Hvad koster manuel fakturabehandling? Regn jeres egen pris ud

Manuel fakturabehandling er et taxameter, der kører i baggrunden. Det tæller hvert minut, en faktura bliver åbnet, tastet, jagtet og betalt – men regningen ser I aldrig.

Den kommer ikke som en faktura, men som løntimer, rykkergebyrer og en måned, der ikke bliver lukket til tiden. Her kan I regne jeres egen pris ud og se, hvor pengene forsvinder. Artiklen er en del af vores guide til automatisk fakturabehandling.

Beregn jeres pris

Skub til tallene, eller skriv jeres egne. Beregneren regner med jeres tid og løn.

Regneeksempel. 100 leverandørfakturaer om måneden, der hver tager 15 minutter, giver 300 timer om året. Med en månedsløn på 45.757 kr. – gennemsnittet for bogholdere inkl. pension i 2024 – koster det ca. 85.600 kr. i løn om året, eller 71 kr. pr. faktura.

Hvad koster en faktura?

Analysehuset Ardent Partners har målt, hvad det koster at behandle en leverandørfaktura. I 2025-udgaven er gennemsnittet 9,40 USD pr. faktura. De 20 % bedste – dem med den laveste pris og den korteste behandlingstid – klarer det for 2,78 USD. Det er 70 % mindre. Undersøgelsen bygger på svar fra 212 fagfolk i kreditorbogholderier, indsamlet i foråret 2024.

Tallet er et internationalt gennemsnit. Jeres egen pris afhænger af, hvor mange fakturaer I modtager, hvor mange der skal godkende dem, og hvor mange leverandører der sender PDF. Derfor giver det mere mening at regne jeres egen pris ud end at låne andres.

Hvor går tiden?

En faktura har to ure. Det ene tæller arbejdstid, det andet ventetid. Arbejdstiden koster løn. Ventetiden koster rykkere og overblik.

Arbejdstiden fordeler sig på fire trin:

1. Modtagelse og indtastning. Fakturaen skal findes i indbakken, åbnes og tastes ind – eller tjekkes, hvis den er aflæst med fakturascanning.
2. Kontering. Konto, moms og afdeling skal vælges, og en faktura med flere linjer skal måske deles på flere konti.
3. Godkendelse. Fakturaen sendes til den, der ejer udgiften, og venter, til vedkommende svarer. Med elektronisk fakturagodkendelse går den automatisk til den rette person.
4. Betaling og afstemning. Beløbet tastes i netbanken, betalingen afstemmes, og fakturaen bogføres.

Ventetiden ligger mellem trinene. I Ardent Partners' undersøgelse går der i gennemsnit 9,2 dage, fra en faktura modtages, til den er godkendt. De 20 % bedste gør det på 3,1 dage. Den udfordring, flest nævner, er undtagelser – fakturaer, der ikke kan gå den normale vej (53 %). Lange behandlingstider kommer ind på andenpladsen (41 %).

De skjulte omkostninger

Lønnen er kun den del af regningen, I kan se. Tre ting kommer oveni:

• Rykkere og renter. Betaler I for sent, kan leverandøren kræve op til tre rykkergebyrer på højst 100 kr. med mindst 10 dages mellemrum og morarente på Nationalbankens udlånsrente plus 8 procentpoint. Mellem virksomheder kan leverandøren desuden kræve et fast kompensationsbeløb på 310 kr., uanset fakturaens størrelse. En enkelt faktura, der ligger og venter, kan altså koste mere end al den tid, I bruger på den.
• Undtagelser. I gennemsnit kræver 14 % af fakturaerne manuel indgriben, og kun 32,6 % går helt igennem uden berøring (Ardent Partners). Hver undtagelse lægger ekstra minutter på taxameteret.
• En måned, der ikke kan lukkes. Så længe fakturaer venter på godkendelse, mangler de i regnskabet, og månedslukket trækker ud. Indtil de er bogført, har I ikke det fulde overblik over, hvad I skylder.

Sådan måler I det selv

Beregneren giver et estimat. Vil I kende jeres egen pris, så mål den:

1. Tæl fakturaerne. Tag gennemsnittet af leverandørfakturaer pr. måned over de seneste tre måneder.
2. Tidsregistrér i to uger. Skriv minutterne ned pr. trin – også godkendernes.
3. Regn prisen ud. Timer × timepris ÷ antal fakturaer giver prisen pr. faktura.
4. Mål ventetiden. Notér dagene, fra fakturaen lander, til den er godkendt og betalt.

Så har I et før-tal, som en ny løsning skal slå.

Hvornår kan det betale sig?

Regn besparelsen pr. faktura ud, og hold den op mod, hvad en løsning koster pr. faktura.

I regneeksemplet koster en faktura 71 kr. i løn. Kommer I ned på niveau med de 20 % bedste i Ardent Partners' undersøgelse – 70 % mindre – sparer I ca. 50 kr. pr. faktura. Hos de tilkøbte værktøjer, der oplyser priser, koster 50 leverandørfakturaer om måneden typisk 370–900 kr. ekskl. moms – 7–18 kr. pr. faktura. I eksemplet er besparelsen altså flere gange større end prisen pr. faktura. Dertil kommer regnskabsprogrammet, som værktøjet ligger oven på.

Den billigste faktura er den, der slet ikke skal aflæses. En e-faktura via NemHandel og Peppol kommer som data og kan gå hele vejen uden indtastning.

LedgerBee er et økonomisystem til SMV'er – og de revisorer og bogholdere, der servicerer dem – som vil samle hele økonomien ét sted. Her er fakturabehandlingen en del af økonomisystemet, så der er ingen integration mellem to systemer at vedligeholde.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad koster det at behandle en faktura manuelt?

Det afhænger af jeres tid og løn. Med 15 minutter pr. faktura og en gennemsnitlig bogholderløn inkl. pension er det ca. 71 kr. i løn pr. faktura. I Ardent Partners' internationale undersøgelse er gennemsnittet 9,40 USD.

Hvor lang tid tager det at behandle en faktura?

I Ardent Partners' undersøgelse går der i gennemsnit 9,2 dage fra modtagelse til godkendt faktura – 3,1 dage hos de 20 % bedste. Tiden dækker både arbejde og ventetid, fx på godkendelse.

Hvad kan en leverandør kræve, hvis vi betaler for sent?

Op til tre rykkergebyrer på højst 100 kr., morarente på Nationalbankens udlånsrente plus 8 procentpoint og – mellem virksomheder – et fast kompensationsbeløb på 310 kr.

Hvordan regner man prisen pr. faktura ud?

Gang de timer, I bruger på fakturaer, med timeprisen, og del med antallet af fakturaer. Timeprisen er månedslønnen divideret med 160,33 timer, som svarer til en arbejdsuge på 37 timer.

Vil I se, hvor meget af jeres fakturabehandling der kan køre af sig selv? Book en demo

Kilder: Ardent Partners – AP Metrics that Matter in 2025 · Renteloven (LBK nr. 459 af 13/05/2014) · Økonomistyrelsen – Vejledning om betalingsfrister og opkrævning af gebyrer og renter ved forsinket betaling (2022) · Danmarks Statistik – LONS20: Løn efter arbejdsfunktion (2024) · Udbydernes egne prissider og prisberegnere, gennemgået 22. september 2026. Priser ekskl. moms.