aktiveres. Konti findes pr. aktiv i lag: aktivets egen overstyring, derefter profilens, derefter virksomhedens standard.
• Planpost-statusser – Planlagt (venter på bogføring), Bogført (indgår i en postering), Sprunget over (lukket periode ved aktivering eller nulbeløb) og Annulleret (afhændelse eller offboarding annullerede resten af planen).
• Opsamlingspostering – aktiveres et aktiv med tilbagevirkende kraft, og falder nogle af planens måneder i lukkede regnskabsperioder, samles deres beløb i én postering dateret i den første åbne periode.
• Tilføj omkostning – en omkostningstilføjelse midt i levetiden, der genfordeler den resterende plan; den bogfører ikke selv en postering.
• Fremskynd afskrivning – komprimerer de resterende planlagte afskrivninger, så aktivet er færdigafskrevet på en valgt tidligere slutdato; bogført historik og totalbeløbet ændres ikke.
• Afhændelsestyper – Solgt ("Sold", salgssum tilladt), Skrottet ("Scrapped") og Udrangeret ("Written off", ingen salgssum).
• Provenukonto – kontoen, salgssummen lander på (bank eller tilgodehavende); vælges i afhændelsesdialogen, når salgssummen er over nul.

De vigtigste regler

• Kun basisvaluta. Aktiver føres kun i virksomhedens basisvaluta; oprettelse i andre valutaer afvises. Markerer du en købslinje i fremmed valuta som aktivkøb, omregnes beløbene med posteringens valutakurs – mangler kursen, er handlingen deaktiveret med en forklarende tooltip.
• Kladde er fri, aktiveret er låst. Som kladde kan alle felter redigeres, og der findes ingen plan. Efter aktivering er de økonomiske parametre (kostpris, scrapværdi, procenter, datoer, levetid, metode, konti og profil) låst – kun navn, leverandør, serienummer, lokation og omkostningssted kan stadig ændres. Der findes ingen "deaktivér"-handling.
• Planens matematik. Planen løber fra ibrugtagningsdatoen i det valgte antal måneder, opdelt pr. kalendermåned, så første og sidste post er delmåneder fordelt efter dage. Beløb afrundes til 2 decimaler pr. post, og sidste post opsamler afrundingsresten, så planens total altid stemmer præcist med afskrivningsgrundlaget plus tilføjelser. Saldometoden skifter automatisk til lineær afskrivning på restbeløbet, når det giver en større afskrivning, og går aldrig under scrapværdien.
• Automatisk månedlig bogføring. En automatisk kørsel starter tidligt den 1. i hver måned og bogfører alt, der er forfaldet til og med udgangen af forrige måned. Der dannes ÉN postering pr. virksomhed pr. måned, dateret ved månedens udgang, med debet på afskrivningskontoen og kredit på akkumulerede afskrivninger pr. aktiv. Måneder i lukkede regnskabsperioder springes over ved bogføringen og forbliver forfaldne, indtil perioden genåbnes; senere måneder bogføres stadig uafhængigt. Når et aktiv ikke har flere planlagte poster og mindst én bogført, skifter det automatisk til Fuldt afskrevet.
• Automatikken kan slås fra. Fanen Afskrivning viser banneret "Automatisk månedlig bogføring" ("Automatic monthly posting") med en kontakt pr. virksomhed (standard: til). Slår du den fra, stopper kun den automatiske kørsel – du kan stadig bogføre manuelt når som helst med Kør nu ("Run now"). Med Tilpas ("Override") kan du fravælge enkelte poster; fravalgte poster forbliver forfaldne og kan bogføres senere. Tabellen Perioder viser hver måneds status (Bogført / Delvist bogført / Åben / Planlagt) med link til den dannede postering.
• Registerets nøgletal og eksport. Statuslinjen på Register-fanen (Aktiver, Brutto bogført værdi, Akkumulerede afskrivninger, Netto bogført værdi) beregnes for hele virksomheden på tværs af ikke-afhændede aktiver – bevidst uafhængigt af de aktive filtre. Registerets eksportknap og rapportfanen Aktiver deler samme eksport (CSV/Excel): et øjebliksbillede pr. aktiv af kostpris, tilføjelser, akkumulerede afskrivninger og bogført værdi pr. en valgt dato, grupperet efter profil og designet til at kunne afstemmes med balancens aktivkonti.
• Varer som skabelon. På en vare (af typen varer, ikke ydelser) kan sektionen "Afskrivningsberettiget aktiv" ("This product creates a fixed asset") gemme profil, valgfri levetid, afskrivningsandel og konto-overstyringer. Det er en skabelon, der forudfylder aktiver oprettet fra varen – ændringer rører aldrig eksisterende aktiver. Fakturerer et abonnement en sådan vare, oprettes automatisk ét kladde-aktiv pr. abonnement og vare ved første fakturering.