Sådan fungerer abonnementer og løbende fakturering

Med abonnementsmodulet kan din virksomhed sælge løbende ydelser: du definerer planer, tilknytter kunder som abonnenter, og LedgerBee fakturerer dem automatisk. Her får du overblikket over, hvor modulet ligger, de centrale begreber og de regler, der er vigtigst at kende.

Hvor finder du det?

Gå til Applikationer > Abonnementer (/applications/subscriptions). Siden har fire faner:

Abonnementstyper ("Subscription types") – kataloget over dine planer.
Abonnenter ("Subscribers") – listen over abonnementer pr. kunde med status, startdato, næste faktureringsdato, MRR, faktureringsforælder og betalingsmetode.
Fakturering ("Billing") – med underfanerne Fakturering ("Invoicing"), Churn og Fejl ("Errors").
Indstillinger ("Settings") – med underfanerne Felter ("Fields") og Konfiguration ("Configuration"). Kun for administratorer.

Menupunktet vises kun, hvis virksomheden har abonnementslicensen, og du har læseadgang til abonnementer. Planer til kundeportalen, tilmeldingssider og indlejring på egne hjemmesider administreres separat under Indstillinger > Kundeportal (portaladministration kræver Customer Portal-licensen).

Sådan fungerer den automatiske fakturering

En natlig faktureringskørsel (kl. 04:00 UTC) beregner præcis, hvad hvert abonnement skylder for perioden, opretter fakturaen (eller en kreditnota, hvis kunden har penge til gode), bogfører den og leverer den via e-mail eller e-fakturering. Fakturaen dateres altid den dag, den udstedes – aldrig tilbagedateret eller fremdateret – og forfaldsdatoen er fakturadatoen plus betalingsbetingelserne.

Alt, der allerede er opkrævet, registreres i en intern faktureringsjournal, og hver kørsel trækker det allerede fakturerede fra. Derfor giver en gentagen kørsel aldrig dobbeltopkrævninger. Ændringer midt i en periode håndteres på samme måde: motoren beregner den fulde korrekte opkrævning og fakturerer kun forskellen.

Betalingen kan køre ad to spor:

Faktura-sporet: kunden modtager en faktura og betaler den som enhver anden.
Kort-sporet: et betalingskort gemmes (via Stripe eller OnPay) og trækkes automatisk, når fakturaen genereres. Fejlede træk går ind i en automatisk genforsøgsstige med besked til kunden, og kunden modtager de e-mails, kortnetværkene kræver (bekræftelse af aftalen, varsler før træk, kvitteringer samt beskeder om kortopdatering og kortudløb).

Centrale begreber

Plan / abonnementstype – en genbrugelig skabelon: produkter med antal og priser, en faktureringscyklus, en standard-faktureringsretning og valgfrie faser. Kun aktive planer kan tilknyttes. Arkivering skjuler planen for nye tilmeldinger, men eksisterende abonnenter beholder deres vilkår.
Abonnent – en kunde tilknyttet en plan (én række pr. abonnement på fanen Abonnenter).
Tilpasset plan ("Custom plan") – en engangsvariant oprettet under tilknytningen ved at tilpasse en plan. Den gælder kun for den kunde og gemmes ikke i kataloget (vises med et "Custom"-mærke).
Fase – et stadie i abonnementets liv, fx en introrabat-periode efterfulgt af normal drift. Hver fase kan ændre rabatter, antal og priser; den sidste fase fortsætter uendeligt. Faser er ikke det samme som faktureringsperioder.
Faktureringscyklus/-periode – hvor ofte en pris gentages (månedligt, kvartalsvist, halvårligt, årligt eller hver N enheder). Én fase kan blande produkter med forskellige perioder, fx et månedligt produkt ved siden af et årligt.
Faktureringskadence – et alternativt faktureringsinterval for hele planen (fx både et månedligt og et årligt prissæt på samme plan). En abonnent er på præcis én kadence ad gangen og kan skiftes.
Faktureringsretning – Forud ("Advance") fakturerer ved periodens start, Bagud ("Arrears") ved periodens slutning. Sættes pr. plan og kan tilsidesættes pr. abonnement.
Forholdsmæssig opkrævning (proration) – opkrævning for delperioder baseret på faktiske kalenderdage. Ved tilknytning vælger du mellem Ingen opkrævning før første fakturadato ("No charge until first invoice date"), Opkræv delperiode på første faktura ("Charge for partial period on first invoice") og Opkræv delperiode med det samme ("Charge immediately for partial period").
Faktureringsdag ("billing alignment day") – den kalenderdag, fremtidige fakturaer lægger sig fast på (kaldes også faktureringsankeret).
Prøvedage – gratis dage, før faktureringen begynder. Abonnementet står som Prøveperiode, indtil prøven udløber.
Dage før afsendelse ("days before send") – kun ved forudfakturering: udsted fakturaen så mange dage før dens periode. Bagudfakturaer sendes altid ved periodens slutning.
Engangsprodukter – varer i stil med oprettelsesgebyrer, der faktureres én gang pr. køb – enten med det samme eller kun på den første fakturering.
Forbrugsbaserede produkter – målte produkter, hvor antallet kommer fra registreret forbrug. Beløbet varierer pr. periode og opkræves aldrig forholdsmæssigt.
MRR – månedlig tilbagevendende omsætning, vist pr. plan og pr. abonnent.
Plangruppe – et ordnet sæt planer, der definerer niveauer. Flytning mellem planer i en gruppe sker med handlingen Op-/nedgradér plan ("Up/downgrade plan"), som viser retningen som op- eller nedgradering.
Faktureringsforælder / samlefaktura – et barne-abonnement kan betales af en forælder-kunde på én samlet faktura. Barnets faktureringsdag følger forælderens.
Automatisk kortbetaling – et gemt kort (Stripe eller OnPay), der trækkes automatisk, når fakturaer genereres. Slås til pr. abonnement med Træk automatisk på kortet ("Charge card automatically").
Kortlink – et delbart link, kunden åbner for at gemme et betalingskort til et abonnement. Kortet trækkes ikke, når det gemmes.
Portalplan – et tilbud på kundeportalen, der samler et eller flere abonnementer som priskort med en offentlig URL og mulighed for indlejring på egne hjemmesider.
Statusser – Planlagt ("Scheduled", starter i fremtiden), Prøveperiode ("Trial"), Afventer betaling ("Awaiting payment", første faktura er genereret, men første korttræk er ikke gennemført), Aktiv ("Active"), Afventer opsigelse ("Pending cancellation"), Sat på pause ("Paused"), Opsagt ("Cancelled") og Udløbet ("Expired"). Abonnentlisten kan desuden vise mærket "Kortbetaling fejlet" ("Charge failed"), mens et genforsøg afventer.

Vigtige regler

Priser låses fast på abonnementet

Når et abonnement oprettes eller ændres (tilknytning, planredigering, planudskiftning, faseovergang), tages der et øjebliksbillede af den aktuelle pris, og den låste pris faktureres derefter hver cyklus. En ændring af produktets katalogpris ændrer IKKE, hvad eksisterende abonnenter betaler – den gælder kun fremtidige tilknytninger og fremtidige planændringer. En tilpasset pris på præcis 0 respekteres (et foræret produkt faktureres til 0 og falder ikke tilbage til katalogprisen). Fakturaens valuta kommer altid fra selve abonnementet.

Delperioder beregnes i faktiske kalenderdage

En delperiode opkræves som overlapdage divideret med periodens dage – der findes ingen faste 30-dages måneder. Perioder på pause opkræves ikke.

Statusser og overgange

En fremtidig startdato viser Planlagt, og en prøveperiode viser Prøveperiode, indtil den udløber. Et kortbetalt abonnement, hvis første træk endnu ikke er gennemført, viser Afventer betaling og giver ingen adgang, før trækket er gennemført – derefter skifter det til Aktiv. En planlagt opsigelse viser Afventer opsigelse indtil opsigelsesdatoen og derefter Opsagt. Et abonnement med slutdato viser Udløbet efter datoen. Opsagte abonnementer kan ikke genaktiveres eller opsiges igen – genaktivering tilbydes kun, før opsigelsen er gennemført. Et kortbetalt abonnement, der aldrig bliver betalt, opsiges automatisk efter 7 dage.

Pause og genoptagelse

En pause kan starte med det samme eller på en fremtidig dato, med en valgfri genoptagelsesdato (lad den stå tom for en åben pause – du kan sætte en genoptagelsesdato senere). Ved pause midt i en periode vælger du, hvad der sker med den aktuelle periode: gør ingenting, kreditér eller opkræv hele perioden, forholdsmæssigt eller det resterende beløb – med en forhåndsvisning af afregningen, før du bekræfter. Ved genoptagelse vælger du, om faktureringen følger det oprindelige anker eller nulstiller ankeret til genoptagelsesdatoen, og hvordan delperioden efter genoptagelsen opkræves. Genoptagelse samme dag som pausens start afvises – genoptagelsesdatoen skal ligge efter pausens start. En planlagt pause eller genoptagelse kan annulleres fra tidslinjen, før den træder i kraft.

Redigering af kladdefakturaer ændrer ikke fremtidig fakturering

Når fakturaer parkeres som kladder, kan du redigere linjerne frit, før de sendes. Fremtidige kørsler afstemmer mod den interne faktureringsjournal – ikke mod fakturalinjerne. Fjerner eller ændrer du en linje, påvirker det kun det ene dokument, og næste periode faktureres normalt. Eneste undtagelse: en opsigelsesrefusion af typen "seneste faktura" følger de redigerede beløb.

Til/fra-knappen "Send fakturaer automatisk"

Under Abonnementer > Indstillinger > Konfiguration findes Send fakturaer automatisk ("Auto send invoices"). Er den slået fra, genererer faktureringen kladdefakturaer i stedet for at sende dem. Faktureringen kører stadig og registrerer journalen, men leveringen springes over, dokumentet forbliver en kladde, intet bogføres (ingen omsætning, moms eller tilgodehavende), og indregning af udskudt omsætning venter, indtil fakturaen sendes manuelt. Automatiske korttræk kører heller ikke, mens kontakten er slået fra – bortset fra beløb, kunden allerede har godkendt ved checkout, som stadig gennemføres. Kreditnotaer parkeres på samme måde. Fra fakturaens redigeringspanel kan du trække et gemt kort og sende en parkeret kladde i én handling.

Planudskiftning, op-/nedgradering og kadenceskift

Tilføj segment ("Add segment") udskifter planen fra en ikrafttrædelsesdato (næste faktureringsdato eller en valgfri dato), eventuelt med nulstilling af faktureringsankeret til udskiftningsdatoen. Valuta og faktureringsretning bevares fra det nuværende abonnement – en plan i en anden valuta eller retning kan kun anvendes som tilpasset plan, der beholder de oprindelige værdier. Planlagte ændringer, der overlapper udskiftningen, kan beholdes eller annulleres fra forhåndsvisningen. Op-/nedgradér plan er samme handling, blot begrænset til planer i samme plangruppe. Et kadenceskift omskriver aldrig den allerede betalte periode: det nye prissæt starter ved næste faktureringsanker. Et kadenceskift afvises, hvis en planlagt planudskiftning træder i kraft på eller før skiftet – udskiftningen skal først annulleres eller flyttes.

Faktureringsfejl har guidede løsninger

Kan en kørsel ikke fakturere et abonnement, lander fejlen under Fakturering > Fejl med en forklaring i almindeligt sprog (fx manglende faktureringskontakt, manglende e-mail, produktgruppens konto ikke sat op, konto uden momskode, salgskonto ikke sat op, ukendt momszone, valutaomregning fejlet, fakturalevering ikke mulig, ubalanceret bogføring, kort påkrævet uden brugbart kort, ingen aktiv faktureringsplan eller intern fejl). Hver fejl har et guidet Ret-flow ("Fix"), der indsamler præcis den manglende opsætning – vælg en kontakt, sæt en momszone, tilknyt en produktgruppe, vælg en momskode efter bruttoprincippet og så videre – og derefter kører faktureringen igen.

Forhåndsvisninger svarer til det endelige resultat

Tilknytningen forhåndsviser den første faktura (inklusive moms, med tydelige advarsler hvis kunden mangler en momszone, eller en pris mangler en momssats). Abonnentpanelet forhåndsviser den nuværende og den næste periode. Fakturering > Fakturering viser kommende fakturaer for de næste 7, 30 eller 90 dage med forhåndsvisning pr. række. Pause-, opsigelses- og udskiftningsflows forhåndsviser deres afregningsdokumenter, før noget gennemføres. Forhåndsvisningerne bruger den samme beregningsmotor som den rigtige fakturering, så forhåndsvisningen svarer til resultatet for samme dato.

Standarder og feltsynlighed

Under Abonnementer > Indstillinger kan administratorer sætte virksomhedens standarder (faktureringsretning, betalingsbetingelsestype og -dage, automatisk kortbetaling som standard, udskudt omsætning som standard og standard for dage før afsendelse) og styre, hvilke tilknytningsfelter der vises (Vis, Skjul overalt eller Skjul under tilknytning).

Salg via kundeportalen

Under Indstillinger > Kundeportal > Planer samler hver portalplan et eller flere abonnementer som priskort – kunderne vælger et abonnement og en kadence på portalen. Planer er versionerede: ændringer ligger som en kladde, der skal udgives, og efter ændringer i de underliggende abonnementer beder systemet dig om at Genudgive ("Republish"). En plan får en offentlig URL via en valgfri sti, som kan kopieres og deles som tilmeldingslink. Fanen Indlejring ("Embedding") indeholder en liste over hjemmesider, der må indlejre portalen, til/fra-knappen Tillad checkout i ramme ("Allow in-frame checkout") og et kodebibliotek, der genererer iframe-kode til priskort, checkout (med eller uden kortvalg) og et lukket kort til identificerede købere – med valg af tema, mål og retur-URL. Arkiverede portalplaner forsvinder fra nye tilmeldinger, men eksisterende abonnenter beholder deres abonnement. Abonnementer med flere faser kan ikke udgives som priskort – kortene understøtter kun abonnementer med én fase.